Conceptos Fundamentales de Administración: Funciones, Habilidades y Entornos
Conceptos Clave de la Administración
Definición de Administración
La administración se define como el proceso de coordinar y supervisar las actividades laborales de otras personas, de manera que se realicen de forma eficiente y eficaz.
Las Cinco Funciones de la Gerencia
Los gerentes desempeñan cinco funciones esenciales:
- Planear: Definir misiones, objetivos, estrategias y planes.
- Organizar: Determinar qué tareas son necesarias, cómo realizarlas y quién las llevará a cabo.
- Dirigir: Motivar, liderar y realizar acciones para guiar al personal.
- Controlar: Supervisar las actividades para asegurar que se cumplan según lo planeado.
- Integración de personal: Asegurar que los puestos de la organización estén ocupados.
Habilidades Gerenciales Básicas (Según Katz)
Robert Katz identificó tres tipos de habilidades gerenciales cruciales:
- Habilidades técnicas: Conocimientos y técnicas para realizar tareas específicas. Son especialmente importantes para los gerentes de primera línea.
- Habilidades de trato personal: Capacidad para trabajar bien con otros, tanto individualmente como en grupo. Esenciales en todos los niveles de la gerencia.
- Habilidades conceptuales: Capacidad para pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complejas. Fundamental para los gerentes de alto nivel.
Características de una Organización
Toda organización se caracteriza por:
- Finalidad: Un objetivo o conjunto de objetivos a alcanzar.
- Gente: Personas que realizan el trabajo necesario.
- Estructura deliberada: Un marco que define las relaciones laborales de los miembros.
Importancia del Estudio de la Administración
La administración es universalmente necesaria en todas las organizaciones, independientemente de su tipo, tamaño, nivel o área de trabajo. Los gerentes, en todos los contextos, deben planear, organizar, dirigir y controlar.
Concepto de Universalidad de la Administración
La administración es necesaria en:
- Organizaciones de todos los tamaños (pequeñas, medianas y grandes).
- Organizaciones de todo tipo (con y sin fines de lucro).
- Todos los niveles de la organización (directores, gerentes medios, gerentes de primera línea, empleados).
- Todas las áreas de la organización.
La Organización Vista a Través del Enfoque Sistémico
Las organizaciones son sistemas complejos compuestos por factores interdependientes:
- Individuos
- Grupos
- Actividades
- Motivaciones
- Estructura formal
- Relaciones
- Metas
- Estatus
- Autoridad
Los gerentes coordinan todas estas partes para lograr los objetivos. Las decisiones y acciones en un área afectan a otras. Las organizaciones no están aisladas; dependen de su entorno.
El Enfoque Sistémico para Comprender la Administración
Los gerentes deben asegurar que todas las unidades interdependientes funcionen correctamente para alcanzar los objetivos de la empresa.
Formación y Mantenimiento de la Cultura Organizacional
- Formación: Se origina en la visión de los fundadores, quienes establecen la cultura inicial.
- Mantenimiento: Se mantiene a través de:
- Prácticas de selección de empleados.
- Acciones de los gerentes de alto nivel.
- Procesos de socialización.
La Influencia de la Cultura en los Gerentes
La cultura organizacional limita lo que los gerentes pueden y no pueden hacer. Ejemplos de normas culturales implícitas:
- «Debe parecer ocupado aun cuando no lo esté.»
- «Si tiene riesgos y falla en alguno, pagará caro por ello.»
- «Si quiere llegar a la cima, debe trabajar en equipo.»
Componentes de los Entornos Empresariales
Entorno Específico
Factores que afectan directamente a la organización:
- Clientes: La organización existe para satisfacer sus necesidades.
- Proveedores: Los gerentes buscan un flujo estable de recursos al menor costo.
- Competidores: Todas las organizaciones, con o sin fines de lucro, tienen competidores.
- Grupos de presión: Grupos de interés que intentan influir en las acciones de la organización.
Entorno General
Condiciones amplias que pueden afectar a la organización:
- Condiciones económicas: Tasas de interés, inflación, cambios en el ingreso disponible.
- Condiciones político-legales: Leyes y regulaciones locales, estatales, federales e internacionales.
- Condiciones demográficas: Tendencias en las características de la población (género, edad, nivel educativo, etc.).
- Condiciones tecnológicas: Cambios en la tecnología que afectan la estructura y la gestión de la organización.
- Condiciones globales: La globalización es un factor clave que afecta a los gerentes y a las organizaciones.
Responsabilidad Social Empresarial
Distinción entre Obligación Social, Sensibilidad Social y Responsabilidad Social
- Obligación social: Compromiso con acciones sociales derivado de la obligación de satisfacer responsabilidades económicas y legales.
- Sensibilidad social: Compromiso con acciones sociales en respuesta a necesidades populares.
- Responsabilidad social: Intención de ir más allá de las obligaciones legales y económicas para actuar de manera que beneficie a la sociedad.