Comunicación Efectiva: Elementos, Barreras y Estrategias para Mejorar
Elementos Clave del Proceso de Comunicación
Codificación
Es la conversión de la información en palabras, grafismos o cualquier otro vehículo apropiado para la transmisión, es decir, en un mensaje. Tales vehículos deben ser los más comunes y asequibles para el receptor. La persona que ha de codificar el mensaje debería conocer a su audiencia, presentándoles el mensaje en un lenguaje que este pueda captar.
Desarrollo del Mensaje
Idea o experiencia que el emisor desea transmitir. Sin mensaje válido, todo el proceso carece de sentido. Los mensajes pueden emitirse de diferentes formas (de forma verbal o no verbal). En la elaboración del mensaje hay que tener en cuenta los principios de primacía y de recencia.
- Principio de primacía: La primera parte del mensaje (la primera impresión) es la que más va a influir en el modo en que este es recibido y decodificado.
- Principio de recencia: La última parte del mensaje (lo más reciente) es la que sigue en importancia por su impacto en el receptor.
Transmisión del Mensaje
Para transmitir el mensaje, el emisor deberá seleccionar y emplear los medios de transmisión adecuados, es decir, un medio para transportar el mensaje codificado desde la fuente hasta el receptor. Si el emisor transmite el mensaje empleando medios de transmisión inadecuados, es posible que su mensaje no llegue a los receptores a los que estaba destinado.
Recepción
En este momento se inicia la participación del receptor. Uno de los aspectos que más influye en que este proceso se realice de forma efectiva es la capacidad de escucha del receptor. Según especialistas, la habilidad de “saber escuchar” es más difícil de encontrar y desarrollar que la de ser “buen comunicador”, pero proporciona más autoridad e influencia que esta última.
Decodificación
Es el proceso mediante el cual el receptor interpreta los símbolos enviados desde la fuente, convirtiéndolos en conceptos e ideas. Es infrecuente que el receptor decodifique exactamente el mismo significado que el emisor codificó.
Receptor
Es la persona o personas a las que va dirigido el mensaje y la que va a tener que realizar el proceso de decodificación. Es importante que el emisor haya tenido en cuenta todas las medidas comentadas anteriormente para asegurarse de que el proceso de comunicación sea correcto, pero será el receptor el que tenga que entender el mensaje.
Retroalimentación
Durante el proceso de comunicación, el receptor debe practicar dos importantes habilidades: la de escuchar y la de retroalimentar. Este proceso es la fase que completa la comunicación, permitiendo al emisor asegurarse de que su mensaje ha sido comprendido. Si no existe retroalimentación, no existe comunicación, solo información. La retroalimentación no es solo verbal. Cuando se le comunica algo a alguien, a través de sus gestos y posturas está produciendo el primer paso.
Barreras en la Comunicación
Barreras Personales
Filtros
La filtración es la manipulación deliberada o inconsciente de la información, tanto por parte del receptor como por parte del emisor, para hacerla parecer más favorable. Los filtros van a ser comunes en la comunicación ascendente. En los procesos de recepción y decodificación también es muy habitual la presencia de filtros, tales como la expectabilidad (oímos lo que esperamos oír) o la proyección (cuando aplicamos nuestros propios sentimientos o características a otras personas).
Percepción Selectiva y Juicios de Valor
Cuando recibimos una información que entra en conflicto con nuestras creencias, escuchamos aquello que queremos escuchar.
Emociones
La manera como se siente el receptor al recibir un mensaje influye en la forma como lo interpreta.
Habilidades Deficientes para Escuchar
Tal y como hemos señalado anteriormente, la habilidad de escucha requiere de un esfuerzo por parte del receptor. Exige un esfuerzo de comprensión. Conducta poco valorada en nuestra cultura. Además, no solo permite captar información, sino que puede ser de gran ayuda como elemento motivador.
Credibilidad de las Fuentes
Se refiere a la confianza y fe que el receptor tiene en las palabras y acciones del comunicador. El grado de credibilidad que el receptor otorga al comunicador afecta directamente a la manera en la que el receptor recibe y reacciona ante las palabras del comunicador.
Lugar o Posición desde la que Escuchamos
Un comportamiento que dificulta la buena escucha es cuando “escuchamos desde determinadas posiciones o lugares” (víctimas, consejeros, jueces).