Conceptos Clave en Gestión de Proyectos y Empresas: Desde PYMEs hasta Microsoft Project

Conceptos Clave en la Gestión de Proyectos y Empresas

Definiciones Empresariales

Empresa: Conjunto de empleados, materiales, maquinarias, equipos, infraestructura, capacidades técnicas y capacidad financiera que, en conjunto, le permite dedicarse a la producción, comercialización o generación de servicios para satisfacer las necesidades.
PYME (Pequeña y Mediana Empresa): Agentes con lógicas, culturas, intereses y un espíritu emprendedor específicos.
MiPyME (Micro, Pequeña y Mediana Empresa): Término que engloba a las micro, pequeñas y medianas empresas.
Microempresa:
- a) El propietario de la empresa labora en la misma.
- b) El número total de trabajadores es de 1 a 10.
- c) Las ventas totales anuales no exceden de 150 UIT.
Pequeña empresa:
- a) El número total de trabajadores va de 11 a 20.
- b) Las ventas totales anuales van desde más de 150 hasta 850 UIT.

Definiciones de Proyectos

Proyecto: Serie de actividades orientadas hacia la inversión, mediante la cual se espera que un número de recursos humanos y materiales produzca un determinado desarrollo económico.

Tipos de Proyectos

Por tipo de inversión: Empresas nuevas, expansión de planta, adquisición de activos, reemplazo de activos, tecnología, outsourcing, internalización.
Por actividad económica: Industria, agricultura, minería, pesca, electricidad, agua, construcción y servicios.
Por interdependencia: Independientes, dependientes, mutuamente excluyentes.

Fases del Proyecto

Perfil: Se determina la viabilidad técnica, económica y legal del proyecto. Las opciones son: profundizar, ejecutar, postergar o abandonar.
Factibilidad: Estudio de mercado, localización y tamaño, tecnología a usar, organización y aspecto legal, análisis económico y financiero.

Microsoft Project

Microsoft Project es un potente programa de gestión de proyectos que permite:

Crear el plan del proyecto.
Hacer seguimiento a los proyectos.
Asignar los recursos.

Vistas Principales en Microsoft Project

Calendario
Diagrama de Gantt
Gantt de seguimiento
Uso de tareas
Gráfico de recursos
Hoja de recursos
Más vistas

Conceptos Clave en Microsoft Project

Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final.
Hito: Tarea de duración cero. Son puntos de control situados estratégicamente en momentos importantes del proyecto.
Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materiales.
Baseline: Planificación inicial.
Plan de proyecto: Documento en el que se detallan las actividades.
Ruta Crítica: Serie de tareas que no admiten márgenes de demora.
Tareas: Fases que comprenden a su vez a otras tareas, llamadas subtareas.
Diagrama de Gantt: Cada tarea se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración.

Ciclo de Vida de los Proyectos

Preinversión: Formulación y evaluación de proyectos, estudio de costos, análisis de la oferta y la demanda, programación.
Inversión: Implementación del proyecto hasta llegar a la puesta en marcha (planificación, control, supervisión).
Inversión de Activos: Adquisición de activos fijos como muebles, equipos de cómputo, maquinarias, terrenos, licencias.
Ejecución: Administración. Es la fase más compleja, en la cual surgen imprevistos que no fueron contemplados en el proyecto, por lo que debe hacerse ajustes en los costos y en el cronograma.

Estudio de Mercado

Análisis de la Demanda

Cuantificar la demanda existente.
Descripción del Bien o Servicio: Definición, zona de influencia, tipo de bien.
Análisis del Entorno: Marco económico, marco tecnológico, marco sociocultural, marco medioambiental, marco institucional y político.
Demanda Presente: Observar cómo se atiende la demanda actual y la cobertura, ya que siempre existe una demanda insatisfecha.
Variables que Afectan la Demanda: Índice inflacionario, índice de la devaluación, tipo de cambio, tasa de interés financiero, balanza comercial, ingreso promedio de la población.
Demanda Futura: Extrapolación de la tendencia, optimización de la situación actual.

Análisis de la Oferta

Es el análisis del mercado competidor, desde todos los puntos de vista que podamos abarcar. Nos ayuda a entender mejor al mercado cubierto y al no cubierto, además de realizar un FODA a la competencia en donde las amenazas se transformen en oportunidades para nosotros.

Mercado Competidor: Precios que cobran, condiciones de crédito que ofrecen, publicidad que habrá que enfrentar, promociones de sus productos, presentación del producto, calidad de atención, tiempo de atención.