Conceptos Clave de Organización Empresarial: Estructura, Procesos y Tipos
¿Qué es una Organización?
Una organización es un grupo social compuesto por personas, tareas y administración que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción. Su objetivo es producir bienes o servicios, o establecer normativas para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno, logrando así su propósito distintivo: su misión. Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas, formado por dos o más personas, donde la cooperación es esencial. Una organización existe cuando hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que deben ser respetadas por todos sus miembros, generando así el medio que permite la acción de una empresa. La organización implica disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros), funcionando mediante normas y bases de datos establecidas para estos propósitos.
Importancia de la Organización
En toda acción, existe un punto de partida (hipótesis), un método (procedimiento o conjunto de acciones para demostrar o refutar la hipótesis) y un objetivo (conclusión). Esta forma de trabajar es una forma de organización. Es fundamental aplicar una estructura para llegar de forma ordenada a un objetivo. Aunque la suerte puede influir, no se debe depender exclusivamente de ella, especialmente si se busca repetir la experiencia o que otros puedan realizarla. Una organización es un sistema que se elige para lograr un objetivo determinado a través de los recursos humanos, derivado del talento individual, y contando con otras organizaciones que permiten elaborar una metodología de trabajo para lograr un fin específico.
El Proceso Organizacional
El proceso organizacional es un conjunto de pasos parcialmente ordenados para alcanzar un objetivo dentro de la organización. La transformación desde un estado hacia otro, mediante agentes coordinados, con el propósito de lograr estos objetivos, es responsabilidad del encargado del proceso.
Dentro de estos procesos, algunos son más significativos, influyendo de manera más evidente en los empleados:
- Motivación: Es la «gasolina del cerebro». Crea la necesidad, genera el impulso y permite lograr el fin.
- Comunicación: Debe fluir verticalmente, tanto descendente (del líder al trabajador) como ascendente (del trabajador al líder), a través de un control de flujos.
- Liderazgo: No se mide solo por la habilidad, sino por la influencia, el estatus, la claridad, la lealtad y la sinceridad del líder.
- Trabajo en equipo: Implica complementar las dotes y habilidades individuales para lograr una meta común y los objetivos de cada integrante.
Niveles Organizacionales
Las organizaciones se estructuran en diferentes niveles:
- Institucional: Establecimiento de la visión y elaboración de estrategias.
- Intermedio: Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y la lógica (nivel operacional).
- Operacional: Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.
Técnicas de Organización
Las técnicas son herramientas necesarias para formar una organización formal. Deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada organización.
Organigramas
Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización. Muestran las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad.
Manuales
Son documentos detallados que contienen, de forma ordenada y sistémica, información acerca de la organización de la empresa.
Coordinación
Es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes para perseguir las metas de la organización con eficacia.
Tipos de Organigramas
Existen varios tipos, entre ellos:
- Lineal o militar
- Funcional
- Líneo-funcional
- Staff
- Matricial
- Por comités
Y según su presentación, pueden clasificarse en:
- Organigrama vertical: Presenta los niveles jerárquicos en orden vertical, de arriba hacia abajo. Es el más común.
- Organigrama horizontal: Los niveles jerárquicos se ordenan en columnas, de izquierda a derecha.
- Organigrama mixto: Combina el formato vertical y horizontal para ampliar las posibilidades de graficación.
- Organigrama circular: Un cuadro central muestra la autoridad máxima, y círculos concéntricos alrededor representan los niveles de organización. En cada círculo se colocan los jefes inmediatos, relacionados con líneas que representan la autoridad y responsabilidad.