Conceptos Clave de Documentación: Desde la Definición hasta la Era Digital

Definiciones y Requisitos del Documento

  • Un mensaje de Facebook, para ser considerado documento, necesita referencias rigurosas y ciertas.
  • Documentalista: Receptor + Gestor + Editor + Proveedor de materia prima documental y responsable de Productor y Servicios documentales.
  • Grabación de imágenes tal y como salen de la cámara: Bruto.

Clasificación y Procesos Documentales

  • Las materias en el sistema de clasificación de Dewey se agrupan en 10 clases.
  • El proceso documental transforma un Documento Original en un Producto Documental.
  • El análisis documental de contenido incluye 3 subfases: Clasificación, indización y resumen.
  • Un descriptor representa una noción contenida en un documento.
  • Una biblioteca es una colección organizada de documentos que facilita a los usuarios su utilización.
  • Un libro es un tipo de documento Primario.

Herramientas de Búsqueda y Recuperación de Información

  • Los buscadores son herramientas para localizar y recuperar la información almacenada en internet.
  • El protocolo z39.50 facilita la búsqueda y recuperación a través de una misma interfaz.

Documentación Informativa y sus Funciones

  • Misión de la documentación informativa: servir a los comunicadores.
  • Función preparatoria: necesidad del comunicador de conocer los temas sobre los que va a escribir.

Historia y Evolución de la Documentación

  • La necesidad de conservar los pensamientos humanos existe desde que el hombre comenzó a expresar ideas sobre un soporte.
  • El origen de los buscadores de internet data de 1994.
  • La archivística existe desde el momento en que se intentó la escritura.
  • El Dublin Core consta de 15 elementos.
  • El objetivo de los primeros museos era conservar el valor de las culturas.
  • «Documentatum» en latín significa diploma.
  • El paradigma de posiciones entre sujeto productor y destinatario final de un documento es Falso en la actualidad.
  • ISBN: International Standard Book Number.

Tecnología y Documentación

  • El acceso a recursos informáticos a través de internet sobre un mismo documento permite que varias personas trabajen a la vez sobre él.

Documentalista y Cadena Documental

  • La cadena documental es el nexo de unión entre el documentalista, la comunicación audiovisual, los periodistas y los publicitarios.
  • Paul Otlet afirmó que toda información registrada era documento.
  • Una memoria es un documento científico.

Organismos y Normalización

  • El comité CNT/50 pertenece a AENOR.
  • Los centros de documentación que responden a una actividad concreta se denominan actualmente Escenarios de Comunicación Dinamizada (ECD).
  • Cualquier sujeto que crea documentos genera los registros observables que son recibidos por un documentalista.
  • El sistema de clasificación CDU divide todo el conocimiento en diez grandes campos.

Identificación y Representación de Documentos

  • Los parámetros esenciales para la identificación de documentos son la lista de datos mínimos.
  • Un tesauro es un lenguaje de estructura combinatoria basado en expresiones llamadas descriptores.
  • El resumen constituye la representación abreviada, precisa y objetiva del contenido de un documento.
  • Una base de datos designa un conjunto de ficheros de un centro de carácter bibliográfico o textual.

Conservación y Técnicas de Búsqueda

  • Las fotos «enfermas» con hongos o insectos deben apartarse de las sanas para evitar el contagio.
  • El Stemming es una técnica que elimina posibles confusiones semánticas y busca sólo por la raíz.

Tipos de Información y Documentalista Audiovisual

  • La información documentada es investigada y explicada, por tanto, subjetiva.
  • En los países anglosajones, la figura del documentalista audiovisual se conoce como Film Researcher.
  • El efecto en el que la información caduca y puede reabrirse se denomina Latencia.
  • Un documento electrónico necesita un aparato eléctrico para ser consultado.
  • El primer tipo de buscador construido por un humano fue el Índice de búsqueda.

Organismos y Empresas de Documentación

Ejemplos de organismos y empresas de documentación: CINDOC, 14 bibliotecas virtuales, Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, LATIDEX.

Etimología y Definiciones de Documento

  • Documentación procede del latín documentatum («diploma o escrito importante»). Se compone de docere y -mentum.
  • Durante mucho tiempo, la definición de documento se ha limitado a texto escrito.
  • Todos los documentos necesitan un soporte, y los soportes documentales dependen de los hallazgos tecnológicos.
  • Paul Otlet afirmó que «absolutamente todo puede estar representado en los documentos».
  • La norma UNE 50-113-92/1 define documento como información registrada como unidad en un proceso de documentación.

Clasificación de Documentos según López Yepes

  • Por la forma de representación del mensaje en el soporte físico: Gráfico, Iconográfico, Fónico, Audiovisual, Plástico, Electrónico y Digital.
  • Por el nivel de difusión: Publicado, Inédito, Reservado.
  • Por el grado de originalidad de su creación: Fuentes, Bibliografía.
  • Por el grado de modificación de la naturaleza del mensaje: Primario, Secundario.
  • Por el grado de transformación del mensaje documentario: Mensaje documentado, Mensaje marginal, Mensaje referencial y Mensaje documental.
  • Por su situación en el ámbito: Político, Económico, Demográfico, Religioso.
  • Por el grado de permanencia del mensaje a lo largo del tiempo: Científico, No científico.
  • Por la naturaleza del código o modo tecnológico de representación del mensaje: Documento analógico (libro), Documento electrónico (vídeo), Documento digital (CD-ROM).

Back-end y Front-end

BACK-END y FRONT-END describen operaciones relacionadas con el diseño, la compilación y la formalización de sistemas de entrada y salida de la información. BACK-END se refiere a los procesos internos para el tratamiento de registros y datos. FRONT-END es la parte del software que interactúa con los usuarios.

Escenarios de Comunicación Dinamizada (ECD)

Los centros de Documentación se convierten en Escenarios de Comunicación Dinamizada (ECD):

  • Entrada (procedencia): Elementos
  • Análisis (Permanencia): Ejemplares
  • Tratamiento (Pertinencia): Eventos
  • Salida (Vigencia): Entorno

Un ECD constituye un directorio y es uno más de tantos contenidos dentro de internet.

DOI/URL: directorio donde se encuentra el nombre del fichero y el protocolo a usar para recuperar los datos.

Funciones del Documentalista

El documentalista actúa como:

  • Receptor (Registros Observables): Materia prima documental.
  • Gestor (Documentos Archivísticos): Análisis formal y de contenido.
  • Editor (Base de Datos Documentales): Configuración y codificación.
  • Proveedor (Archivos y Objetos Digitales): Productos y servicios documentales.