Clasificación y Sistemas de Costos: Conceptos Clave para la Gestión Empresarial

1. Definición de Costo y su Diferencia con Gasto

El costo se define como la medida, en términos monetarios, de los recursos sacrificados para conseguir un objetivo determinado. Se habla del costo de un producto al dinero que se emplea para fabricarlo. Por otro lado, el gasto es el dinero que se emplea para distribuirlo y para administrar los procesos relacionados con la gestión, comercialización y venta del producto, es decir, para operar la empresa o negocio. Los gastos no se realizan con el propósito de generar posteriores ingresos, se incurre en ellos por necesidad. También se puede definir gasto como la reducción del patrimonio. Es el concepto de la contabilidad financiera vinculado a los principios contables o legislación contable.

Gasto que no es costo: Costo de oportunidad.
Costo que no es gasto: Impuesto a la renta.

2. Clasificación de los Costos

Existen diversas formas de clasificar los costos. Dos de las clasificaciones más comunes son:

2.1. Según su Identificación con el Objetivo de Costo

Costos directos: Se pueden identificar con un solo objetivo de costo, en forma económicamente factible. Ejemplo: Sueldo de un trabajador que hace pan.
Costos indirectos: No se pueden identificar con un solo objetivo, en forma económicamente factible. Ejemplo: Costo del sueldo del administrador.

2.2. Según su Variabilidad con el Nivel de Producción

Costos fijos: Son independientes, en un cierto rango, al nivel de actividad. Ejemplo: Arriendo del local.
Costos variables: Varían en proporción directa con el nivel de actividad. Ejemplo: Harina para el pan.
Costos semifijos: Crecen a saltos según se alcanzan ciertos volúmenes de actividad. Ejemplo: Energía eléctrica para producir pan, fijo para la luz, variable para el horno.
Costos semivariables: Fijos hasta un cierto nivel, luego variables. Ejemplo: Sueldos en función de la producción.

3. Sistemas de Costos: Por Procesos y por Órdenes de Trabajo

Un sistema de costos es un conjunto de registros, procedimientos y equipos utilizados para recopilar, en forma rutinaria, la información de los costos de una empresa. Su objetivo es medir los costos por objetivo de costos, como departamentos y productos.

Objetivos:

Costeo de productos.
Planeación y control.

Etapas de un Sistema de Costos:

Acumulación de los costos en los centros de responsabilidad (propósito de control).
Aplicación de los costos a los productos (propósito de costeo de productos).

3.1. Costeo por Órdenes de Trabajo

Objetivo de costo: Orden de trabajo o lote.
Se usa en empresas que producen a pedido o cuando hay centros de producción que fabrican muchos productos (ejemplo: imprentas, constructoras, etc.).
La hoja de costos acompaña al lote de producción, y en ella se registran los costos incurridos en cada departamento (MPD, MOD, CI).
Costo Unitario Lote i: (MPDi + MODi + CIi) / Tamaño Lote i

3.2. Costeo por Procesos

Objetivo de costo: Los procesos, que fabrican un solo producto en grandes cantidades.
Se usa en empresas con producción en grandes cantidades y en forma continua (ejemplo: productos químicos, textiles, acero, minería, etc.).
En cada proceso se miden los costos de MPD, MOD, CI incurridos en un período.
Luego se determina el costo promedio de pasar una unidad de producto a través del proceso.
Costo Unitario Proceso i: (MPD + MOD + CI) / Nº de unidades procesadas

Insumos de un Proceso:

Inventario inicial con un grado de terminación “a”, valorado a PI ($/u).
Unidades provenientes del proceso anterior, valoradas en Pu ($/u).
Costo de conversión = MOD + CI.

Productos del Proceso:

Inventario final, con grado de terminación “b”, y valorado en PI’ ($/u).
Unidades terminadas y enviadas al proceso siguiente, valoradas en Pu’ ($/u).

4. Costeo ABC (Activity-Based Costing)

El costeo ABC se basa en que los costos indirectos se reparten por cada actividad realizada para la producción. Primero, se procura que cada agrupación de costos tenga su actividad correspondiente. Segundo, la base para la distribución de costos son los inductores que generan dichos costos. Finalmente, el número de agrupaciones de costos es generalmente mayor al convencional.

Los factores que han influido para que este sistema sea cada vez más utilizado son el aumento de la importancia de los costos no relacionados con las actividades de producción, como administración, marketing, finanzas generales, etc.

5. Contabilidad Financiera, de Gestión y de Costos

Contabilidad financiera: Información de carácter externo en unidades monetarias según legislación contable. Responde a preguntas como: ¿Podrá la empresa saldar sus deudas? ¿Son suficientes los capitales propios? ¿Es correcta la rentabilidad?
Contabilidad de gestión: Información monetaria y no monetaria de carácter interno. Cada empresa con su propio sistema. Responde a preguntas como: ¿Qué productos son rentables? ¿Cuánto cuesta un determinado departamento? ¿Vale la pena subcontratar un servicio?
Contabilidad de costos: Parte de la contabilidad de gestión. Se encarga del cálculo de costos de productos o servicios, cálculo de costos de las secciones, valoración de existencias y apoyo en decisiones estratégicas.

Objetivo contabilidad gerencial: Proveer de información para apoyar la toma de decisiones, para la planificación y control de operaciones.

Objetivo de contabilidad de costos: Clasificar, acumular, controlar y asignar los costos. Proveer información para la elaboración de los estados financieros.

6. Definiciones Clave en la Gestión de Costos

Gasto: Reducción de patrimonio.
Costo: Sacrificio de recursos que se hace con la esperanza de obtener beneficios a futuro.
Gasto que no es costo: Costo de oportunidad.
Costo que no es gasto: Impuesto a la renta.
Objetivo de costo: Propósito o actividad para la cual se miden en forma separada los costos. Dependen de las decisiones tomadas. Ejemplo: productos, departamentos, etc.
Acumulación de costos y sistemas de costos: Recopilación de información de costos de forma organizada, mediante un sistema de contabilidad, para regularizar costos.
Costos directos: Se pueden identificar con un solo objetivo de costo, en forma económicamente factible.
Costos indirectos: Son los que no se pueden identificar con un solo objetivo, en forma económicamente factible.
Costos fijos: Son independientes, en un cierto rango, al nivel de actividad.
Costos variables: Varían en proporción directa con el nivel de actividad.
Costos semifijos: Crecen a saltos según se alcanzan ciertos volúmenes de actividad.
Costos semivariables: Fijos hasta un cierto nivel, luego variables.
Costo relevante: Costo futuro que será afectado por una decisión actual.
Costo hundido: Costo inamovible porque ya se produjo o porque una decisión ya tomada lo hace irremediable.
Costo incremental: Mayor costo derivado de la producción de un conjunto adicional de unidades.
Costo marginal: Costo de producir una unidad adicional.
Costo controlable: Costo que puede ser modificado por el responsable de un departamento o sección.
Costo histórico: El que ya se produjo.
Costo estándar: Costo preestablecido o futuro.
Estado de costos: Informe detallado con información interna de la empresa. Se presenta un análisis de cada cuenta del registro de costos, con los registros de cada cifra que conforman los costos de producción y de ventas de un periodo tomado en consideración.

7. Punto de Equilibrio y Margen de Seguridad

El planteamiento de las utilidades, el control de los costos y la toma de decisiones requieren una comprensión de los costos y su comportamiento en los distintos niveles de producción. La relación existente entre los costos e ingresos y, por tanto, entre los costos y las utilidades pueden expresarse ya sean gráficamente o a través de informes.

La teoría de los costos plantea para la relación de los costos con el volumen y la formación de utilidades, varios supuestos simplificadores cuya herramienta principal es el cálculo del punto de equilibrio.

El comportamiento de los ingresos y costos se definen en forma lineal.
Los elementos del costo pueden descomponerse en elementos fijos y variables; más que un supuesto es la definición del enfoque variable.
Los precios de venta y los elementos de costo se suponen constantes.
La composición de las ventas se supone constante.
Los cambios de los niveles de inventario inicial y final deben ser insignificantes, es decir, todo lo que se produce se vende.

Punto de equilibrio: Donde los ingresos totales por ventas se igualan con los costos totales. Corresponde al punto donde la empresa no tiene pérdidas ni ganancias.

Margen de seguridad: Cantidad que se deja de vender sin obtener pérdidas ni ganancias.

Fórmulas:

Punto de equilibrio en unidades (Q.E.): Costos fijos / Margen de contribución unitario.
Punto de equilibrio en valores (V.E.): Costos fijos / Razón de contribución (R.C.).
Punto de equilibrio en valores (V.E.): Precio de venta x Q.E.
Razón de contribución: R.C. = Margen de contribución unitario (m.c.u) / Precio de venta
Razón de contribución: R.C. = Margen de contribución total / Venta total
Razón de recuperación: R.R. = Costo variable unitario / Precio de venta
Razón de recuperación: R.R. = Costo variable total / Venta total
R.C. + R.R. = 1

8. Asignación de Costos Indirectos: Método ABC (Activity-Based Costing)

Ideas claves:

Los productos no consumen costos, sino actividades.
Las actividades son las que consumen recursos.

Consecuencias:

Una adecuada gestión de costos debe actuar sobre las actividades (mejora continua).
A mayor consumo de actividades por parte de un producto, mayor asignación de costos indirectos.
Este método aporta aún más información que los anteriores, pero también requiere más horas de profesionales; no es fácil de implantar y gestionar.

Método:

La asignación de los costos directos es igual al método tradicional.
La diferencia entre ellos radica en el tratamiento de los costos indirectos.
El método de costos ABC distribuye en primer lugar los costos indirectos entre los diversos centros de costos; a continuación, dentro de cada centro reparte estos costos entre las diferentes actividades que realiza cada uno de ellos; y finalmente reparte los costos asignados a estas actividades entre los diversos productos.

Ejemplo: El centro de costos»Compra» realiza distintas actividades: búsqueda de proveedores, negociación de pedidos, control de calidad del material recibido, etc.

Este método se basa en que las actividades que realiza una empresa son las que originan los costos, son las responsables de que las empresas incurran en los mismos, y por ello es fundamental controlar cómo evolucionan estas actividades.