Conceptos Clave de Organización, Procesos y Comunicación Empresarial

Concepción Sistémica

Un sistema es una combinación ordenada de partes que, aunque trabajen de forma independiente, se interrelacionan e interactúan. Por medio del esfuerzo colectivo, logran construir un todo racional, funcional y organizacional para alcanzar una meta.

Componentes del Proceso

Entrada: Materiales, información, programas, normas.
Proceso: Actividades, movimientos, acciones, entrada/salida.
Salida: Resultados.
Usuario.
Proveedor.

Organización

Es el proceso de disponer y destinar al trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal forma que puedan lograr los objetivos organizacionales de manera eficiente.

Organización Formal

Se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico.

Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros y conocidos por sus miembros.

Organización Informal

Se refiere a las relaciones sociales que se desarrollan espontáneamente entre los individuos, y cuyas actividades no siguen reglamentos ni una estructura específica.

¿Qué es un Proceso?

Conjunto de actividades que se realizan para obtener un valor añadido o un resultado determinado.

Pasos para la Gestión por Procesos

Identificar y secuenciar los procesos.
Describir cada proceso.
Realizar seguimiento y medición para conocer los resultados que se obtienen.
Realizar mejoras en el proceso en base al seguimiento y la medición.

Principios Generales de la Organización

Principio del Objetivo: La organización debe establecer fines permanentes (teológicos) hacia los cuales se encamina.
Principio de los Canales de Supervisión: Debe existir una serie de canales de supervisión conectados por canales de comunicación.
Principio del Espacio de Control: Debe establecerse el número de personas que deben depender de otra directamente.
Principio de Equilibrio Autoridad-Responsabilidad: La delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.
Principio de Fijación de Responsabilidad: La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor de lo que implica la autoridad delegada.
Principio de la Selección y Adiestramiento del Personal: El personal debe ser seleccionado debidamente y, de forma previa, debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.
Principio de Especialización: A medida que la empresa se amplía y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc., para que trabajen en una sola especialidad o área de actividad.
Principio de Jerarquización o de Escala Jerárquica: Debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el último subordinado, y esta debe funcionar claramente a través de toda la organización.
Principio de Unidad de Mando: El subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.

Lluvia de Ideas (Técnica para el Trabajo en Equipo)

Planear el problema.
Análisis causa-efecto.
Encontrar soluciones.
Inventar estrategias.
Diseñar o crear nuevos servicios.

Tipos de Comunicación

Comunicación Verbal

Se refiere a las comunicaciones donde se emplea una lengua que posee una estructura gramatical y sintáctica completa. Para poder dar un mensaje, se necesita de la palabra. Esta ha sido la principal forma de comunicación, la cual puede ser oral o escrita. Ejemplos: entrevistas, juntas, memorandos, cartas.

Comunicación No Verbal

Se refiere a la comunicación que, para transmitir un mensaje, no necesita escribir o pronunciar una palabra. Esta comunicación se logra con gestos y acciones, a los cuales se les da la misma importancia que a las palabras. También se logra con el uso de ilustraciones, de ciertos movimientos corporales con los cuales se crean gestos y posturas, y se puede hacer uso físico de espacios.

Comunicación Virtual

Es una de las formas de comunicación que en los últimos años ha tomado gran fuerza con la tecnología. La interacción se da a través de aparatos que mantienen a los usuarios conectados. A través de las tecnologías de la comunicación y de la información, los usuarios siempre están conectados y pueden comunicarse incluso con usuarios de otras lenguas, ya que, al mismo tiempo, pueden estar usando traductores que ayuden a mantener una conversación determinada.