Control de Gestión: Guía Completa para el Éxito Empresarial

¿Qué es el Control de Gestión?

El Control de Gestión es un proceso integral que impulsa el éxito y la eficiencia en las organizaciones. Permite alinear las acciones con los objetivos estratégicos y actúa como un sistema de navegación con un monitoreo constante del rendimiento de la organización.

Importancia del Control de Gestión

En el dinámico entorno empresarial actual, el control de gestión se vuelve crucial debido a:

  • Nuevas tecnologías
  • Dinamismo empresarial
  • Identidad
  • Nuevos desafíos
  • Orden

Definición según Kaplan y Norton

  • Sistema que traduce la estrategia en acciones medibles.
  • Permite medir el rendimiento en áreas clave y garantiza la alineación con los objetivos estratégicos.

Objetivos del Control de Gestión

  • Alineación Estratégica: Asegura que las actividades estén alineadas con la estrategia para utilizar los recursos coherentemente.
  • Medición del Rendimiento: Evalúa el progreso cuantitativa y cualitativamente, identificando áreas de mejora.
  • Toma de Decisiones Informadas: Facilita decisiones estratégicas basadas en datos en lugar de suposiciones.
  • Identificación de Desviaciones: Detecta discrepancias entre el rendimiento real y los estándares, propiciando mejoras continuas.
  • Optimización de Recursos: Utiliza eficientemente los recursos disponibles.

Eficiencia vs. Eficacia

Eficiencia es lograr los mejores resultados con la menor cantidad de recursos, mientras que eficacia es alcanzar los objetivos establecidos.

Etapas del Control de Gestión

Planificación y Establecimiento de Objetivos

  • Establecimiento de Objetivos y Metas: Definición de objetivos SMART como base de la planificación y el control.
  • Planificación: Desarrollo de planes detallados para lograr los objetivos, incluyendo la asignación de recursos y presupuestos.

Medición y Análisis del Rendimiento

  • Medición y Seguimiento: Evaluación del progreso a través de indicadores clave de rendimiento (KPI) y comparación con las expectativas.
  • Comparación y Análisis: Comparación de los resultados reales con los objetivos, análisis de desviaciones y determinación de acciones correctivas.

Acción y Mejora

  • Acciones Correctivas y Mejora Continua: Realización de ajustes estratégicos y procesuales para alinearse con los objetivos.
  • Fijar normas de rendimiento y estándares: Establecer puntos de referencia para evaluar el desempeño.
  • Evaluación o medición del desempeño: Recopilar datos para evaluar el progreso hacia los objetivos.
  • Implementación de un sistema de administración de riesgos: Identificar, evaluar y gestionar los riesgos potenciales.
  • Comparación del desempeño con el estándar establecido: Determinar si existen desviaciones y analizar sus causas.
  • Acción correctiva: Tomar medidas para corregir las desviaciones y mejorar el desempeño.

Resumen

  • El control de gestión va más allá de la supervisión, siendo un proceso estratégico integral.
  • Busca lograr metas y objetivos eficientemente, anticipando problemas y promoviendo mejoras.
  • Alinea acciones con la estrategia, mide el rendimiento, informa para tomar decisiones adecuadas y optimiza el uso de recursos.

Principales Objetivos del Control de Gestión

  • Proteger los recursos y bienes de posibles riesgos.
  • Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones y facilitar que los funcionarios cumplan la misión institucional.
  • Velar porque la actividad y los recursos cumplan los objetivos de la organización.
  • Garantizar la evaluación de la gestión en la organización.
  • Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la información.
  • Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.
  • Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación.
  • Velar porque se disponga de procesos de planeación.

Componentes del Control de Gestión

  • Un plan de organización: Prevé de antemano cómo se realizarán las cosas para llevar a cabo con éxito la gestión organizacional.
  • Un sistema de información: Incluye el software y manuales de procedimientos, funcionales, reglamentos, etc.
  • Recursos físicos: Hardware, maquinaria, equipo de oficina, instalaciones, y en general todo lo necesario para operar en condiciones óptimas.
  • Recursos Humanos (RRHH): Esencial e indispensable para que un sistema de control de gestión opere.
  • Un sistema de evaluación: Instrumento para ayudar a los directivos a utilizar técnicas de administración, planeación, ejecución y control de gestión de cada área.

Control de Gestión en los Niveles Jerárquicos de la Organización

  • Nivel Estratégico: Planeación para lograr los objetivos de la organización, decidir objetivos, definir recursos y políticas (gerencia).
  • Nivel Táctico: Detalla la planeación del funcionamiento de cada área basándose en el nivel estratégico, elabora directivas y utiliza eficazmente los recursos asignados (jefes de departamentos).
  • Nivel Operativo: Asignación de tareas puntuales a cada colaborador en cada área de trabajo, cumple tareas específicas como producción y operación de productos y servicios (encargados/secciones).

Objetivos SMART

Los objetivos Estratégicos y Operativos deben ser SMART:

S: Específico M: Medible A: Alcanzable R: Realista T: Tiempo

Diferencia entre Objetivo Estratégico y Operativo

Los objetivos estratégicos se centran en la dirección a largo plazo de la organización, estableciendo metas generales y la visión futura. Por otro lado, los objetivos operativos son específicos, a corto plazo y están relacionados con tareas y operaciones diarias para lograr los objetivos estratégicos.

Componentes del Control de Gestión

  • Plan
  • Sistema de información
  • Recursos físicos y humanos
  • Sistema de evaluación
  • Niveles jerárquicos:
    • Estratégico
    • Táctico
    • Operativo

Tipos de Auditorías

  • Auditorías administrativas: Evalúan la efectividad y productividad de sistemas empresariales, desde responsabilidad social hasta gestión financiera, realizadas interna o externamente.
  • Auditorías Internas: Evaluación interna que analiza logros en diversos aspectos como estabilidad financiera, eficiencia en producción, rendimiento en ventas, desarrollo del personal, aumentos de ganancias y relaciones públicas.
  • Auditorías Externas: Evaluación financiera por un organismo externo. También puede realizarse en competidores para tomar decisiones estratégicas, explorar oportunidades de fusión o adquisición y entender las fortalezas y debilidades de la competencia.

Controles Presupuestales

Método común en la gestión de control que implica establecer objetivos y comparar los resultados con los presupuestos para evaluar el desempeño y corregir desviaciones.

Proceso en Etapas

  • Comienza con estimaciones en el Cash Flow.
  • Información compartida en toda la empresa.
  • Preparado para ciclos de tiempo definidos para evaluar el desarrollo del presupuesto.
  • Coincide con otros ciclos de control como balances y estados de pérdidas y ganancias.
  • Incluye etapas, expectativas, operación y medidas correctivas.

Tipos de Presupuestos

  • Presupuesto de ventas.
  • Presupuesto de producción.
  • Presupuesto de costos de producción.
  • Presupuesto de efectivo.
  • Presupuesto maestro.

Otros Tipos de Controles

  • Controles financieros: Utiliza documentos como la Hoja de Balance y el Estado de Pérdidas y Ganancias. Son cruciales para analizar la situación financiera de la empresa.
  • Controles de información: Implica un sistema de información de gestión para proporcionar datos precisos y oportunos a los directivos, esencial para un desempeño efectivo.
  • Control del contacto con los clientes: Involucra la gestión de la cadena de servicio y beneficio para mejorar la productividad y calidad del servicio. Incluye CRM, entrenamiento del personal, feedback, KPI’s de UX, entre otros.
  • Manuales de procedimientos: Ayudan en la capacitación, descripción detallada de actividades, coordinación de actividades, y son guías para el trabajo a ejecutar.

Manual de Procedimientos

Describe metódicamente las acciones y operaciones para realizar las funciones generales de la empresa. Permite un seguimiento secuencial y lógico de las actividades programadas en un tiempo definido. Involucra la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, y la aplicación de métodos de trabajo y control.

Beneficios del Manual de Procedimientos

  • Facilita el adiestramiento y capacitación del personal.
  • Ayuda en la inducción a un puesto.
  • Detalla las actividades de cada puesto.
  • Facilita la interacción entre diferentes áreas de la empresa.
  • Indica interrelaciones con otras áreas de trabajo.
  • Permite que el personal conozca los pasos para las actividades de rutina.
  • Coordina actividades a través de un flujo eficiente de información.
  • Proporciona una visión integral de la empresa al personal.
  • Sirve como referencia documental para identificar fallas, omisiones y desempeños de los empleados en un procedimiento.
  • Actúa como guía para la ejecución del trabajo.