Claves para Presentaciones Académicas Exitosas y Comunicación Efectiva

La Ponencia

(Tomado de: Marisol Grisales, tutora del Centro de Escritura de la Universidad de los Andes.)

Definición de Ponencia

La Ponencia es un mecanismo comunicativo para la difusión del conocimiento. Presentar una ponencia es una gran oportunidad para compartir con audiencias grandes y especializadas nuestros conocimientos en un área específica del saber.

Propósito

La finalidad fundamental de una ponencia es la trascendencia del conocimiento. Cualquiera que sea la razón que motiva la escritura de una ponencia, siempre es un mecanismo esencial para la trascendencia del conocimiento dentro de la comunidad académica.

Estructura Básica de la Ponencia

Título

Ubicar un título adecuado siempre es una tarea difícil, pero no imposible. Recuerde que la coherencia y creatividad de su título y resumen son factores decisivos para que los asistentes decidan acudir a su presentación.

Autor(es)

Es importante no solo nombrar al autor o autores de la ponencia, sino también hacer una breve presentación de ellos, ya sea en el texto o en un pie de página. Esta información puede contener datos como estudios realizados, membresía en grupos de investigación, correo electrónico, etc. Trate de no sobrepasar los 250 caracteres; tenga en cuenta que esa es la extensión habitual solicitada en muchos eventos, al igual que en las revistas académicas u otros medios de publicación.

Palabras Clave

Deben responder a las especificidades de la ponencia. Trate de ubicar entre tres y cinco palabras que engloben los temas y subtemas de su texto. Por tanto, recuerde dar un panorama del tema que va a presentar de una forma atractiva para los oyentes.

Cuerpo

Aquí debe desarrollar la tesis o tema principal que desea compartir. Plantee los principales aportes que su investigación o experiencia arrojan a determinada área del conocimiento.

Conclusiones

Indique a los oyentes, con este apartado, que se ha entrado en la recta final. Las conclusiones deben estar en sintonía con los objetivos o preguntas expuestas en la introducción.

Bibliografía

Ubique los textos que utilizó para la ponencia según la norma de citación que empleó.

Entorno

Existen diferentes espacios donde se puede presentar una ponencia. A continuación, se identifican los más conocidos:

• Conferencia inaugural o de clausura: Generalmente, este tipo de espacio precede o cierra una serie de encuentros en el marco de un evento determinado. El texto escrito no debe superar las 30 páginas a espacio 1.5 y letra tamaño 12.
• Simposio y Panel: Realizados en congresos y seminarios. En esa medida, la ponencia debe ser mucho más concreta y no superar las 6 páginas a espacio 1.5 y letra tamaño 12.
• Mesa Redonda: Generalmente, en una mesa redonda participan entre cuatro o más ponentes y está precedida por un moderador que orienta los momentos de la intervención. Su dinámica es similar a la de otros formatos, pero en este caso, por medio de pantallas se indica quién tiene la palabra (Nota: esta última frase sobre pantallas puede ser específica de un contexto y no universal).
• Seminario de Clase: En estos espacios se busca que los estudiantes presenten avances de sus trabajos y proyectos. Su extensión depende de las instrucciones dadas en el curso, pero su estructura es igual a la de cualquier ponencia.

Proceso de Escritura

Antes de dar comienzo al proceso de escritura de su ponencia, tenga en cuenta los siguientes puntos:

• Conocimiento sobre el tema: Debe estar lo suficientemente informado sobre las temáticas del evento al cual va a presentar su ponencia. Además, es imprescindible conocer y estar bien informado sobre el tema que ha decidido abordar. Recuerde que todas las audiencias son diferentes; no es lo mismo hablar frente a un congreso científico de expertos que hablar en un seminario o encuentro.
• Tiempo: La escritura de una ponencia requiere tener el tiempo suficiente tanto para escribir el texto como para preparar su presentación frente a la audiencia. Recuerde que normalmente una persona se demora alrededor de dos minutos en leer o presentar una página escrita a espacio 1.5 y letra tamaño 12.
• Cuestiones prácticas: Los siguientes son algunos puntos que usted deberá tener en cuenta para un adecuado manejo del lenguaje y de la forma de su ponencia.
  • Lenguaje: El lenguaje que debe utilizar debe responder al tipo de espacio donde va a presentar la ponencia; normalmente se utiliza un lenguaje académico o especializado. Recuerde hablar despacio y tomarse su tiempo para explicar contextos geográficos, teóricos, históricos, definiciones y otras cosas que crea necesarias para ubicar mejor al oyente.
  • Extensión: Depende del tiempo que tenga para la presentación.
  • Presentación de la ponencia: Acompañe siempre sus presentaciones de material didáctico como presentaciones en PowerPoint, fotografías, mapas, etc., cuando sea necesario o pertinente. En caso de no serlo, use un lenguaje claro que impida al máximo la ambigüedad.
  • Diálogo: Prepárese lo suficientemente bien para el momento de las preguntas. Lea varias veces su ponencia, ubíquese como un lector y oyente externo, y piense cuáles son las posibles preguntas que alguien puede hacerle a su ponencia; respóndaselas.

La Mesa Redonda

(Tomado de www.udlap.mx)

Características

• Los participantes generalmente son cuatro y deben ser expertos en el tema.
• Los que participan pueden hacerlo en parejas o bandos.
• Está dirigido por un coordinador o moderador.
• No debe extenderse más de 50 minutos.

Fases de la Mesa Redonda

• La presentación e introducción: está a cargo del moderador, quien introduce el tema así como presenta a cada uno de los participantes.
• El cuerpo de la discusión: está a cargo de los participantes, y es donde se exponen los diferentes acercamientos previamente preparados sobre el tema elegido. Estas intervenciones se dan de manera organizada y con el tiempo que administra el moderador.

Pasos para la Presentación

Antes de la mesa redonda:

• Elegir un tema de interés así como a los participantes.
• Nombrar un moderador o coordinador.
• Determinar el tiempo de intervención de cada uno de los participantes así como la dinámica a seguir.

Durante el debate:

• Iniciar presentando a los participantes. Estos puntos están a cargo del moderador.
• Abrir la sesión de preguntas y respuestas. Hacer la pregunta y conceder la palabra a cada participante que así lo desee.
• Concluir la mesa redonda, buscando resumir y unificar las diferentes ideas presentadas.

Recomendaciones Generales

• Respetar el tiempo de cada uno de los participantes.
• Dos o más personas no pueden hablar al mismo tiempo.
• Hablar con seguridad y libertad.
• Los expositores se sentarán en semicírculo frente al público.
• El moderador debe ser imparcial y objetivo.
• Buscar herramientas para mantener la atención tanto del público como del resto de los participantes (fotografías, presentación en PowerPoint, música, etc.).

El Debate

El debate es una actividad oral que consiste en la discusión de un tema por parte de dos grupos: Defensores y Atacantes.

Pasos

1. Toma la palabra el primer representante del grupo defensor.
2. Enseguida le discute sus puntos de vista el primer representante del grupo atacante.
3. Luego el segundo integrante del grupo defensor defiende los argumentos planteados por su compañero y discute los puntos de vista de su opositor planteando sus argumentos, y así sucesivamente.

Características

• El planteamiento, la defensa y el ataque deben hacerse con buenas bases de sustentación. Además, se aprende a ser noble, sincero y leal.
• Generalmente los participantes son seis: tres a favor del tema y tres en contra.

Etapas

• Inicio: el moderador presenta el tema, los objetivos del debate y a los participantes.
• Exposición: cada grupo expone su postura y sus argumentos en el tiempo asignado.
• Discusión: los equipos discuten refutando los argumentos del otro grupo.
• Apertura: espacio donde el público participa preguntando u opinando.
• Cierre: el moderador anuncia el fin del debate y entrega las conclusiones.

El Foro

(Tomado de Técnicas de Grupo – UPV)

El foro es una exposición de grupo sobre un tema determinado que realizan generalmente cuatro estudiantes: un moderador y tres ponentes.

Preparación

Una vez conocidos los temas, se reúnen todos los integrantes del grupo y determinan, de acuerdo con el profesor, el tiempo exacto que van a emplear, teniendo en cuenta que hay que distribuirlo en tres partes:

• Presentación de la actividad: se dedican generalmente cinco minutos.
• Exposición de los ponentes: unos diez minutos cada uno, en total treinta minutos.
• Preguntas del auditorio: de diez a quince minutos.

Reunión Previa

En una reunión previa, el grupo debe:

• Nombrar al moderador.
• Dividir el tema en tantas partes como ponentes haya.
• Asignar un subtema a cada ponente.
• Acordar el orden de exposición.
• Prepararse el tema estudiando y consultando libros, revistas, periódicos y toda clase de publicaciones relacionadas con el tema.
• Los integrantes escriben la totalidad de lo que van a decir en la realización del foro y deben hacer todas las preparaciones en conjunto, no individualmente. Deben llevar algunas hojas de papel en blanco para tomar apuntes en el momento de las exposiciones.

Realización

• Los participantes se sientan cómodamente frente al auditorio.
• El moderador abre la sesión anunciando el tema general, indicando el interés que este tiene para todos los asistentes. Debe anunciar el tiempo que cada ponente tiene para hablar, e informar del nombre de cada uno de los subtemas y el del respectivo ponente que lo va a tratar.
• Luego se cede la palabra al segundo ponente, después al tercero, al cuarto, etc.
• El auditorio va anotando las posibles preguntas que formulará.

Códigos Paraverbales (Comunicación No Verbal)

El lenguaje es el vehículo de transmisión de ideas, pensamientos, sentimientos y emociones del ser humano. En ese sentido, los Códigos Paralingüísticos son la teoría de la comunicación no verbal que se relaciona con la comunicación visual y con las otras expresiones acústicas, corporales y visuales. En las actividades de tipo grupal (foros, simposios, debates) es necesario conocer el manejo de la voz, de las manos, de la entonación, de las pausas, del ritmo, y que haya claridad en la vocalización con el fin de comunicar el mensaje de una manera adecuada. Los componentes paralingüísticos son el canal por excelencia para la manifestación de las emociones y los sentimientos.

Elementos del Paralenguaje

• El volumen de la voz: La función más básica del volumen consiste en hacer que un mensaje llegue hasta un oyente potencial. Una voz que varía poco de volumen no será muy interesante de escuchar.
• La entonación: La entonación sirve para comunicar sentimientos y emociones. Muchas veces la entonación que se da a las palabras es más importante que el mensaje verbal que se quiere transmitir.
• La fluidez: Las vacilaciones, falsos comienzos y repeticiones son bastante normales en las conversaciones diarias. Otro tipo de perturbación incluye repeticiones, tartamudeos, pronunciaciones erróneas, omisiones y palabras sin sentido.
• La claridad: La claridad al hablar es importante. Si se habla arrastrando las palabras, a borbotones, con un acento o vocalización excesivos, uno se puede hacer más pesado a los demás.
• La velocidad: Hablar lentamente puede hacer que los demás se impacienten o se aburran. Por el contrario, si se hace con demasiada rapidez, uno puede no ser entendido.
• El tiempo de habla: Este elemento se refiere al tiempo que se mantiene hablando el individuo. Lo más adecuado es un intercambio recíproco de información.

No está tan desarrollada la investigación no verbal como para poder hacer afirmaciones claras en forma de recetas respecto al significado emocional indudable de cada comportamiento no verbal, pero estos sí dan señales y son expresión de intenciones emocionales; de ahí la importancia para un psicólogo de comprender su papel en la interacción.

Criterios para el Análisis No Verbal

El análisis de la comunicación no verbal requiere al menos tener en cuenta tres criterios básicos:

1. Cada comportamiento no verbal está ineludiblemente asociado al conjunto de la comunicación de la persona. Si es un gesto único, asume su significado en cuanto gesto y en cuanto que no hay más gestos.
2. La comunicación no verbal necesita ser congruente con la comunicación verbal y viceversa, para que la comunicación total resulte comprensible y sincera.
3. El estudio de la comunicación no verbal puede generar la sensación de que se está más capacitado para acertar. Es curioso observar que casi siempre nos acordamos más de cómo nos han dicho las cosas que del contenido real del mensaje.

Por ello, la comunicación no verbal tiene que formar parte consciente de nuestra vida, entre otras muchas razones, para conocer sus fundamentos y aplicarlos en nuestra práctica profesional y, ¿por qué no?, en el resto de las facetas de nuestra vida.

Nosotros nos comunicamos con nuestros alumnos para dar información técnica o expresar ideas, opiniones, sentimientos, etc. Todo esto se lleva a cabo gracias a la utilización de una serie de herramientas como el cuerpo, las palabras, los sonidos, las imágenes, etc., que debemos conocer y hacer uso de ellas. Porque en toda comunicación se transmite un mensaje; este, según las investigaciones de Mehrabian en la Universidad de California, es en un 7% verbal (solo palabras), 38% vocal (tono de voz, matices y otros sonidos) y el 55% no verbal. Por lo que casi el 90% tiene componente no verbal, es decir, no incluye la palabra.

Podemos definir la comunicación no verbal como el conjunto de elementos no verbales que hacen que aumente nuestra comprensión.

Componentes de la Comunicación No Verbal

Además de los componentes orales o paralingüísticos (volumen, tono, velocidad, fluidez, etc.), existen otros elementos no verbales:

• Contacto corporal: Muy asociado a las diferentes culturas y a la educación que hayamos recibido. Lo que es apropiado dependerá del contexto particular, de la edad y de la relación entre la gente implicada.
• Proximidad física (Proxémica): Su significado dependerá del entorno físico en el que se dé la situación, no solo de la distancia, así como también de las diferentes culturas. Además, en ellas nos dejamos llevar por el tacto y el olor, siendo menos importante el contacto visual, existiendo grandes diferencias interculturales (latinos muy cerca y los suecos o escoceses más alejados).
• Orientación: Indica las actitudes interpersonales. Dependerá de si el objetivo es dar más la sensación de dominio y control desde la tarima o, simplemente, pasar desapercibido y permitir que los demás se muevan con soltura. Muchas de estas orientaciones están preestablecidas, pero los cambios también lo son, porque si nos acostumbramos a diferentes situaciones, después nos costará menos trabajo adaptarnos a cualquier lugar, a cualquier espacio, etc.
• La postura corporal: Es otro acto involuntario que puede comunicar importantes señales sociales. Puede indicar:
  • Inclusión o exclusión: Postura que comunica interés y se caracteriza por encarar directamente al interlocutor.
  • Retirada: Postura negativa, de rechazo o de repulsa, comunicada retrocediendo o volviéndose hacia otro lado.
  Nuestra postura da signos del estado emocional en el que nos encontramos (tenso, relajado, preocupado, etc.). Por lo tanto, podemos observar también la de nuestros alumnos, así como corregir alguna de las nuestras para que al menos no se note. (Ejemplo: En una conversación, tener los brazos cruzados puede indicar cierre a la comunicación).
• Ademanes (Gestos): Son movimientos de las manos, de los pies o de otras partes del cuerpo. Algunos tienen como objeto comunicar mensajes definidos; otros son signos sociales involuntarios que pueden o no ser interpretados por otros.
• Inclinaciones de la cabeza: Son un tipo especial de ademán. Funcionan como refuerzo, recompensando y estimulando lo que ha ocurrido anteriormente (asentir con la cabeza significa acuerdo o comprensión) y para la sincronización de una conversación (una inclinación da permiso para continuar hablando; varias seguidas pueden indicar deseo de intervenir).
• Expresiones faciales (Boca, Mirada): La boca (hacia arriba: agrado; hacia abajo: desagrado) y la mirada son cruciales. En situaciones del tú a tú, dependiendo de la situación y de la intención, podemos utilizar miradas amorosas, amistosas, agresivas, curiosas, etc.
• La apariencia: Muchos aspectos de nuestra apariencia personal se controlan voluntariamente (vestimenta, pelo, etc.) y el fin normalmente es la auto-representación, es decir, cómo se ve a sí mismo el que así se presenta y cómo le gustaría ser tratado.

Consejos sobre Comunicación No Verbal Oral (Paralenguaje)

Los elementos paralingüísticos o vocales acompañan a los elementos verbales y son importantes porque el sonido:

• Es un medio básico de comunicación.
• Comunica sentimientos, actitudes y personalidad.
• Da énfasis y significado al habla.

Estos elementos deben ir siempre dentro de un contexto. Una persona deprimida habla despacio y en un tono bajo. Mientras que aquellas que hablan con un habla lenta y monótona son juzgadas como frías, perezosas y retraídas.

Algunos consejos a nivel de la comunicación no verbal oral son:

• Hablar con voz fuerte y clara (para que nuestro mensaje llegue bien y para dar aire de seguridad a lo que estamos diciendo).
• Utilizar variaciones en el tono y volumen para mantener el interés.
• Controlar la velocidad para asegurar la comprensión.
• Usar pausas estratégicamente para enfatizar puntos o permitir la reflexión.

Resumen de Componentes

Componentes no verbales:

• Mirada y contacto ocular.
• Sonrisas.
• Gestos (Ademanes).
• Postura.
• Proxémica (utilización del espacio).
• Asentimiento con la cabeza (Inclinaciones).
• Movimiento de manos y piernas.
• Apariencia personal.

Componentes paralingüísticos o vocales:

• Volumen.
• Entonación.
• Claridad.
• Velocidad.
• Pausas / Silencios.
• Inflexión.
• Tiempo de habla.
• Fluidez del habla.
• Perturbaciones del habla (vacilaciones, repeticiones).
• Número de muletillas.

Referencias Bibliográficas

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• Polo, N., Bustamante, A. Santa Marta: Universidad Sergio Arboleda. (Información incompleta)
• ROSCHELLE, Jeremy, & TEASLEY, Stephanie (1995). The construction of shared knowledge in collaborative problem solving. In C. O’Malley (Ed.), Computer-supported collaborative learning (pp. 69-197). Berlin, Germany: Springer Verlag. Consultado 20-02-2012. Disponible en: http://umdperg.pbworks.com/f/RoschelleTeasley1995OCR.pdf
• Serafini, M. Barcelona: Paidós. (Información incompleta)
• Tebar, B. Disponible en http://edutec.rediris.es/revelec2/revelec34/ (Información incompleta)
• “Cómo preparar una ponencia.” Akarsis. Texto elaborado por Marisol Grisales, tutora del Centro de Escritura de la Universidad de los Andes. (Fuente original del texto sobre ponencias)