Diseño y Elaboración de Proyectos de Interiorismo
Introducción
La planificación implica la realización de, al menos, tres grandes etapas:
Plan
Los planes son formas de ordenamiento superior; tienen un carácter de totalidad y son generalmente formulados a largo plazo.
Programa
Conjunto coordinado de proyectos orientados a realizar los objetivos del plan. Supone proyectos vinculados entre sí, debido a que en muchos casos un proyecto tiene como requisito la realización de otro. El programa es de mediano plazo.
Proyecto
Es la unidad elemental del proceso de planificación y programación. El proyecto es de corto plazo.
Un Proyecto está constituido por un conjunto de actividades complementarias que es necesario realizar para alcanzar uno o varios objetivos.
Proyecto es:
- Una ordenación de actividades y recursos que depende del medio donde surge y se desarrolla; es decir, del contexto económico, político y social que lo enmarca y requiere una metodología.
- Aterriza al plano de la operación lo planificado y programado en una organización.
- Es la traducción escrita de la acción o acciones que se desea realizar para enfrentar un “problema”.
- El proyecto se refiere a un tiempo determinado, tiene un principio y fin.
- Todo proyecto es un plan de acción; con objetivos claros y compartidos.
La comunidad cuenta con una herramienta escrita valiosa para impulsar su propio desarrollo.
El plan de acción ordena el conjunto de tareas e iniciativas que servirán para enfrentar un problema (ordenar actividades, medios y recursos para lograr una meta u objetivo en un plazo determinado).
Una organización puede planificar una serie de proyectos a distintos niveles:
- Para mejorar su barrio.
- Para fortalecer la organización.
- Para crear nexos con otras organizaciones de la comunidad.
- Para colaborar en la gestión comunal.
Diseño y Elaboración de Proyectos
Un proyecto se diseña sobre la base de un diagnóstico en el cual se detectan los ”problemas” que aquejan a la comunidad.
El diagnóstico es el mismo que sirve de partida para la planificación y la elaboración de programas.
Lo importante es que el proyecto apunte a solucionar un problema específico entre los muchos que puedan existir en una comunidad.
Etapas que contempla el diseño y Elaboración de Proyectos
Planteamiento del problema
Se plantea un “problema”, que siempre es una interrogante, una oración en forma de pregunta.
- ¿A cuántos afecta el problema?
- ¿Qué consecuencias acarrea?
- ¿Cuáles son las causas del problema?
- ¿Qué soluciones se han intentado antes?
- ¿Con qué recursos contamos para solucionarlo?
El diagnóstico requiere averiguar, recolectar y ordenar la información; existen para ello las siguientes técnicas, por ejemplo:
A) Asamblea
En ella los miembros de la organización realizan este diagnóstico.
B) Entrevista
Aplicable a dos o más personas, sobre la base de una serie de preguntas. Recoge información (datos, opiniones, críticas, nuevas ideas, planes, etc.) sobre temas específicos del diagnóstico.
C) Encuesta
El cuestionario de preguntas es idéntico para todos, permite averiguar y cuantificar aspectos importantes de la realidad.
A quién encuestar: Consulta a TODOS o a una parte de la población involucrada. Preguntamos a muchas personas, en un tiempo breve, (preguntas cerradas y pocas abiertas; evitar los cuestionarios largos; hacer una propuesta o test; procesar los datos.
Idea o Solución
Se formulan ideas que permitirían, en el corto plazo, solucionar el problema planteado.
Selección de Alternativas
Una idea puede tener varias alternativas para concretarse; por consiguiente se debe seleccionar aquella que ofrezca mayores ventajas comparativas de acuerdo a los recursos que se tienen o que potencialmente se puedan obtener.
La mejor alternativa de solución es siempre la que consigue mayores beneficios al menor costo posible en el menor tiempo posible.
Definición de los Objetivos del Proyecto
Se debe definir lo que se quiere obtener, el cambio que se desea producir, o sea, los objetivos a alcanzar. Conviene distinguir entre objetivo general y objetivos específicos.
El objetivo general expresa el logro deseado y posible de obtener frente al problema como un todo. Es el intento de responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué queremos hacer?
- ¿Qué cambios deseamos lograr frente a la situación problema?
Una vez definido el objetivo General, estamos en condiciones de concretarlas en acciones parciales que lleven a conseguir la meta u objetivo general: son los objetivos específicos.
Plan de Actividades
Aquí se deben pensar y organizar las actividades.
Las actividades hay que diseñarlas para cada objetivo específico. Pueden ser una o más. Para formular con precisión cada actividad, hay que preguntarse:
- ¿En qué consiste? (Acción).
- ¿A quiénes y cuántos ayuda? (Destinatarios).
- ¿Dónde se hará? (Lugar).
- ¿Cuándo se realizará? (Plazos).
- ¿Quiénes la harán? (Responsables).
- ¿Con qué se hará? (Recursos).
Ejecución del Plan
Ejecutar el plan es poner en práctica las actividades y sus derivados. La clave para el éxito de un proyecto está en asumir las siguientes premisas:
A) Constitución de un equipo eficiente de trabajo:
- Formar equipo afiatado, que conozca su forma de trabajar.
- Que tenga buena comunicación.
- Exista una clara delimitación de responsabilidades.
- Tener mecanismos para la solución de conflictos.
B) Revisión de tareas específicas
- Nombrar responsables de la actividad y tareas.
- Planificar actividades y tareas y supervisar tareas.
- Comunicar resultados, problemas y mejoras de métodos.
C) Capacitación, asesoría y seguimiento
- Evaluar habilidades, grados de dificultad, materiales requeridos.
- Capacitar en las áreas en que se detecta falencias.
- Asesorar en proyectos más difíciles.
- Seguimiento de tareas que se realizan (ver dificultades, atrasos, costos, aciertos).
D) Cronograma
Ordena, jerarquiza y controla actividades o tareas que se deben realizar para lograr un objetivo o meta.
El Cronograma o carta Gantt ordena las actividades y fija el plazo para cumplirlas.
| TIEMPO | ACTIVIDAD | Semanas |
|---|---|---|
| 1ª. 2ª. 3ª. 4ª. 5ª. 6ª. 7ª. 8ª. |
Evaluación
Revisar los resultados esperados de una acción o actividad, siguiendo criterios conocidos y conversados en la comunidad.
La evaluación más conocida responde a la pregunta ¿Se lograron los objetivos propuestos?, si, no o en parte.
Otros aspectos a revisar durante el proceso son por ejemplo:
- ¿Es la más conveniente?
- ¿Habrá una mejor alternativa?.
Observar:
- ¿La información (RRHH y materiales) corresponde a la realidad?.
- ¿Existe un nivel de participación esperado?
- ¿En qué etapas o actividades fue mejor?
- ¿En cuáles se logró menos?
Evaluación durante el proceso
Seguimiento; permite conocer antecedentes útiles para reformular plan de acción; permite imaginar nuevas tareas para mejorarlo.
Evaluación al término del proceso
Ayuda a pensar hacia adelante, arroja lecciones (repetir acción o proyecto para enfrentar otros temas a resolver).
Pauta base para elaborar proyectos
| TEMA | PREGUNTAS RELEVANTES | EXPLICACIÓN |
|---|---|---|
| Identificación de la organización. | ¿Cuáles son los datos relevantes de la organización? | Se debe señalar: Nombre de la organización; Dirección, Comuna, Ciudad o Región, Teléfono; Director o Responsable; Breve descripción de la organización. |
| Nombre del proyecto. | ¿Qué actividad se realizará? ¿Dónde y cuándo? ¿A quiénes va dirigido? | Debe resumir el proyecto y especificar características. No importa si es extenso, al leerlo se debe comprender el proyecto. |
| Breve resumen del proyecto. | ¿Cuál es el “problema” y sus causas? ¿A quiénes beneficiará? ¿A cuántos? ¿En qué lugar específico se realizará? ¿Quién se encargará del proyecto? ¿Quiénes financian? ¿Cuándo se solicita? ¿Cuánto dura el proyecto? | Obstáculos a la mejora de la calidad de vida de la población. Problemas que debe resolver el proyecto. Número, sexo, edad, pertenencia a organización. Comuna, población, barrio. Institución o persona responsable, representante legal. Dirección. Fecha. Describir posibles fuentes de financiamiento internas (de la organización), Municipio, Ministerios, ONGs, etc. Describir plazos para cada actividad del proyecto. |
| Justificación | ¿Qué problemas resolverá el proyecto? | Problemas concretos que se espera resolver. |
| Objetivos | ¿Cuál es el objetivo general y los objetivos específicos? | Describir el logro deseado y posible de obtener. |
| Etapas contempladas | ¿Qué etapas contempla el proyecto? | Describir las etapas que contempla la ejecución del proyecto. |
| Actividades | ¿Qué acciones concretas se ejecutarán? | Describir cada una, señalando sus características, el tiempo y los recursos destinados a ellas. |
| Beneficios esperados | ¿Qué se espera lograr? | Beneficios concretos o productos que se espera conseguir con el proyecto. |
| Presupuesto | ¿Cuáles son los gastos del proyecto? | Detallar por separado los gastos e ingresos del proyecto en su totalidad. |
| Evaluación. | ¿Cómo se evaluará? | Describir mecanismos de evaluación del proyecto. |
Anexo: Formato básico para la presentación de proyectos
3. OBJETIVOS.
a) ¿Cuál es el objetivo general?
Se debe precisar cuál es el propósito, resultado o cambio que se desea alcanzar.
b) ¿Cuáles son los objetivos específicos?
Hay que establecer los pasos necesarios para el cumplimiento del objetivo general.
5. ETAPAS Y ACTIVIDADES EN EL TIEMPO.
| 1a.Sem | 2a.Sem | 3a.Sem | 4a.Sem | 5a.Sem | 6a.Sem | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Etapa 1: | ||||||
| Actividad N° 1 | ||||||
| Actividad N° 2 | ||||||
| Evaluación * |
* Siempre se debe evaluar el Proyecto, pudiendo realizarse en distintas etapas del mismo.
11. Presupuesto del Proyecto
a) Recursos Humanos:
- Número de personas que se requiere.
- Características de la persona requerida (profesional, técnico, monitor, etc.).
- Especificar la actividad que desarrollará.
- Monto a cancelar (por unidad de tiempo).
b) Recursos Operacionales
Materias primas para la confección de productos o realización de actividades.
- Tipo y cantidad de materiales.
- Costo individual de los materiales.
- Costo total de los materiales.
c) Recursos de Infraestructura
Instrumentos o bienes durables requeridos para la realización de productos o actividades.
- Tipo y cantidad de inmobiliario.
- Costo individual de arrendamiento o compra.
- Costo total de Infraestructura.
13. Responsable del Proyecto y Seguimiento del Proyecto
a) Señalar el Departamento, Oficina o el Programa en que recae el Proyecto y el nombre de la persona responsable del proyecto.
b) Señalar el Departamento, Oficina o el Programa en que recae el seguimiento y el nombre de la persona encargada de efectuarlo.