Coordinación y Estructura Organizacional: Claves para la Eficiencia Empresarial

Mecanismos de Coordinación en la Empresa

Adaptación mutua: el trabajo se coordina mediante la comunicación informal y directa entre los empleados. Requiere un mínimo de conocimientos comunes y permite responder de forma flexible a las necesidades expresadas durante la ejecución del trabajo. Se suele utilizar en organizaciones sencillas.
Supervisión directa: a medida que la organización crece y define su división de tareas, se hace necesaria la supervisión directa, en la que una persona responde del trabajo de los demás, emitiendo órdenes y controlando sus acciones. Implica el establecimiento de una jerarquía (conexión entre superiores y subordinados, cuyos fundamentos son la autoridad, la responsabilidad y la comunicación formal).
Normalización de métodos de trabajo: se basa en un análisis racional de las distintas etapas de realización de un trabajo para asignar a cada sujeto una tarea perfectamente descrita y definida, lo que permite obtener beneficios importantes en productividad. Además, requiere muy poca supervisión directa y deriva en un ahorro en el intercambio de información.
Normalización de productos: queda perfectamente definido, no las operaciones a realizar, sino el resultado que se espera del trabajo. Se establecen de antemano los resultados a conseguir, fijando una serie de características a las que han de ajustarse. Se deja cierto grado de libertad al proceso de realización.
Normalización de habilidades: se aplica cuando las tareas a realizar son complejas, admiten infinitas combinaciones y existen variables imprevisibles. Las habilidades se estandarizan cuando está especificado el tipo de capacitación que se requiere para efectuar el trabajo. Aquí, lo que se estandariza es el trabajador, más que el trabajo o los resultados. Normalmente, el individuo recibe esta preparación en instituciones ajenas a la propia organización (universidades, academias) antes de incorporarse a ella.
Estandarización de las normas: los trabajadores comparten una serie de creencias comunes y valores y, por tanto, logran coordinarse y mantenerse unidos a partir de este hecho. Una vez que el individuo se identifica fuertemente con las creencias comunes de la organización, se le puede dar un grado considerable de libertad para tomar decisiones.

Conceptos Clave de la Dimensión Vertical

Autoridad y Responsabilidad

Autoridad: derecho legítimo que una persona tiene para dar órdenes a otra y esperar que esta las cumpla. Este derecho es de carácter formal, es el que poseen los directivos.
Poder: capacidad de influir en las creencias, conductas o acciones de otros. Es la capacidad propia de los líderes informales, que se imponen por su capacidad de persuasión.
Responsabilidad: obligación del subordinado de cumplir con las órdenes recibidas o tareas asignadas por su superior.
Delegación: proceso que permite conferir a un subordinado el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado. Requiere confianza en la capacidad del subordinado para llevarla a cabo.

Centralización y Descentralización

Centralización: consiste en la concentración de autoridad y poder de decisión en los niveles altos de la jerarquía.
Descentralización: consiste en la dispersión de la autoridad y el poder de decisión hacia los niveles más bajos. Las decisiones son tomadas por quienes conocen de cerca el problema.
Ventajas de la descentralización e inconvenientes de la centralización: la organización será más flexible, ya que los jefes que tomen las decisiones estarán más cerca del punto donde se deban aplicar. A consecuencia de esto, los altos directivos tendrán menos carga de trabajo, pudiendo dedicarse completamente a la toma de decisiones estratégicas. Los trabajadores tendrán mayor autonomía, lo que aumentará la eficiencia aprovechando su aptitud para resolver los posibles problemas que se ocasionen. Los puestos de trabajo se encuentran normalizados, con procedimientos y reglas que permiten a los trabajadores reaccionar ante problemas sin supervisión.
Inconvenientes de la descentralización y ventajas de la centralización: aparecen departamentos con demasiada autoridad, no se preserva el equilibrio de la autoridad entre departamentos. Se produce falta de comunicación y coordinación, que implica una falta de uniformidad en las decisiones, dificultando también la creación de una política uniforme. Debido a estos factores, la organización puede perder el control, dando lugar a acciones contraproducentes para sus objetivos.

Departamentalización

Departamentalización: agrupación de actividades y personas bajo un supervisor que las coordine y sea responsable de ellas.

Departamento: área o división de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desarrollo de las actividades que se le hayan asignado. Estos departamentos deben estar interrelacionados para el correcto funcionamiento de la organización, es decir, debe haber una comunicación eficaz entre los administradores a cargo de los distintos departamentos. Los departamentos se pueden crear de acuerdo a distintos criterios:

Por funciones empresariales: consiste en la agrupación de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa, las cuales son producción, marketing y finanzas, tomando en cuenta el principio de especialización del puesto. Es muy utilizado.

Ventajas: derivadas de la especialización, como la competencia, destreza y eficacia técnica, gran cantidad de conocimientos y habilidades por la unión de especialistas, adecuado para ambientes estables y productos de calidad elevada.

Inconvenientes: derivados de la inflexibilidad que conlleva la excesiva departamentalización, crea fronteras entre órganos y reduce la cooperación interdepartamental.

Funciones empresariales: por funciones principales de la empresa (producción, marketing, finanzas), procesos, tiempos, habilidades, bienes de equipo, producto, áreas geográficas, clientes, canales de comercialización.