Criterios de agrupación de Unidades y Tamaño de la Unidad

Criterios de agrupación de Unidades

1. Criterios de agrupación de Unidades: Hacer más fácil la coordinación:

1 Colocar físicamente cerca de un grupo de individuos facilita el empleo de adaptación mutua como mecanismo de coordinación.
2 La presencia de un superior jerárquico debería garantizar la uniformidad de criterios en cuanto a la ordenación del trabajo.
3 Es muy probable que la similitud de los puestos permita el uso más eficiente de recursos comunes.
4 Si existe parecido entre los puestos, debería ser más fácil y económico diseñar y aplicar normas comunes para formalizar las tareas.

Agrupación funcional: Agrupar en un mismo departamento a todos aquellos puestos que ejecutan tareas o actividades parecidas en cuanto a su contenido. Y con ello cambiar el nombre a los departamentos en función de la tarea que realiza. Es más importante facilitar la comunicación entre aquellos que realizan tareas similares. La ventaja es que al estar todos los que realizan la misma actividad juntos desarrollen una especialización en sus trabajos al estar relacionándose con otros de la misma profesión. El inconveniente: diseñar un mecanismo de coordinación que integre las actividades diferenciadas.

Agrupación por mercados: Agrupar los puestos en razón al producto para el que trabajan. Dentro de cada departamento hay puestos para las diferentes tareas. Los departamentos se llamarían Departamento de mesas, etc. Esta división supone una cierta segmentación del mercado de la organización basada en el producto o servicio. Esta agrupación facilita la comunicación entre aquellos que se dedican a la fabricación de cada producto. No vamos a tener una alta especialización pero sí contar con puestos familiarizados con las actividades que desarrollan los demás, lo que facilitará la sustitución de un tipo de profesional por otro de distinta especialidad. Cada agrupación departamental podría haber dado lugar a una empresa independiente dedicada a la elaboración de una única línea de productos. Cada departamento cubre por completo una parte de la misión organizacional. En esta agrupación solo se generan deficiencias en una parte de la organización.

Tamaño de la Unidad

La creación de unidades departamentales supone el sometimiento de los puestos a una determinada posición jerárquica. El ámbito de control de un directivo se define como el número de puestos colocados bajo su supervisión directa. La cuestión de fondo consiste en conocer qué número de puestos es el que un directivo puede supervisar.

Pueden darse unos criterios generales:

1 Cuanto más formalizadas estén las tareas en el departamento, mayor podrá ser el número de puestos a supervisar.
2 Si una parte de la coordinación descansa sobre mecanismos de adaptación mutua, el número de elementos bajo la supervisión de un mismo directivo debería ser pequeño. La adaptación mutua se realiza mediante contactos informales entre ejecutores materiales de las tareas asignadas a la unidad.
3 Cuantas más tareas ajenas a la supervisión deba desarrollar el directivo, menor deberá ser el número de puestos a su cargo, es un problema de reparto de las cargas de trabajo. Más tareas = peor desempeño en algunas.
4 La mayor preparación de los subordinados habilita para crear unidades de trabajo más grandes.

Diseño estructural en clave contingente

Desde un enfoque lineal de los problemas se entiende que:

El problema está claramente definido en todos sus extremos y se sabe lo que debe ser considerado el problema y lo que queda fuera de él.
Existe objetivos claros y compatibles entre sí sobre los que se da un consenso de todas las partes interesadas en la cuestión.
Se posee toda la información relevante y no hay dudas respecto de su veracidad.
Existe conocimiento de todas las posibles soluciones y cada una de ellas puede ser evaluada de manera objetiva de cara a resolver el problema.
Los efectos de cada curso de acción alternativo están definidos y no cabe la posibilidad de provocar efectos que se salgan de lo previsto.
Siempre existe una mejor solución que tiene naturaleza intemporal y es extensiva sin matices a todas las situaciones en las que el problema aparezca.
Siempre es posible verificar la idoneidad de la solución adoptada ya que se supone conocida la situación ideal que se busca.

Si, por el contrario, el diseñador adopta planteamientos sistémicos, lo que asume es que la realidad es compleja en todos sus extremos:

Los problemas no están definidos.
Los objetivos pueden ser contradictorios y abiertamente diferentes en función de quién los defina.
La información necesaria nunca se ajusta a la disponible.
Nunca se posee el conocimiento de todos los cursos de acción alternativos y no se sabe las consecuencias de cada uno de ellos. Adoptar enfoque sistémico asume que no siempre sucede lo previsto.
No existe una solución excelente y no es de carácter intemporal y aplicable a cualquier contexto.
Jamás sabremos si la solución adoptada fue la mejor ya que no se dispondrá de una plantilla para comparar.