Diagrama de flujo de proceso productivo
FLUJOGRAMAS
OBJETO DE LOS FLUJOGRAMAS
El flujo grama, llamado también FLOW-SHEET, CURSOGRAMA o DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS, es la representación gráfica de una operación, referida al movimiento o flujo de personas, trámite o documentos relacionados con el trabajo, mediante la utilización de símbolos convencionales, de un Circuito Administrativo.
Se entiende también por flujo grama, a la hoja de proceso gráfico que utilizan los analistas para exponer el flujo o ruta que siguen las funciones o etapas de un procedimiento que se analiza.
Estos gráficos son muy convenientes porque presentan en forma objetiva, detallada y comprensible, todas las operaciones de un sistema, eliminando pasos innecesarios o naciendo algunos cambios para reducir esfuerzos, la fatiga o el tiempo. Mediante estos gráficos se descubre dónde existen retrasos, retrocesos, duplicidad de labor y otras deficiencias administrativas. Un buen análisis de estos gráficos puede inclusive, llevarnos a descubrir las causas de los errores o de las deficiencias existentes, de manera de alertar y disponer que el analista tome acciones positivas para solucionar cualquier problema.
En general, la finalidad de los flujos gramas, puede ser de dos tipos:
- De servicio o ayuda que prestan a los analistas de Organización y Métodos (Racionalización), para llegar a conocer en forma más rápida y fácil, cuál es el recorrido que siguen los documentos que usa una empresa y poder detectar, de esa manera, los pasos inútiles, las duplicidades de trabajo, las faltas de control interno u otras irregularidades.
- Expresar en forma clara y de fácil lectura, el recorrido y procesamiento de los documentos, facilitando así, el conocimiento de los procedimientos por parte de los trabajadores que intervienen en el manejo de los documentos, e inclusive, permite apreciar las repercusiones que puede tener en otras oficinas, el hecho de no cumplir con los procedimientos establecidos.
TIPOS Y USOS DE FLUJOGRAMAS
Los flujos gramas pueden dividirse en tres tipos:
- Para análisis de UNA SOLA FORMA, el cual presenta los pasos que se desarrollan en el manejo de un solo formulario.
- Para el análisis de FORMAS MÚLTIPLES, el cual presenta los pasos que se desarrollan en el manejo de las diversas copias de un formato o papel, o diversos formularios que se combinan en una rutina. Se conoce también como Carta de Distribución de Trabajo.
- Para analizar la ACTIVIDAD PERSONAL, para la cual se presenta el proceso, en término de la actividad física o mental de un individuo.
La confección de un flujo grama, en realidad es muy simple y la experiencia ha demostrado que su uso tiende a eliminar descripciones escritas en términos de recorrido y procesamiento de documentación, así como sobre las etapas o funciones, que resultan confusas, engorrosas, difíciles de entender, debido a la carencia de continuidad y que obligan a «interpretaciones», a veces caprichosas y difíciles de entender.
Indudablemente que su aplicación y análisis requiere de una técnica adecuada, basada en informaciones previas o en datos experimentales y estadísticos.
El adelanto tecnológico en el campo de la electrónica, permite actualmente emplear procedimientos sofisticados en la obtención de flujo gramas. Sin duda alguna, que su empleo requiere de una alta especialización y el conocimiento de métodos analíticos de sistemas mecanizados.
Los símbolos que se emplean, son también convencionales y de acuerdo a la técnica desarrollada por IBM o sistemas similares, y al igual que los Flujo gramas o Curso gramas, también implica el empleo de símbolos.
ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS
La elaboración de flujo gramas, se inicia previa obtención de la información necesaria, lo que se constituye a veces, en una labor muy compleja, con registros voluminosos de datos y de estudio lento y complicado.
Para simplificar esto, se ha establecido un método que consiste en representar gráficamente las relaciones de trabajo, mediante la simbología convencional, que veremos más adelante, y que se utiliza como una de las herramientas de trabajo.
Cuando se elabore un Flujo grama, se debe empezar por definir cuidadosamente la actividad que se va a describir en él, determinando dónde empieza y dónde termina.
Después que se empieza a describir la actividad, hay que cuidar en no salirse de su canal, lo cual es una tendencia, debido a la cantidad de datos registrados. Cuando se incluyan los pasos de una secuencia, no deben omitirse detalles básicos. Cuando exista duda en alguno, mejor es incluirlo, indicando bien la actividad, antes de señalar el signo (símbolo) o la descripción.
Para elaborar un flujo grama hay necesidad de disponer de los elementos siguientes:
- Signos o símbolos convencionales;
- Hoja de proceso o lista de actividades; y
Diagrama de recorrido
Cuando se quiere graficar todas las actividades de un Departamento o División, así como la contribución de cada empleado o funcionario, se emplea: «La Carta de Distribución del Trabajo».
Después de tener una lista de las actividades (Hoja de Proceso), detalladas en forma precisa, clara y en orden cronológico (secuencial), se gráfica en el mismo orden los pasos llevados a cabo en el proceso, por medio de la simbología utilizada, situados horizontalmente (de izquierda a derecha), o verticalmente (de arriba hacia abajo).
En adición a los símbolos y a las relaciones que se acostumbran a inscribir en los Flujo gramas, es útil a veces, dar información complementaria, que podría consistir en una breve descripción de los pasos, el tiempo que se requiere en cada actividad, la distancia recorrida y el equipo utilizado. Así, se obtiene un cuadro completo y justo, que puede ser realizado y empleado por otras personas que no han visto la operación, o para ser utilizado posteriormente por el investigador, cuando ya no tenga la oportunidad de ver repetirse la operación.
Si quisiéramos sintetizar los pasos a seguir en la elaboración de Flujo gramas, estos serían:
- Recabar información a fin de elaborar por escrito, la descripción del procedimiento;
- Anotar en la parte superior de la hoja, el nombre del procedimiento, de la Unidad Organizacional y la fecha en que se confecciona.
- En la columna «Actividades», describir el desarrollo del procedimiento, paso a paso, numerándolos en forma correlativa;
- Anotar en las siguientes columnas, el nombre de las Unidades Organizacionales y/o cargos que intervienen, (de menor a mayor), empezando por la izquierda;
- Utilizar los símbolos respectivos para indicar el flujo de los documentos;
- Siguiendo la secuencia indicada en «Actividades», y AL MISMO NIVEL, dibujar los símbolos, unidos por rectas y flechas que indiquen el flujo a seguir.
- Anotar en la parte superior del símbolo el número que hace referencia.
SIMBOLOGÍA Y APLICACIONES
La simbología se emplea para registrar los hechos, que deberían anotarse por escrito. Pero se ha determinado que la expresión literal no da resultados favorables, cuando se trata de registrar técnicas complicadas, empleadas frecuentemente en las actividades industriales y en empresas e instalaciones modernas. Por ello, la OIT (Organización Internacional de Trabajo), recomienda a nivel mundial, utilizar una simbología convencional.
Básicamente existen algunos elementos o símbolos principales, que se combinan para representar:
- Documentos, que inician o se van generando en el desarrollo del procedimiento;
- Las acciones y/o etapas que integran el procedimiento;
- El sentido de desplazamiento, flujo o recorrido;
- Las unidades administrativas y/o puestos de trabajo, donde se realiza una acción;
- Opcionalmente, se hará referencia a tiempos y distancias.
DE ACCIONES
El círculo, que indica una ACCIÓN, HECHO u OPERACIÓN, que está siendo realizada, que está caminando, ampliando o reduciendo, cambiando, creando, cuando se reciba una información, o cuando se planea o calcula algo. Es decir representa todo tipo de actividad de ejecución de procedimientos por ejemplo:
- Escritura de un documento a máquina;
- Firma de documentos por autoridad;
- Embalaje de abastecimientos, etc.
Algunas veces, en sistemas mecanizados, se usa para conectar una parte del diagrama de flujo con otra, especialmente cundo se encuentran en páginas distintas.
En sistemas mecanizados, se emplea el rectángulo para representar acciones dentro del cual, se describe en forma breve la acción que se trate. Ejemplo.
En caso de que el espacio sea muy reducido para describir las acciones en un rectángulo, se graficará dos o más rectángulos unidos, por una flecha. Ejemplo.
DE TRASLADO A TRANSPORTE
La flecha, que indica TRANSPORTE O MOVIMIENTO, es decir, TRASLADO O DESPLAZAMIENTO de personas, materiales o documentos, durante la ejecución del procedimiento que es materia del análisis. Se agrupa cuando se quiere significar el movimiento de algo, de un lugar a otro, excepto si ese movimiento es parte del paso de una operación o una acción.
Ejemplo:
- Envío de un documento al Secretario General.
- Embarque de artículos a un almacén;
- Clasificar la correspondencia, etc.
La flecha indica el sentido de circulación (del circuito).
DE FORMULARIO O DOCUMENTO
Se emplea normalmente en sistema mecanizado empleando el símbolo siguiente:
Cuando se trate de representar distintos documentos con sus respectivas copias, en un mismo gráfico. Se graficará así:
Cuando se dé el caso de representar una gran cantidad de documentos variados que conforman un legajo, a fin de evitar el dibujo reiterado e inevitable del mismo, se podrá representar así:
Cuando una información se transfiere del formulario “B” al “A”:
Si se hace el control o cotejo entre dos formularios:
DE INSPECCIÓN, VERIFICACIÓN O COMPROBACIÓN
Se emplea el cuadrado, que significa el Visto Bueno (V° B°), sin modificación de estado, tomando como base la calidad o modo correcto de hacerlo. Algunas veces se emplea un rectángulo, pero la experiencia aconseja el graficado del cuadrado; en razón que evita confusiones, une mejor identificación y diferenciación con los otros símbolos. Por ejemplo:
- Control por la oficina de personal.
- Control de paso de un artículo.
- Inspección por el Secretario General.
DE ARCHIVO
El triángulo equilátero o isósceles invertido, significa Archivo Temporal, Archivo Permanente o Almacenaje, es decir, representa toda la retención que se haga de material o documento. También indica que se ha puesto aparte o que se ha archivado, permanecido protegido contra movimientos no autorizados. Ejemplo:
- Archivar o guardar una copia de documento o materiales por una División;
- La Oficina de Personal, archiva el original;
- Los abastecimientos llegan a un almacén.
Algunos autores fijan tiempos, para indicar que el Archivo Temporal es por un lapso mayor de un día y menor de 15 días. (Otros, consideran de 1 a 7 días 168 horas).
Cuando se trata de archivos distintos, se numeran los triángulos en orden secuencial.
F)DE DECISIÓN
Para representar una acción de decisión se graficará un rombo, dentro del cual se describirá la acción a decidirse y en los ángulos se colocarán las alternativas.
En el caso que se presente acciones de decisiones en forma escalonada, se graficará un rombo a continuación de otro, en la forma siguiente:
NO
SI
NO
SI
DE DECISIÓN DE DOCUMENTOS
Son formas de “deshacerse” de cierta documentación.
PREPARACIÓN DE FLUJOGRAMAS
La preparación de un flujo grama es un aspecto técnico que se materializa en la presentación de un gráfico como el que se ha descrito anteriormente. Su confección se hace a través de recoger un proceso, razón por la cual también se le denomina «Hoja de Proceso». En él se representa el flujo o las fases que se siguen durante el desarrollo de un trabajo o tarea (serie de actividades afines).
Esquema general para confeccionar un flujo grama
Donde se representa un esquema general que ayuda a confeccionar un Flujo grama
Ejemplo de Flujo grama de Procedimiento para el VB BB de Impresión de Formularios
En el flujo grama se sigue cronológicamente la marcha de cómo se desarrollan las actividades, desde la iniciación hasta el final, indicando las operaciones o actividades que se realicen así como el transporte, el estacionamiento, etc.
El Flujo grama, ayuda a investigar un proceso mejor, ya que en él se encuentran dónde están los «espacios» y además alerta sobre los estacionamientos, que se realizan en tiempo, es decir ayuda a efectuar el «análisis» en forma completa.
CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO
Mediante esta expresión gráfica, se indica y se da información de todas las actividades de una dependencia (Departamento, División, Sección, etc.) así como de la forma como cada uno de sus elementos contribuye a cada actividad conjunta o función.
Para la formulación de una Carta de Distribución es aconsejable respetar básicamente, tres pasos:
- Formulación de una lista de las tareas individuales, que realiza cada persona de la dependencia analizada.
LISTA DE TAREAS INDIVIDUALES | |||
Nombre Opto, Div. | |||
Posición – Puesto : Auditor Fecha / / | |||
N° Activ, | Descripción de la Tarea | Tiempo HrsJSem. | % |
1 | Revisión de Balances | 2 | 5,0 |
2 | Visar Libros de Contabilidad | 2 | 5,0 |
3 | Inspeccionar Libros de Contabilidad | 5 | 12,5 |
4 | Efectuar arqueos de Caja | 5 | 12,5 |
5 | Establece recuadros Comparativos | 5 | 12,5 |
6 | Efectuar análisis Financieros | 5 | 12,5 |
7 | Realizar inventarios Parciales | 5 | 12,5 |
8 | Preparar informes de procesos | 4 | 10,0 |
9, | Asesorar a la Gerencia General | 3 | 7,5 |
10 | Investigar Irregularidades | 3 | 7,5 |
11 | Otras actividades | 1 | 2,5 |
TOTAL : | 40 | 100% | |
Revisado oor: ………………………………………………… |
Ejemplo de Lista de Tareas Individuales
En esta lista se incluye detalladamente cada obligación o tipo de trabajo que se realiza y el promedio de tiempo y el porcentaje de horas que se emplea en cada una de ellas. Su descripción debe ser clara, evitando términos como: chequear, administrar, tomar contacto, etc. a fin de facilitar un mejor análisis y evaluación de esos trabajos o tareas, con miras a mejorar su organización general. Ej.: «Probar el modelo X-26»; «Escribir a máquina documentos de la Gerencia».
- En una segunda lista, se describen las funciones básicas que se realizan en la dependencia materia del análisis, incluyendo los trabajos principales que se realizan para cumplir con los objetivos fijados.
- El tercer paso es propiamente la confección de la Carta de Distribución del Trabajo, en donde figuran las actividades o tareas que realiza cada persona, el tiempo total que se emplea en dicha actividad y las funciones de la organización o dependencia, indicando su posición jerárquica. Al final se hace un resumen de cada uno de los tiempos parciales empleados en cada tarea. Este documento sirve para que el analista o el organizador, en forma más o menos objetiva y consciente, aprecie la calidad y cantidad de trabajo que se realiza en la dependencia. Con el estudio o análisis de este cuadro podrá tener conclusiones tales como:
- ¿Qué actividades toman más tiempo?
¿En realidad debe emplearse ese tiempo?
¿El mayor tiempo empleado corresponde a la tarea principal?
- ¿Existe esfuerzo mal dirigido?
¿La organización emplea demasiado tiempo en operaciones sin importancia?
¿Se gasta tiempo en actividades no necesarias?
- ¿Se aprovecha las habilidades personales en forma apropiada?
¿Se emplea a cada persona en la mejor forma?
- ¿Están haciendo las personas muchas tareas no relacionadas entre sí?
¿Se repiten las tareas o lo realizan dos o más personas?
- ¿El trabajo está distribuido equitativamente?
Al analizar todos estos planteamientos, el racionalizados puede mejorar el sistema de trabajo y alcanzar un óptimo rendimiento en la dependencia analizada.
DIAGRAMA DE BLOQUES (FLOW-CHART)
Es una forma de representación gráfica de un procedimiento que permite la visualización y/o análisis, principalmente de los elementos siguientes: Documentos, acciones, recorridos, puestos de trabajo.
En la medida que sea necesario y según la naturaleza del problema que se aborde, el diagrama permite incluir elementos como tiempo y distancia.
DISPOSICIÓN DEL DIAGRAMA
El diseño del gráfico comprende cuatro áreas:
PRIMERA ÁREA:
Es la parte superior del papel, se utiliza para indicar la denominación y código del procedimiento, la entidad o dependencia (cuando sea necesario) y la situación que representa (actual o propuesta).
LISTA DE FUNCIONES BÁSICAS | ||
Opto. Auditoría Fecha / / | ||
N° Activ. | Descripción de la Función | Observación |
1 | Inspecciones Contables | |
2 | Auditoría de Balances | |
3 | Auditoría Contable | |
4 | Oficialización de Libros | |
5 | Preparación de Informes | |
6 | Confección de Inventarios | Coord. Contabilidad Contab. |
7 | Análisis de Estados Financieros | |
8. 9 | Sección de Personal Contable Controles de Caja | |
Revisado por: ……………………. |
Ejemplo de Lista de Funciones Básicas
========== | ========== | ========== | ========== |
1. ———– | 1. ———– | 1. ———– | 1. ———– |
2. ———– | 2. ———– | 2. ———– | 2. ———– |
3. ———– | 3. ———– | 3. ———– | 3. ———– |
4. ———– | 4. ———– | 4. ———– | 4. ———– |
5. ———– | 5. ———– | ||
6. ———– | |||
XX | NN | MM | YY |
ARCHIVO | DOCUMENTO Y ARCHIVOS | ||
ENVIO DOCUMENTO |
Esquema General para Confeccionar un Diagrama de Bloque (3ra. Área)
SEGUNDA ÁREA:
Contendrá los puestos de trabajo por los que fluye el procedimiento, agrupados según el órgano al que pertenece. E]:
GERENCIA CENTRAL DE………………………………. | ||||
GERENCIA de……….. | GERENCIA de………………….. | |||
Jefe de Opto. | Secretaría | Asesoría | Secretaría | Empleado |
TERCERA ÁREA:
Estará dividida en columnas, correspondiendo cada una de ellas respectivamente, a los órganos o puestos de trabajo que intervienen en el procedimiento. Estas columnas estarán en blanco a fin de poder colocar en ellas el circuito del procedimiento y los símbolos de descripción que son el lenguaje convencional de este tipo de diagramas.
CUARTA ÁREA:
Será la parte inferior de la hoja que se utilizó en el gráfico. Sirve para colocar cualquier observación adicional. Se podrá colocar en esta área la relación de los documentos que conforman determinados legajos que permanecen inalterables durante el desarrollo del procedimiento y opcionalmente el nombre del técnico que diseñó el diagrama, y la fecha de diseño.
VENTAJAS
- Facilita la impresión visual del circuito.
- Permite ser leído por personal no técnico.
- Permite la participación de los trabajadores que intervienen en la ejecución del procedimiento.
- Contribuye como instrumento valioso en la etapa de recopilación de información porque posibilita evaluar la coherencia de los datos recibidos, evidencia la falta de información y ello sirve para formular preguntas sobre posteriores aclaraciones.
- Facilita la sustentación de los procedimientos racionalizados,
- Facilita la comunicación y coordinación entre Analistas del Sistema y otros trabajadores.
ELEMENTOS QUE COMBINA
Mediante símbolos adecuados se representan:
- Documentos que inician o se van generando en el desarrollo del procedimiento;
- Las acciones y/o etapas que integran el procedimiento;
- El sentido de desplazamiento, flujo o recorrido;
- Las Unidades Administrativas y/o puestos de trabajo donde se realiza cada acción.
- Opcionalmente se hará referencia a Tiempos y Distancias.
ANÁLISIS DEL FLUJOGRAMA
En los casos en que la operación o procedimiento total es descrito, o en los casos que existan relaciones complejas entre varios departamentos, divisiones o dependencias, el método horizontal debe preferirse, ya que puede ser extendido tanto como se desee y siempre dará una visión general que facilitará el análisis.
Cuando el experto (analista), disponga de un flujo grama completo, que indique la situación real en todos sus detalles, puede analizarlo y sacar conclusiones útiles más fácilmente. A cada paso o acción él puede hacer una serie de preguntas para averiguar la necesidad de estos. También, será útil sumar los tiempos de los pasos, así como el de las distancias y ver si existe un excesivo número de uno u otro. Esto conduciría por ejemplo, a hallar las razones para establecer pasos necesarios o controles múltiples innecesarios. Si el analista encuentra una serie de acciones similares o repetidas en ciclos, hay que averiguar los antecedentes de estos pasos y determinar si ellos llenan una necesidad real o inútil. Además, el analista puede estudiar el flujo grama completándolo con una serie de cuadros y tablas, para sacar conclusiones de la comparación de varias tendencias que se podrían apreciar allí.
Es posible que en algunos casos se llegue a la conclusión de que la operación analizada es innecesaria, en otros casos se puede concluir que las actividades funcionales son muy complicadas y finalmente puede concluirse que la operación es necesaria. En este caso, habrá que ejecutarla, para lo cual se plantearán las preguntas siguientes:
- ¿Cuál es el objeto de la operación?
- ¿Qué pasará si no se hace el trabajo?
- ¿Quién podría hacer mejor el trabajo?
- ¿Puede hacerse el trabajo en otro lugar y más económicamente?
- ¿Es oportuno el momento en que se hace?
- ¿Podría usarse otra técnica para mejorar el trabajo?
En caso que se llegue a la conclusión que es preciso mejorar el trabajo, hay que proceder en la forma siguiente:
- Eliminar todas las acciones innecesarias o cambiar aquellas que no siguen un orden lógico;
- Cambiar de operaciones o suprimir pasos por su división excesiva;
- Organizar secuencialmente las operaciones, en forma lógica;
- Simplificar o mejorar los pasos de un procedimiento, mediante el estudio que hace el analista, de cada paso, separadamente.