Diseño y Aplicaciones de los Sistemas de Información de RRHH: E-Recruitment y E-Learning

Diseño de los Sistemas de Información de Recursos Humanos (SIRH)

El diseño de los SIRH se puede agrupar principalmente en tres áreas funcionales:

1. Administración de RRHH

Estas fueron las aplicaciones pioneras y se utilizan de forma habitual para abordar la problemática administrativa. Incluyen herramientas vinculadas a:

Cálculo de las nóminas.
Control de asistencia (horas trabajadas, vacaciones, bajas, etc.).
Medición de la productividad.
Cumplimiento de la normativa legal (e.g., relaciones laborales, seguridad en el trabajo, etc.).

2. Desarrollo de RRHH

Aunque su uso aún no se ha generalizado completamente, excepto en organizaciones grandes, esta etapa se enfoca en el desarrollo individual de los trabajadores. Abarca áreas como:

La selección y reclutamiento de personal.
Los planes de formación.
La gestión de la carrera profesional.
La evaluación del rendimiento.

3. Gestión del Conocimiento

Esta es la fase de implantación más reciente y todavía no universalizada. Busca englobar las dos áreas anteriores y añadir la gestión del conocimiento de la organización.

E-Selección (E-Recruitment)

El E-Recruitment o E-Selección es el proceso de captar, seleccionar y atraer talento utilizando herramientas digitales. Se presenta como una alternativa válida a los métodos tradicionales.

Este sistema de selección permite tanto a las personas que buscan activamente empleo encontrar oportunidades, como a profesionales que ya se encuentran trabajando buscar empleos que les puedan resultar más atractivos.

Ventajas del E-Recruitment

Costes bajos: La selección online suele ser más económica, ya sea a través de empresas especializadas o mediante la web propia de la compañía.
Automatización y disminución del tiempo del proceso: Parte del proceso se realiza de forma automática, lo que permite agilizar la selección.
Espectro más amplio de candidatos: Al realizarse vía web, la información llega a cualquier parte del mundo, aumentando considerablemente el número de aspirantes y enriqueciendo la base de datos.
Comodidad para los candidatos: No necesitan desplazarse ni enviar documentación por correo tradicional, facilitando la postulación al poder cumplimentar los datos en el tiempo y lugar que estimen más conveniente.
Mayor disponibilidad de información para los candidatos: Las ofertas online suelen contener mucha más información que un anuncio de periódico. Si la empresa realiza la selección a través de su propia web, los candidatos tendrán acceso a toda la información que la organización haga pública online.

Desventajas del E-Recruitment

Excesivo número de candidatos: Aunque los sistemas utilizan mecanismos adecuados de filtrado, el volumen de candidaturas puede ser muy elevado.
No resulta adecuado en determinadas circunstancias: Puede ser menos efectivo si el perfil buscado coincide con el de aquella parte de la población que usa menos Internet (e.g., personas mayores o con baja formación).
Cumplimiento con la Ley de Protección de Datos: La gestión de datos personales online incrementa la complejidad del proceso y lo hace más burocrático.
Inseguridad en los candidatos: Al presentar sus currículos a través de la web, los candidatos entregan datos personales a empresas sobre las que no siempre tienen garantías de un uso correcto. No obstante, este no es un problema exclusivo de la selección online.

Utilidades Comunes en Plataformas de E-Selección

Para Candidatos

Servicio de buscadores: Permiten realizar búsquedas de empleo generales o filtradas por categorías, áreas geográficas, etc.
Información adicional: Suelen incluir enlaces a información relativa a las empresas ofertantes o a sus portales corporativos.
Alertas de empleo: Posibilidad de recibir por correo electrónico ofertas de trabajo que coincidan con características concretas definidas por el usuario.
Currículum online: El usuario puede introducir su currículum directamente en la plataforma (a menudo mediante un formulario estandarizado). Esto permite a las empresas aplicar filtros y facilita el análisis comparativo de los datos aportados.

Para Empresas

Espacio propio de selección: Poder disponer, a precios asequibles e incluso de forma gratuita, de un espacio propio para realizar la selección online. Las que optan por servicios gratuitos suelen aparecer en apartados denominados “ofertas normales”.
Publicación de información: Se puede colgar toda la información que se desee sobre la oferta y la empresa.
Área privada: Las empresas suelen tener una zona privada con acceso mediante contraseña para consultar los currículos recibidos y estadísticas asociadas (cuántos se han recibido diariamente, número de personas que leyeron la solicitud, etc.).
Herramientas de búsqueda: Servicios de búsqueda rápida de currículos por localización, perfil profesional, etc., dentro de la base de datos de la plataforma.
Avisos automáticos: Métodos de aviso automático tanto para la empresa como para el candidato.
Publicidad: La empresa obtiene publicidad gratuita al aparecer su logo en un sitio web visitado por muchos potenciales candidatos.

Tipos de Sitios Web de Selección

Existen principalmente tres tipos de sitios web dedicados a la selección de personal:

1. Generalistas

Ofrecen trabajos de cualquier sector de actividad. Se han creado mayoritariamente en la última década con el objetivo principal de poner en contacto a demandantes y oferentes de empleo. Además, suelen ofrecer otros servicios relacionados con materia laboral, formación, participación en foros, etc. Ejemplos incluyen Infojobs.net, Monster.es y Laborae.com (Nota: la relevancia y existencia de estos portales puede variar con el tiempo).

2. Especializados

Los servicios ofrecidos son prácticamente los mismos que los generalistas, pero se dirigen a un sector de actividad concreto (e.g., tecnología, hostelería, sanidad).

3. Portal de la Propia Empresa

Grandes empresas suelen optar por integrar la sección de empleo en su propio portal corporativo. Esta opción permite:

Tener un control total del proceso de selección, evitando intermediarios.
Elaborar una base de datos de candidatos propia y adaptada.
Diseñar todo el sistema de forma que se adapte perfectamente a sus necesidades específicas.

Como contrapartida, la organización debe asumir el mayor coste que supone elaborar y mantener actualizada esta parte de su portal.

Por su parte, el candidato, adicionalmente a los beneficios generales de la selección online, se beneficia al saber perfectamente a qué tipo de empresa está dirigiendo su solicitud y que los datos que aporta son recibidos directamente por la empresa que ofrece el empleo, sin pasar previamente por un mediador.

E-Learning (Formación Online)

El E-Learning se refiere a las soluciones de formación que se imparten a través de medios digitales y redes.

Ventajas del E-Learning

Esta forma de realizar la formación permite:

Disminuir los costes de la formación, porque:
- Un mismo material puede ser consultado por múltiples trabajadores.
- No se necesitan realizar viajes ni pagar dietas.
- No se requieren instalaciones físicas específicas para la formación.
Flexibilidad de horarios: Los contenidos están disponibles para ser consultados en el momento que el trabajador desee, sin depender de horarios fijos.
Personalización de la formación: Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) permiten adaptar la formación a las características y demandas individuales de cada trabajador.
Actualización constante: La formación puede actualizarse y realizarse de forma continua sin que esto suponga un gran coste adicional, permitiendo a los trabajadores mantener sus conocimientos al día de forma sencilla.