Comunicación Organizacional: Clave del Éxito Empresarial

Universidad Santa María – Sede El Paraíso

Nombre: Chuao Oliveros

Materia: Administración de Empresas II

Tema: Trabajo de Investigación

Planteamiento

Las Nuevas Tendencias de la Comunicación Organizacional

Preguntas
  1. ¿Defina el concepto de comunicación organizacional?
  2. ¿Cuáles son las formas básicas que componen la comunicación corporativa?
  3. ¿De qué manera inciden los sistemas de la comunicación en la gestión empresarial?
  4. ¿Cuáles son las tendencias comunicacionales que han marcado pauta en los últimos años?

Introducción

La comunicación organizacional se entiende, según Carlos Fernández Collado, como: «Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos».

La comunicación se ha convertido en un elemento primordial que facilita a los empresarios una gestión económica coordinada entre las divisiones corporativas, los clientes, los proveedores e intermediarios en diferentes partes del mundo. Es en este punto donde radica la importancia de la Comunicación Organizacional, entendida como la integración de todas las formas de comunicación de una organización, con el propósito de fortalecer y fomentar su identidad, y por efecto, mejorar su imagen corporativa pues reconoce un modo de intercambiar sentidos, ejecutar acciones, distribuir responsabilidades, representar la realidad y transmitirla.

Toda institución que se respete, debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos que a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan hacia su área de influencia.

Desarrollo

La Comunicación Organizacional

La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Si la organización se trata de una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:

  • Operacionales: Se refiere a tareas u operaciones.
  • Reglamentarios: Órdenes e instrucciones.
  • Mantenimiento: Relaciones públicas, captación y publicidad.

Si ampliamos la concepción de comunicación, comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.

La comunicación organizacional según Fernández (1999) puede dividirse en:

  • Comunicación Interna: Cuando los programas están dirigidos al personal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros). Se define como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.
  • Comunicación Externa: Cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc.). Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos y servicios.

La comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.

La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y el buen rendimiento de una empresa dependen plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo. Hay diversos tipos de comunicación en una organización.

Debemos considerar respecto a esto, que la comunicación organizacional es una actividad propia de todas las organizaciones; es una forma de gestión para el conocimiento y la corrección de acciones que podrían transgredir los sistemas productivos, interviniendo directamente en la interacción de la estructura organizacional.

La naturaleza de la comunicación en la organización como dimensión deontológica se expresa en su esencia misma, es decir, la organización humana entendida como acto de ser de la comunicación social. Lo que conlleva necesariamente a la puesta en común de propósitos, objetivos, métodos, procesos, acciones y resultados del ente colectivo. Por su parte, la finalidad de la comunicación organizacional como dimensión teleológica es el logro de la corporatividad, como unidad de la identidad colectiva, concebida como un sistema autónomo relacionado con el entorno propio de su dimensión.

Componentes de un Plan de Comunicación Organizacional

I. Exposición General de la Estrategia

  1. Establecimiento / Perfeccionamiento de un área de comunicación dentro de la organización: Describe cómo se establece un área de comunicaciones, sus funciones dentro de la empresa y su relación en la estructura organizacional.
  2. Otras actividades que afectan la comunicación: Incluye actividades que puedan convertirse en obstáculos en el desarrollo del programa integral de comunicaciones.
  3. Definición del problema de comunicación organizacional: Describe nuevamente el problema de comunicación, y cómo fue definido luego de la investigación operacional.
  4. Conductas factibles: Enumera las conductas que se van a promover.
  5. Mensajes: Aquí incluye los mensajes diseñados para promover nuevos estilos de comportamiento, que incluye la transmisión de conocimiento y la toma de consciencia.

II. Información Específica sobre las Estrategias de Comunicaciones

  1. Plan de comunicación a nivel operativo: En este punto se incluyen todos los pasos para el desarrollo y utilización de medios de comunicación, así como planes para el proceso de producción de materiales e información sobre la validación de los mismos.
  2. Capacitación: Este es un elemento muy importante en comunicación a nivel personal para lograr los objetivos deseados.
  3. Sistema de presentación: Incluye los elementos que van a presentarse a los trabajadores o audiencias externas, es decir, productos, servicios, mensajes, materiales y todas las actividades necesarias para lograr el resultado que se espera en el comportamiento.
  4. Supervisión: El sistema mediante el que se realiza la supervisión y verificación para asegurarse de que los materiales, servicios y productos hayan sido lanzados y presentados ante el público en la forma planteada, así como que cualquier otra actividad que se realice siga la estrategia del proyecto.
  5. Evaluación del proyecto: El sistema de recopilación de información sobre las actividades, productos y experiencia del programa mientras se lleva a cabo la intervención.
  6. Indicadores de impacto / resultado para efectos de evaluación: Incluye los indicadores que se diseñen para medir los cambios de comportamiento y estado que ocurran como resultado del programa de comunicación.

Las Tendencias Comunicacionales que han Marcado Pauta en los Últimos Años

  1. El comunicado tradicional murió: Forbes dice que, a menos que tu empresa sea Apple o que tengas un producto realmente innovador, vas a desperdiciar tiempo y recursos escribiendo comunicados de prensa intentando que los periodistas los traten como noticias. La tendencia en comunicación organizacional es encontrar nuevas formas de hacer noticias, usando las redes sociales, videos e influenciadores digitales.
  2. Liderazgo del pensamiento: El liderazgo del pensamiento es una tendencia de marketing en la que ejecutivos y empresas se posicionan como líderes en sus sectores. Esto genera grandes oportunidades para pensar en tácticas y campañas de comunicación organizacional.
  3. La amplificación del contenido será más crítica: Existen actualmente numerosos canales para promover un mensaje, pero debes saber cómo aprovechar y ampliar tu contenido para lograr más audiencia. Todo comienza con la calidad de lo que le entregas a tu público. Cuando tienes un buen contenido, amplificarlo para un público al que quieres llegar se torna mucho más fácil. Además de redes sociales, incluye nuevos formatos para generar leads, como infográficos y artículos en el blog de la empresa, siempre respetando las particularidades del canal.
  4. Contenido para combatir a la propaganda negativa: Para combatir a los haters (odiadores, en traducción libre) de internet, debes preparar a tu equipo en las mejores prácticas para tratar con personas, situaciones y experiencias negativas, buscando evitar que se conviertan en una pesadilla de las relaciones públicas. Ignorar a las personas que hablan mal de tu empresa puede ser perjudicial.
  5. Gestión de la reputación online: Cuando distribuyas una información entre periodistas, estos profesionales seguramente se informarán sobre ti y sobre lo que hace tu empresa. Si no hay mucha información disponible en la web (o si el contenido es negativo), lo más probable es que no presten atención a lo que quieres informar. Para evitar esto, administra tu reputación online creando y publicando contenido de calidad.
  6. Trabaja con influenciadores, no seguidores: Es mejor tener una red de seguidores ligeramente menor, pero de mayor calidad y que ama tu marca y el contenido que generas, antes que tener muchas más personas siguiendo las novedades sin compromiso. Concéntrate en convertirte en una influencia para el público de tu sector, desarrollando una red fiel y comprometida de seguidores.
  7. Creación de contenido pago: La promoción de contenido pago y la publicidad en las redes sociales pueden ayudarte en la estrategia de comunicación organizacional al promover contenidos innovadores que has creado con el fin de llegar a tu audiencia.

Conclusión

La comunicación organizacional es un proceso fundamental en la gestión empresarial actual. La comunicación externa empresarial –encargada de generar una imagen tradicional de la empresa–, nace en el seno de las organizaciones tras un proceso regido por una estrategia coherente con los valores corporativos y el capital humano de la organización.

El presente artículo pretende analizar el papel de la comunicación interna como herramienta de gestión, sobre la cual se articulan el resto de comunicaciones en los dominios de la empresa.

Partimos de una breve revisión histórica de la comunicación interna como concepto, para ir contextualizando, poco a poco, hasta alcanzar un grado de profundidad que nos permita esclarecer el estado actual de la cuestión. Con el objetivo de acercarnos a la realidad, se realizó un estudio con trabajadores españoles, desde una perspectiva cuantitativa, que aportara datos fiables para avalar nuestra teoría (a modo de conclusión).

Bibliografía