Contabilidad de costos: Sistemas, principios y propósitos

1. Definición de contabilidad de costos

Costo: En un amplio sentido financiero, es toda erogación o desembolso de dinero para obtener algún bien o servicio.

Contabilidad de costos: En un sentido general, es el arte o la técnica empleada para recoger, registrar y reportar la información relacionada con los costos y, con base en dicha información, tomar decisiones adecuadas relacionadas con la planificación y control de los mismos. El campo donde la contabilidad de costos se ha desarrollado más ampliamente ha sido el industrial; es decir, el campo relacionado con los costos de fabricación es lo suficientemente extenso como para justificar un subsistema dentro del sistema contable general. Este subsistema, encargado de todos los detalles referentes a los costos de producción, es precisamente la contabilidad de costos.

2. Fines principales de la contabilidad de costos

Determinar el costo de los inventarios de productos fabricados, tanto unitario como global.
Determinar el costo de los productos vendidos, con el fin de poder calcular la utilidad o pérdida en el período respectivo.
Dotar a la gerencia de una herramienta útil para la planificación y el control sistemático de los costos de producción.
Servir de fuente de información de costos para estudios económicos y decisiones especiales, relacionados principalmente con inversiones de capital a largo plazo, tales como reposición de maquinaria, expansión de planta, fabricación de nuevos productos, fijación de precios de venta, etc.

3. Propósitos fundamentales de un sistema de contabilidad: Contabilidad administrativa, contabilidad financiera y contabilidad de costos

3.1. Propósitos del sistema contable

El sistema de contabilidad es el principal y el de mayor credibilidad en el sistema de información cuantitativa en la mayoría de las organizaciones.

Este sistema debe proporcionar información para cuatro propósitos fundamentales:

Reportes rutinarios internos a los administradores para la planificación y control de costos de operaciones, y para la evaluación del desempeño del personal y sus actividades.
Informes internos rutinarios para los administradores sobre la rentabilidad de productos, clientes, categorías de marcas, canales de distribución, etc. Se utiliza la información para tomar decisiones en la asignación de recursos y, en algunos casos, para decidir sobre precios.
Informes internos no rutinarios a los administradores para decisiones estratégicas y tácticas sobre asuntos como la formulación de políticas globales y planes a largo plazo, desarrollo de nuevos productos, investigación de equipos, etc.
Reportes externos por medio de la emisión de estados financieros a los inversionistas, autoridades gubernamentales y otros interesados externos.

3.2. Contabilidad administrativa, financiera y de costos

Contabilidad administrativa: Enfoca su atención en los clientes internos, mide y reporta información financiera y de otra índole para ayudar a los administradores a cumplir las metas de la organización empresarial. Se ocupa de los tres primeros propósitos del sistema de contabilidad arriba mencionados.
Contabilidad financiera: Se enfoca en los informes externos. Se ocupa del cuarto propósito que debe cumplir un sistema contable.
Contabilidad de costos: Es la contabilidad administrativa más una parte de la contabilidad financiera, al grado de que la contabilidad de costos proporciona información que ayuda a cumplir los requisitos de los informes externos. Los medios por los que se reporta la información de contabilidad de costos constituyen un sistema de contabilidad de costos o sistema de costos.

La contabilidad financiera está limitada por los principios de la contabilidad generalmente aceptados. Estos principios restringen el conjunto de reglas de medición de costos e ingresos, y los tipos de partidas que se clasifican como activos, pasivos o recursos propios de los socios en hojas de balance. En contraste, la contabilidad administrativa no está restringida por esos principios contables que son aceptables para los reportes financieros. Por ejemplo, una compañía de productos de consumo puede presentar un «valor» estimado particular de una marca de fábrica en sus reportes financieros internos para mercadotecnia, aunque hacerlo así no estuviera de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados. La contabilidad financiera asume una perspectiva histórica. Los informes que genera se enfocan en lo que ha sucedido en el pasado; en contraste, la contabilidad administrativa enfoca al futuro, proporcionando presupuestos y otras proyecciones posibles además de los informes históricos.

4. Principios contables básicos

Entidad: Este principio establece que todo estado financiero debe referirse a una entidad donde el propietario o los accionistas son considerados como terceros; es decir, se debe segregar el patrimonio personal de la entidad. La empresa se considera como una unidad económica, jurídica y social distinta de sus dueños o propietarios.
Realización: Una transacción económica debe ser registrada en los libros solo cuando haya perfeccionado la operación que la origina. Las operaciones y eventos económicos registrados en la contabilidad se consideran realizados cuando se han efectuado intercambios con otros entes económicos, cuando han ocurrido transformaciones internas o cuando existen factores externos a la entidad relacionados con sus operaciones y cuyo efecto puede ser cuantificado.
Partida doble: Los hechos económicos llevados a cabo por una entidad deben ser expresados por medio de un sistema de contabilidad que dé a conocer los dos aspectos que envuelven toda la operación.
Costo histórico: La cuantificación monetaria y registro de operaciones debe efectuarse al valor de adquisición o producción correspondiente.
Negocio en marcha: Este principio establece que, a menos que se exprese lo contrario, se asume que una empresa que emita estados financieros está en la capacidad de continuar sus operaciones por un período razonable de tiempo.
Revelación suficiente: Todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma comprensible, de tal forma que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones.
Consistencia: Los principios de contabilidad deben ser aplicados en forma uniforme de un período a otro. En caso de que no sea así, debe explicar la razón y el efecto de los cambios.
Conservatismo: A veces conocido como conservadurismo o prudencia, establece que las pérdidas deberán ser registradas cuando se conozca o se estime cuándo se van a producir, en tanto que las ganancias únicamente cuando estas se realicen.

5. Sistemas de costos

Para lograr sus fines, la contabilidad de costos sigue una serie de normas y procedimientos contables denominados sistemas de costos o de costeo.

5.1. Clases de sistemas de costos

Básicamente, existen dos clases de sistemas de costos, caracterizados por la unidad de costeo (unidad para la cual se acumulan los costos) y por la modalidad de producción (producción por lotes o producción en serie).

Sistema de costos por órdenes de producción (órdenes específicas): Atiende a aquel tipo de empresas que fabrican a base de pedidos específicos de sus clientes o para satisfacer órdenes internas (fabricantes de muebles, artículos para niños, imprentas, empresas metal-mecánicas, etc.). En este sistema, la unidad de costeo es generalmente un grupo o lote de productos iguales. La fabricación de cada lote se emprende mediante una orden de producción. Los costos se acumulan para cada orden de producción por separada y la obtención de los costos unitarios es cuestión de una simple división de los costos totales de cada orden por el número de unidades producidas en dicha orden. En algunas empresas, los costos se acumulan para cada producto individual, pero el sistema es el mismo. Es decir, la orden de producción no cubre un lote de productos iguales, sino un solo producto, como sucede en la construcción de barcos, máquinas especiales, etc.
Sistema de costos por procesos: Se implementa en aquellas empresas cuyo proceso productivo es continuo, con una producción en masa y homogénea cuya fabricación se cumple en etapas sucesivas (procesos) hasta su terminación final, con objeto de satisfacer una demanda esperada (empresas textiles, cervecerías, fábricas de cigarrillos). En este sistema, la unidad de costeo es un proceso de producción. Los costos se acumulan para cada proceso durante un tiempo dado. El total de costos de cada proceso dividido por el total de unidades obtenidas en el período respectivo nos da el costo unitario en cada uno de los procesos. Qué constituye un proceso de producción, dónde empieza y dónde termina, es algo que debe decidir cada empresa en particular. Generalmente, los procesos coinciden con departamentos y, a veces, con plantas completas de una fábrica. De todos modos, son secciones físicas donde se realizan operaciones similares (por ejemplo, cortes, troquelado, ensamblaje, pintura, etc.) y se identifican claramente con centros de costo bajo la responsabilidad de algún jefe determinado.

5.2. Diferencias entre el sistema de costo por órdenes de producción y el sistema de costos por procesos

Sistema de costos por órdenes de producción	Sistema de costos por procesos
1. Los elementos de costo de materiales, mano de obra y costos generales de fabricación se acumulan por lotes, y se conoce de antemano el número de unidades a producir.	1. Los elementos del costo de materiales, mano de obra y costos generales de fabricación se acumulan por procesos, departamentos, centros de costos y períodos.
2. La producción es intermitente; es decir, se puede suspender en cualquier momento, sin que ello afecte de ninguna manera el trabajo.	2. La producción es continua; es decir, una vez iniciado cualquier proceso, no se puede suspender sin perjuicio de la labor que se está realizando.
3. Los costos unitarios son calculados dividiendo el costo total de la orden de producción entre el total de unidades producidas en esa orden de producción.	3. Los costos unitarios son calculados por departamentos para un período de tiempo.
4. Se produce generalmente para satisfacer pedidos a los clientes o para cumplir con órdenes internas de producción.	4. Se produce generalmente para aumentar sus existencias en el almacén de productos terminados o para satisfacer una demanda esperada.
5. Los productos que se obtienen son de características heterogéneas.	5. Los productos que se obtienen son de características homogéneas.
6. El documento fuente de acumulación de costos es la orden de producción.	6. El documento fuente de acumulación de costos es el informe resumen de costos de producción.
7. Los costos totales y unitarios son calculados cuando se termina la orden de producción.	7. Los costos totales y unitarios son calculados por procesos al final de cada período.
8. Los costos de producción no se traspasan de una orden de producción a otra.	8. Los costos de producción se traspasan de un departamento a otro, hasta llegar al inventario de productos terminados.
9. Cada trabajo es independiente de todos los demás trabajos y los costos pueden variar considerablemente de una orden de producción a otra, aunque se esté fabricando el mismo producto.	9. Como la producción es en masa para productos con características similares, los costos no varían considerablemente de un proceso a otro.
10. Los elementos del costo se identifican fácilmente con el producto terminado e inclusive se dividen los materiales y la mano de obra en directos e indirectos.	10. Es difícil la identificación de los elementos del costo con los productos terminados, por lo tanto, mucho menos la división de los materiales y la mano de obra en directos e indirectos.