Comunicación Empresarial: Circulares, Memorandos e Informes
La Circular: Definición y Uso
Según la Real Academia Española, la palabra «circular» tiene dos acepciones principales:
- Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica.
- Cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimiento de alguna cosa.
En el contexto empresarial, la circular se entiende como un medio de comunicación escrita que se produce en serie, utilizando medios mecánicos para reproducir un texto único. Aunque no existe una diferencia sustancial con el memorando, se sugiere que la circular se reserve para asuntos de carácter permanente, mientras que el memorando se utilice para avisos e información general de carácter más temporal. Las oficinas centrales de empresas u organismos suelen redactar circulares para comunicar a sus oficinas locales información, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.
Motivos Comunes para el Uso de Circulares
Las circulares se utilizan por una variedad de razones, incluyendo:
- Cambio de dirección y teléfono.
- Cambios de personal.
- Apertura de nuevas sedes o programas.
- Ampliación de negocios o extensión de servicios.
- Anuncios de visitas.
Características de una Circular Efectiva
Dado que el propósito principal de una circular es informar, su redacción debe ser sencilla, priorizando la claridad, sencillez y brevedad, características comunes a cualquier tipo de correspondencia escrita. Es crucial que una circular no parezca impersonal o deshumanizada. Independientemente del método de reproducción, debe ser cuidada, buscando que su apariencia se asemeje lo más posible a una carta original, no a un documento hecho «en serie», lo cual siempre será mejor recibido.
Recomendaciones para Redactar una Circular
- Utilice papel con el membrete de la empresa u organismo emisor.
- Incluya la fecha completa (mes y año).
- Evite dirigirse a la «masa»; dé la sensación de que se dirige a cada lector individualmente.
- Use párrafos cortos y frases ordenadas.
- Procure una presentación agradable.
- Concluya con saludos y agradecimientos por la atención prestada.
- Utilice una firma manuscrita para autenticar la comunicación.
Diferencias y Relación entre Circular y Memorando
Como se mencionó, la diferencia entre circular y memorando es sutil. La circular se enfoca en asuntos permanentes, mientras que el memorando se centra en avisos e información general temporal. Las circulares a menudo son redactadas por oficinas centrales para comunicar a oficinas locales o periféricas.
Relación clave:
- Memorando: Comunicación interdepartamental, informal (sin saludo ni despedida formal), dirigido a una o más personas.
- Circular: Puede ser interdepartamental o para comunicación externa, semiformal (no es un original único), dirigida a varias personas.
El Informe: Presentación Clara y Pormenorizada de Hechos
El informe es un documento que presenta, de forma clara y detallada, un resumen de hechos y actividades pasadas, presentes o, en algunos casos, previsibles, basándose en datos verificados. Aunque se compone principalmente de datos, un informe a menudo incluye la interpretación del emisor, así como conclusiones y recomendaciones sobre el tema en cuestión.
Un informe no es producto de la inspiración momentánea, sino una respuesta a una pregunta o una solicitud de información. Sirve para responder a una petición que, por lo general, requiere investigación y recopilación de datos. Para redactar un informe, se puede seguir este esquema de preguntas:
- ¿Qué se investiga exactamente?
- ¿Por qué?
- ¿Según qué método?
- ¿Cuáles son los resultados?
- ¿Cuáles son las conclusiones?
Existen tantos tipos de informes como asuntos diferentes. No hay una metodología única aplicable a todos. El método empleado dependerá del tema específico. Siempre es recomendable conocer la finalidad del informe para determinar el estilo adecuado.