Benchmarking, Outsourcing, Competencias Laborales y Planificación Estratégica: Conceptos Clave

Benchmarking: Mejora Continua y Adaptación de Mejores Prácticas

El benchmarking es una herramienta de gestión que consiste en tomar como referencia las mejores prácticas de otras empresas, ya sean competidoras directas o de otros sectores, y adaptarlas a la propia organización, incorporando mejoras. No se trata de copiar, sino de aprender y superar.

Características del Benchmarking

Proceso continuo: La búsqueda de las mejores prácticas es una actividad constante y requiere actualización permanente.
Proceso sistemático: Sigue una metodología estructurada.
Medición y comparación: Se basa en medir y comparar los procesos propios con los de las empresas líderes.
Aprendizaje: El objetivo es aprender mejores formas de operar, procedimientos, recursos, tecnologías y prácticas.

Tipos de Benchmarking

Según Casadesús, existen diferentes tipos:

Interno: Búsqueda de buenas prácticas dentro de la propia organización (diferentes empresas, plantas o unidades).
Externo: Comparación con empresas externas. Se subdivide en:
- Competitivo directo: Análisis de competidores directos que destacan en el área a mejorar. La obtención de datos puede ser compleja.
- No competitivo (funcional): Análisis de empresas no competidoras, de diferentes mercados o sectores.

Pasos para Implementar el Benchmarking

Identificar áreas de mejora: Determinar los aspectos que se someterán a benchmarking.
Seleccionar empresas de referencia: Elegir las organizaciones que destacan en las áreas identificadas.
Definir la información a recolectar: Especificar los datos relevantes sobre las empresas seleccionadas.
Recolectar la información: Utilizar fuentes y métodos adecuados para obtener los datos.
Analizar la información: Comparar los aspectos propios con los de las empresas de referencia, identificando las mejores prácticas.
Adaptar e implementar mejoras: Tomar las mejores prácticas, adaptarlas a la propia empresa e implementar mejoras.

Objetivos y Fundamentos del Benchmarking

El objetivo principal es definir metas razonables y lograr la mejora continua. Es un proceso de dirección y un medio para descubrir y comprender las prácticas necesarias para alcanzar los objetivos.

Fundamentos clave:

Conocer la propia operación (fortalezas y debilidades).
Conocer a los líderes de la industria y competidores.
Incorporar lo mejor y buscar la superioridad.

Ventajas y Desventajas del Benchmarking

Ventajas:

Aplicable a cualquier proceso.
Herramienta de mejora continua.
Útil para pronósticos de mercado.
Fuente de nuevas ideas.
Ayuda a la fijación de objetivos y a la planificación estratégica.

Desventajas:

Alto costo.
Requiere personal capacitado.
Proceso largo y continuo.
Debe reservarse para cuestiones de vital importancia.

Outsourcing: Externalización Estratégica de Procesos

El outsourcing, también conocido como subcontratación, externalización o tercerización, es un proceso en el cual una empresa contrata a otra organización externa para que se encargue de la realización y administración de determinadas actividades o procesos.

Ventajas del Outsourcing

Permite a la empresa enfocarse en sus actividades principales.
Reduce costos en áreas como limpieza, entre otras.
Acceso a tecnología especializada.
Permite una organización más ágil y eficiente.
Fomenta la innovación.
Mejora la imagen de la empresa al contratar servicios especializados.
Delegación de procesos de recursos humanos (negociaciones, reclutamiento).

Desventajas del Outsourcing

La reducción de costos puede no ser suficiente.
Posible insatisfacción del cliente con el servicio subcontratado.
Falta de capacitación de la empresa subcontratada.
Riesgo de afectar las áreas operacional, administrativa o financiera.
Posible choque cultural.
Pérdida de contacto directo con el cliente.

Tipos de Outsourcing

Según su finalidad:

Táctico: Externalización de funciones no esenciales, principalmente para reducir costos.
Estratégico: Busca una relación estable y una alianza estratégica con la empresa subcontratada, mejorando la calidad, el servicio o la capacidad.

Según su naturaleza:

Co-Sourcing: Compartición de responsabilidades y riesgos entre la empresa contratante y la subcontratada.
In-house: Los servicios se realizan dentro de las instalaciones de la empresa contratante.
Off-shoring (Deslocalización): Contratación de servicios a una empresa en el extranjero, generalmente por menores costos.
Off-site: Los servicios se generan en las instalaciones de la empresa subcontratada.

Niveles de Outsourcing

Partes complementarias: Compra de piezas o subpiezas a otra empresa.
Individual: Delegación de tareas de un trabajador o administrador.
Funcional: Delegación de una función que requiere conocimientos especializados.
Proceso: Delegación de un proceso completo (ej. reclutamiento en RRHH).

Áreas Comunes de Aplicación del Outsourcing

Finanzas y contabilidad.
Administración de capital e inversiones.
Administración inmobiliaria.
Recursos humanos.
Logística.

Proceso de Decisión para Implementar el Outsourcing

Compromiso y estrategia: Definir objetivos y cambios en la organización.
Selección de actividades: Identificar las tareas a externalizar y buscar empresas especializadas.
Elección de la empresa: Análisis detallado de las empresas preseleccionadas.
Contrato: Negociación detallada de acuerdos, restricciones y obligaciones.
Transición: Plan de transición con medidas de progreso.
Administración y mejora: Vigilancia, establecimiento de estándares y comprobación de objetivos.

Competencias Laborales: Clave para el Desempeño y la Empleabilidad

Las competencias laborales son la capacidad de llevar a cabo una actividad o tarea de manera efectiva, integrando conocimientos, habilidades y actitudes. Una persona es competente cuando:

Moviliza sus conocimientos, habilidades y actitudes para resolver situaciones complejas.
Realiza actividades para lograr los resultados esperados.

Tipos de Competencias

Básicas: Conocimientos y habilidades fundamentales para integrarse a la sociedad (lenguaje, comunicación, resolución de problemas, tecnología).
Conductuales: Habilidades y conductas relacionadas con atributos personales (orientación al logro, innovación).
Funcionales (Técnicas): Habilidades técnicas específicas de una función laboral, según estándares de calidad.

Estándares de Competencias Laborales

Describen las mejores prácticas de una empresa o sector.
Son indicadores del desempeño competente.
Incluyen conductas asociadas a las actividades.

Aplicaciones de los Estándares de Competencias

Diseño de programas de capacitación.
Desarrollo de sistemas de gestión de recursos humanos.
Evaluación del desempeño.

Perfiles Ocupacionales

Agrupación de estándares o unidades de competencias laborales que definen un oficio o cargo.

Competencias de Empleabilidad

Conjunto de conocimientos, actitudes y habilidades genéricas necesarias para:

Obtener un empleo.
Adaptarse a diferentes roles dentro de una organización.
Crecer y desarrollarse en el puesto laboral.

Modelos de Competencias de Empleabilidad

Comunicación.
Planificación y gestión de proyectos.
Trabajo en equipo.
Efectividad.

Beneficios de los Estándares de Competencia

Para los trabajadores:

Mejorar su aporte a las empresas.
Aumentar su empleabilidad.
Planificar su desarrollo profesional.
Movilidad entre sectores productivos.

Para las empresas:

Reclutamiento y selección más eficientes.
Evaluación de desempeño más precisa.
Inversión en capacitación más efectiva.
Mejora de la satisfacción laboral y el clima organizacional.

Para los jóvenes: Facilitan la transición al mundo laboral.

Planeación Estratégica: Herramienta para la Ventaja Competitiva

La planeación estratégica es una herramienta fundamental de la gerencia estratégica. Busca crear o preservar ventajas competitivas para la organización, formulando e implementando estrategias en función de su misión, objetivos, entorno y recursos.

Tipos de Planes

Estratégicos: Establecen metas organizacionales, definen estrategias y políticas a largo plazo. Son diseñados por altos ejecutivos.
Operacionales: Implementan los planes estratégicos a través de actividades diarias.

Diferencias entre Planes Estratégicos y Operativos

Horizonte temporal: Los estratégicos son a largo plazo (años o décadas), los operativos a corto plazo.
Alcance: Los estratégicos abarcan una amplia gama de actividades, los operativos son más específicos.
Complejidad e impacto: Las metas estratégicas son generales, las operativas son más detalladas.
Independencia: Los planes operativos deben reflejar los planes estratégicos y la misión general de la organización.

Importancia de las Metas

Proporcionan un sentido de dirección.
Permiten enfocar los esfuerzos.
Guían los planes y decisiones.
Ayudan a evaluar el progreso.

Proceso de Planeación Estratégica

Formulación de la estrategia: Definir la misión, identificar oportunidades y amenazas, analizar fortalezas y debilidades, establecer objetivos, generar y elegir estrategias.
Implementación de la estrategia: Establecer objetivos anuales, definir políticas, motivar a los empleados y asignar recursos.
Evaluación de la estrategia: Monitorear la ejecución y determinar si la estrategia está funcionando.

Matriz FODA (DAFO)

Estructura conceptual para un análisis sistemático que relaciona las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de una organización.

Tipos de estrategias FODA:

FO (Fortalezas – Oportunidades): Usar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades externas.
FA (Fortalezas – Amenazas): Usar las fortalezas para minimizar el impacto de las amenazas.
DA (Debilidades – Amenazas): Disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas.
DO (Debilidades – Oportunidades): Mejorar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas.