Concepto de evidencia en auditoria
PAPELES DE TRABAJO
Conjunto de análisis, sumarios, resúMenes, comentarios y correspondencia formada e integrada por el auditor durante el desarrollo de un examen de Estados financieros de acuerdo a Nía´S.
Base para fundamentar la opinión que el auditor va a emitir, fuente de aclaraciones o extensiones de información.
Única prueba que el mismo auditor tiene de la solidez y calidad profesional de su trabajo.
Norma 02 del IGCPA. Papeles de trabajo:
registros llevados por el auditor independientemente sobre los procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, información obtenida y las conclusiones a que se ha llegado durante el desarrollo de un examen de estados financieros de acuerdo a Nía´S.
Objetivos de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo constituyen una compilación de toda la evidencia obtenida por el auditor.
- Facilitar la preparación del informe de auditoría.
- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
- Coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria.
- Actuar como guía en auditorias subsecuentes.
- Resumir las cuentas, incluyendo los cambios más importantes experimentados durante el ejercicio.
- Servir de fundamento al ser objeto de revisión el trabajo realizado.
Contenido
- Suficiente información para demostrar que los estados financieros u otra información estuvieron de acuerdo con los registros contables.
- Que el trabajo ha sido planeado, mediante programas de trabajo, que el trabajo de los ayudantes ha sido supervisado y revisado, cumpliendo con la norma relativa de la ejecución del trabajo.
- Que el sistema de control interno del cliente ha sido revisado y evaluado determinándose el alcance de las pruebas a las cuales se limitaron los procedimientos.
- Los procedimientos de auditoria seguidos y las pruebas realizadas para obtener evidencia suficiente y competente. Las anotaciones pueden ser en forma de memorándums, listas de control, programas de trabajo y cedulas.
- Comentarios adecuados preparados por el auditor indicando las conclusiones respecto a aspectos importantes del trabajo.
Servir de guía y fuente de información en auditorias subsecuentes.
Requisitos mínimos a observarse en la preparación de los papeles de trabajo
Criterio de un buen auditor: simplicidad en sus papeles de trabajo. Es indispensable observar:
Información importante que deben contener las cedulas:
nombre del cliente, título de la cedula, índice de referencia, fecha de examen, titulo de las columnas, rubros examinados, marcas de auditoria y sus explicaciones, comentarios, conclusiones, iniciales del auditor que preparó la cedula, fecha en la cual se completa la cedula, fuente de información.
La cubierta debe ser firmada como evidencia de su revisión y aprobación del trabajo hecho y las conclusiones obtenidas.
Técnica a usarse en la preparación de los papeles de trabajo:
deben estar ordenados, preguntas contestadas, hechos evaluados y conclusión sobre los mismos, no deben contener comentarios incriminatorios sobre el personal del cliente, exactitud matemática (las cedulas deben sumar correctamente vertical y horizontal, tener cuidado de las sumas obtenidas del personal del cliente), emplear una correcta escritura y gramática, notas claras y concisas, papeles de trabajo completamente terminados.
Nuevas técnicas en la preparación de papeles de trabajo:
mediante uso de computadoras personales o utilizando el sistema de procesamiento electrónico de datos de las empresas auditadas. Las firmas de auditoría disponen de programas efectivos para la elaboración de cedulas y pruebas de auditoria que permitan identificar los registros, sumarización de transacciones, emisión de informes y de estados financieros.
Notas de los papeles de trabajo:
concisas, claras y de fácil interpretación, indicar claramente la fuente de información, llegar a una conclusión, no deben quedar preguntas abiertas, las notas que aparecen en varias partes deben estar acordes unas con otras, debe revisarse las notas ya escritas, no dejar notas pendientes de aclarar e interrogantes.Conclusiones en los papeles de trabajo:
en cedulas sumarias sobre cifras de final de año, sobre evaluación de control interno en pruebas sustantivas.
Los papeles de trabajo en cada sección deberán contener una conclusión sobre el trabajo realizado e indicar si el auditor está de acuerdo con los resultados.
Métodos de referencia:
los papeles de trabajo deben llevar índice de tal forma que cualquier información pueda ser encontrada fácilmente cuando se revisen los papeles, debe contener una referencia de lápiz rojo en la esquina superior derecha. Hacer mención de: numeración correlativa, numeración de final del año, asignación de letras, cruce de referencias.Marcas de auditoria
Marca | Significado | Marca | Significado |
Ф | No confirmado | > | Autorización examinada |
|
| Examinado físicamente | → | Rastreo |
// | Cálculo verificado | ω | Confirmado |
Sin autorización |
| Sumado vertical y horizontal | |
> | Conforme con mayor auxiliar | Sumado | |
Examinados los comprobantes |
| Precio unitario comprobado | |
> | Confirmado personalmente | Partida de diario examinada | |
x | Verificado con el estado de cuenta bancaria |
REFERENCIA Técnica
Nía 230 “Documentación DE AUDITORIA”
Documentación de la auditoria:
registro de los procedimientos de auditoria realizados por el cliente. Vinculación de la evidencia obtenida durante el proceso de auditoría. Documentos y registros sobre los que el auditor ha tenido conocimiento y ha inspeccionado.
Auditor con experiencia:
persona que tiene un entendimiento amplio y completo sobre procesos de auditoria y técnicas, requisitos legales y regulación aplicable, entorno del negocio en que opera la entidad, asuntos de auditoria e información relevante de la industria.
Proceso de documentación de la auditoria:
momento más importante y trascendental del trabajo del auditor, es la oportunidad para acceder y obtener evidencia sobre cada una de las afirmaciones de la auditoria.
¿Que comprende la documentación de auditoria?
Incluye toda la información que soporta la evidencia del trabajo realizado. La información es conservada en archivos físicos, electrónicos o digitalizados.
La documentación de auditoria puede provenir de fuente interna o externa.
Fuente interna:
documentación del cliente, registros contables, contratos, facturas, etc.
Fuente externa:
confirmaciones recibidas de clientes, bancos, proveedores y abogados.
En base a esta documentación el auditor prepara sus análisis y aplica las técnicas de auditoria para completar el proceso de obtención de evidencia y concluir sobre cada una de las afirmaciones en los estados financieros.
Errores recurrentes que se suelen tener en los procesos de documentación
- Mantener en el archivo documentos o análisis que iniciaron con un prospecto de papel de trabajo, pero no fueron completados ni concluidos.
- Conclusiones preliminares adversas que el auditor a cargo del trabajo ha incorporado, pero que no han sido discutidas con el líder del equipo de auditoria.
Opinión modificada:
la que incluye alguna clase de salvedad u opinión adversa.
- Puede que se adicionen o reemplacen a último momento documentos o papeles de trabajo y en consecuencia no sean revisados por el auditor responsable.
- Usar plantillas del trabajo realizado en otro cliente, y no actualizar los encabezados y demás datos propios del trabajo documentado.
Compilación del archivo final del trabajo de auditoria
Las normas de auditoria requieren que las firmas establezcan políticas para la retención de los archivos de trabajos concluidos, el periodo máximo sugerido es de 5 años de retención o conservación de los archivos, contados a partir de la fecha de emisión del dictamen u opinión.
Nía 500 “EVIDENCIA DE AUDITORIA”
Trata de la responsabilidad que tiene el auditor de diseñar y aplicar procedimientos de auditoria para obtener evidencia de auditoria suficiente y adecuada que le permita alcanzar conclusiones razonables en las que basará su opinión.
Evidencia de auditoria:
es de naturaleza acumulativa y se obtiene de la aplicación de procedimientos de auditoria en el transcurso de la auditoria. Puede incluir información obtenida de otras fuentes como auditorias anteriores.
Objetivo
Diseñar y aplicar procedimientos de auditoria de forma que le permita obtener evidencia de auditoria suficiente y adecuada para alcanzar conclusiones razonables en las que basará su opinión.
Registros contables:
registros de asientos contables iniciales y documentación de soporte como cheques, facturas, contratos, libros principales y auxiliares, asientos en el diario y otros ajustes de los estados financieros.
Adecuación (de la evidencia de auditoria):
medida cualitativa de la evidencia de auditoria, relevancia y fiabilidad para respaldar las conclusiones en las que se basa la opinión del auditor.
Evidencia de auditoria:
información para alcanzar las conclusiones en las que se basa su opinión.
Experto de la dirección:
persona u organización especializada en un campo distinto al de la contabilidad o auditoria, cuyo trabajo en ese ámbito se utiliza por la entidad para facilitar la preparación de los estados financieros.
Suficiencia (de la evidencia):
medida cuantitativa de la evidencia. La cantidad de evidencia necesaria depende de la valoración del auditor del riesgo de incorrección material así como la calidad de dicha evidencia.
Nía 501 “EVIDENCIA DE AUDITORIA. CONSIDERACIONES ESPECIFICAS PARA DETERMINADAS Áreas”
Trata de las consideraciones específicas que el auditor ha de tener en cuenta en relación con la obtención de evidencia de auditoria suficiente y adecuada.
Objetivo:
es obtener evidencia suficiente y adecuada sobre las siguientes cuestiones:
- La realidad y el estado de las existencias (inventario)
- La totalidad de los litigios y reclamaciones en lo que interviene la entidad
- La presentación y revelación de la información por segmentos de conformidad con el marco de información financiera aplicable.
Inventario:
cuando el inventario es un rubro de importancia relativa con los estados financieros, el auditor debe obtener la suficiente y apropiada evidencia con relación a la existencia y condición del inventario.
Litigios y reclamaciones:
el auditor debe diseñar e implementar los procedimientos necesarios para la identificación de litigios y reclamaciones que involucran a la entidad y que representen riesgo de representación errónea de importancia relativa.
Información por segmentos:
el auditor debe obtener la suficiente y apropiada evidencia sobre la presentación y revelación de la información por segmentos, mediante el entendimiento de los métodos que utiliza la administración para determinar la información por segmentos.