Auditoría de Recursos Humanos: Un Análisis Completo

Auditoría de Recursos Humanos

Auditoría de recursos humanos: se entiende como el análisis de las políticas y las prácticas del personal de una organización y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorarlas.

El propósito principal de la auditoría: mostrar cómo funciona el programa, con la identificación de prácticas y condiciones perjudiciales para la organización, aquellas cuyo costo no compensa o las prácticas o condiciones que deben incrementarse.

La auditoría: es un sistema de revisión y control que informa a la administración sobre la eficiencia y eficacia del programa de desarrollo.

Sistema de administración de recursos humanos: requiere de estándares para una evaluación continua y un control sistemático de su funcionamiento.

La norma o estándar: es un criterio o modelo establecido previamente que permite comparar los resultados u objetivos alcanzados. Permite evaluar los resultados para efectuar ajustes y correcciones al sistema para que funcione mejor. Los estándares permiten la evaluación y el control en razón de la comparación con:

Resultados: el estándar y la variable se comparan cuando termina la operación.
Desempeño: el estándar y la variable se comportan al mismo tiempo que la operación es decir, cuando la comparación es simultánea a la operación.

La comparación: busca comprobar el grado de concordancia entre una variable y su estándar.

El área de RH: se ocupa de planear, organizar y controlar actividades relacionadas con la vida del personal en la organización.

La función de auditoría no es tan solo indicar fallas y problemas, sino también sugerencias y soluciones, el papel de la auditoría de recursos humanos es sobre todo educativa.

Fuentes de información para la auditoria de recursos humanos: la auditoria de recursos humanos se basa en verificaciones, seguimientos, registros y estadísticas.

Las auditorías: comienzan por evaluaciones de las relaciones organizacionales que afectan la administración de las relaciones organizacionales que afectan la administración del potencial humano, incluso el personal de línea y de staff, las decisiones de los miembros del staff de recursos humanos y el apoyo económico necesario para los diversos programas. A partir de ahí se aplican diversas normas y medidas; se examinan los registros y los informes de personal; se analizan, comparan y por último se prepara un informe final con recomendaciones de cambios y modificaciones.

Niveles de Productividad en la Auditoría de Recursos Humanos

A partir de la política de la organización, la auditoría de recursos humanos se dirige a uno o todos los niveles de productividad siguientes:

Resultados: incluso los logros concretos y la resolución de problemas por parte de la administración vigente.
Programas: incluso prácticas y procedimientos de recursos humanos.
Políticas: tanto las explícitas y formalizadas por la empresa como las implícitas y no formalizadas.
Filosofía de administración: sus prioridades, valores, metas y objetivos.
Teoría: relaciones y exposiciones que explican y relacionan filosofías, políticas y prácticas de personal de la organización.

La auditoria permite comprobar: hasta qué punto la política de recursos humanos se basa en una teoría aceptable, hasta qué punto la práctica y los procedimientos son adecuados para la política y la teoría adoptadas.

Resultados de la Auditoría de Recursos Humanos

Resultados de RH:

(indicadores de eficiencia y eficacia en cuanto a la formación de staff, capacitación y desarrollo, remuneración, prestaciones sociales y relaciones sindicales, entre otros)
(clasificación de objetivos y expectativas en cuanto a área de RH en términos de cantidad, calidad y costos.)
(Asignación de recursos y resultados obtenidos.)
(Contribución del área de RH a los objetivos y resultados de la organización.)
(Clima organizacional, implica e incentivos para la participación del personal).

El Agente de la Auditoría

El agente de la auditoría de recursos humanos: algunas empresas contratan a un consultor externo que conoce las experiencias de otras empresas y realiza una auditoría global o se dedica, en alguna parte del tiempo, a ciertos aspectos de las prácticas y estrategias de recursos humanos.

Cambios que Afectan la Auditoría de Recursos Humanos

Los cambios más importantes que alteran el escenario de la auditoria de recursos humanos son:

Cambios en las filosofías y las teorías administrativas: en particular las que consideran la participación del empleado y procuran que se identifique con las influencias significativas y positivas para el desarrollo y el éxito de las organizaciones.
Cambios en el papel del gobierno: su creciente intervención para vigilar la administración del potencial humano y proteger los interés de los empleados, con el aumento de la seguridad económica y el impulso del pleno empleo.
Expansión de los sindicatos: determinación bilateral de la política de empleo mediante las relaciones con los empleados.
Incrementar salariales: con los costos crecientes de la mano de obra y oportunidades para obtener una ventaja competitiva con la administración de personas.
Cambio en las habilidades requeridas: debido a una creciente proporción de trabajadores técnicos y profesionales, los cuales presentan problemas más difíciles para su administración y una actitud más crítica ante ella.
Incremento de egresos: para las divisiones de staff de recursos humanos.
Competencia internacional: más agresiva como resultado de la globalización económica.

El Control en la Gestión de Recursos Humanos

El control: se considera la última etapa del proceso administrativo, aunque normalmente la planeación y el control están relacionados; incluso, algunos autores consideran que el control es parte de la planeación. Implica la comparación de lo obtenido con lo esperado, lo anterior, normalmente se realiza al final de un periodo previamente establecido, esto se hace para determinar si se alcanzaron, se igualaron o fueron superados de acuerdo a lo esperado.

Aspectos Clave del Control

Congruencia con los planes establecidos: el control estará encaminado a verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
Medición: para llevar un control es indispensable la medición y cuantificación de los resultados.
Detectar desviaciones: aquí analizaremos las diferencias que pudieran presentarse entre lo planeado y ejecutado.
Establecimiento de medidas correctivas: si detectamos errores en la aplicación del control, es conveniente hacer las correcciones y ajustes necesarios.

Establecimiento de medidas correctivas: si detectamos errores en la aplicación del control, es conveniente hacer las correcciones y ajustes necesarios.

Por medio del control:

❖ Se establecen medidas correctivas encaminadas al logro de los objetivos.
❖ Se da en todas las demás funciones administrativas.
❖ Determinamos y analizamos las causas que en un futuro pueden originar desviaciones.
❖ Obtenemos información respecto de la situación de los planes, sirviendo como base al reiniciarse el ciclo administrativo.
❖ Reducimos costos y tiempos al contrarrestar los errores presentados.
❖ Al aplicarlo se hace conciencia sobre el proceso administrativo en la empresa, y consecuentemente en alcanzar los niveles máximos de productividad de los recursos de la empresa en general.

Principios del Control

Equilibrio.- consiste en verificar que las responsabilidades conferidas se cumplan, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo debidamente.
De los objetivos.- El control es posible si existen estándares de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. El control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos.
De la oportunidad.- aplicar los controles antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente
De las desviaciones.- Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes, deberá ser investigada para conocer las causas que la generaron, y así poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro.
Costeabilidad.- Los beneficios que se obtengan con la implantación de los controles debe ser mucho mayor que los del costo de operación de estos.
De excepción.- Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que representan mayores beneficios a la empresa, sin descuidar las áreas donde no se lograron los planes establecidos.
De la función controlada.- Este principio se refiere a la determinación de quienes han de realizar las funciones de controlar. No se debe ser juez y parte.

Etapas del Control

a) Establecimiento de estándares: Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo ó patrón sobre el cual se efectúa el control. Los estándares son el parámetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa.
- Rendimiento de beneficios.- Es la utilidad que obtenemos de comparar ésta con la inversión de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo.
- Posición en el mercado.- Estándares que se utilizan para determinar la aceptación de algún producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercialización para tal efecto.
- Productividad.- Se aplica tanto en el área de producción como en todas las áreas que conforman la empresa, se obtiene en base al estándar horas-máquina, horas-hombre.
- Calidad del producto.- Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de nuestro producto en comparación con la competencia.
- Desarrollo del personal.- Estándar enfocado al elemento humano, concerniente a su desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo.
- Evaluación de la actuación.- Determina los límites de productividad del elemento humano en la empresa.
TIPOS DE ESTÁNDARES
- Estándares en Cantidad: Número de empleados, porcentaje de rotación de los mismos, número de admisiones, índice de accidentes, etc.
- Estándares de Calidad: Método de selección utilizado y resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluación del desempeño, etc.
- Estándares de Tiempo: Rapidez en la integración del personal recién admitido; promedio de permanencia del empleado dentro de la empresa, tiempo de proceso en las solicitudes de personal, etc.
- Estándares de Costo: Costo directo o indirecto de la rotación del personal, costo directo e indirecto de los accidentes de trabajo, costos de los beneficios sociales, costos de los encargos sociales, relación costo-beneficio de entrenamiento, etc.
De modo general, los estándares permiten la evaluación y el control mediante la comparación con:
- Resultados: Cuando la comparación entre el estándar y la variable, es hecha después de terminada la operación; presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y los errores de una operación ya terminada, una especie de certificado de defunción de algo que ya ocurrió.
- Desempeño: Cuando la comparación entre el estándar y la variable se hace paralelamente a la operación, o sea, cuando la comparación acompaña la ejecución de la operación.
b) MEDICIÓN DE RESULTADOS
Como su nombre lo indica, en ésta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estándares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de información de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los canales idóneos de la comunicación.
c) CORRECCIÓN
Los controles tienden a conducir a la acción correctiva, cuando detectamos fallas, debemos verificar dónde está el mal, cómo sucedió, quién es el responsable y así tomar las medidas de corrección pertinentes.
Cuando en la medición de resultados encontramos desviaciones en relación con los estándares, es conveniente hacer el ajuste o corrección correspondiente. Normalmente las tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la empresa, sin embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la desviación es un síntoma ó una causa.
d) RETROALIMENTACIÓN
Es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Dependerá mucho de la calidad de la información que se obtenga para que la retroalimentación fluya de manera rápida.

Control de Recursos Humanos

Es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de éste departamento

Auditoria de recursos humanos.- En cualquier función que se desarrolla en una empresa existen ciertas deficiencias, es por ello que mediante la auditoría de recursos humanos se evalúan y analizan tales deficiencias, para recabar ésta información es necesario realizar entrevistas y cuestionarios.
Evaluación de la actuación.- Mediante ésta, evaluaremos la efectividad de los trabajadores de la organización, se lleva a cabo mediante estándares de evaluación en los que intervienen factores como rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamación de los clientes, entre otros

Evaluación de reclutamiento y selección.- Se concentra en evaluar lo efectivo que son los programas y procedimientos concernientes al área de personal analizando ciertos aspectos como efectividad en el proceso de selección, eficiencia del personal contratado, así como su rápida integración a los objetivos de la empresa, las causas que provocan las renuncias y despidos de los trabajadores.

Evaluación de capacitación y desarrollo.- Para llevar a cabo dicha evaluación es conveniente apoyarnos del estudio de ciertos índices como productividad y desarrollo del personal.

Evaluación de la motivación.- Es uno de los aspectos más difíciles de evaluar, porque como ya sabemos, la motivación no podemos medirla:

– Encuestas de actitud.
– Estudios sobre ausentismo, retardos.
– Frecuencia de conflictos.
– Buzón de quejas y sugerencias.
– Productividad.

Evaluación de sueldos y salarios.- Esta, es una situación un tanto delicada y riesgosa, debido a que el personal de la empresa siempre estará inconforme con su pago. Algunas medidas que se adoptan para efectuar éste tipo de control son las siguientes:

❖ Investigación de salarios con empresas de la región que tengan características similares.
❖ Estudios de incentivos en relación con la productividad.
❖ Presupuestos de salarios.
❖ Evaluación de puestos.

Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.- Para medir la efectividad de éstos programas, se lleva a cabo a través de análisis y registros:

❖ Índices de accidentes.
❖ Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.
❖ Estudios de ausentismo, de fatiga.
❖ Sugerencias y quejas.

Base de Datos

BASE DE DATOS.
Son elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formación del juicio. Un dato es solo un índice, una manifestación objetiva posible de ser analizada subjetivamente, es decir exige la interpretación del individuo para poder ser manejada.

Procesamiento de Datos:
Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, o para tener otra información (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.

Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de máquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de información.
Semiautomático: Es cuando presenta características del procesamiento manual unidas a las características del proceso automático, es decir, cuando se utilizan máquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o información uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual)
Automático: Es cuando la máquina está programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes.

El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados medidas estadísticas de posición o de tendencia, etc.