Auditoría de Caja, Bancos y Cuentas por Cobrar: Procedimientos y Objetivos

Auditoría de Caja y Bancos

La auditoría de caja y bancos implica la verificación del efectivo y los activos representados por moneda de curso legal, disponibles en cualquier momento. Estos activos pueden estar físicamente presentes o depositados en una entidad bancaria.

Valores Similares por su Fácil Disposición

Fondos fijos (caja chica)
Efectivo o documentos de cobro inmediato (giros bancarios, postales, cheques, monedas extranjeras)
Depósitos monetarios, de ahorro o a plazo fijo
Fondos restringidos o destinados para fines especiales (prestaciones laborales, inversiones)
Cheques extendidos por la empresa, pero retenidos en su entrega a los beneficiarios

NIIF y Principios Básicos de Contabilidad Aplicables

Entidad
Unidad monetaria del periodo contable
Revelación suficiente
Sustancia antes que forma

Objetivos de la Auditoría de Caja y Bancos

Comprobar la autenticidad (en cantidad y calidad) de los fondos de efectivo y cuentas bancarias propias de la empresa.
Determinar si dentro del rubro del Estado de Situación Financiera se presentan todos los fondos y cuentas disponibles propias de la empresa.
Determinar si los fondos cumplen las condiciones de disponibilidad y sin restricción en cuanto a su uso y destino.
Determinar si las divisas extranjeras incluidas están adecuadamente valuadas a la fecha del balance.
Verificar su adecuada presentación en el Estado de Situación Financiera.

Control Interno

Segregación de funciones (separación de labores)
Fianzas de fidelidad (pagos que realiza la empresa para asegurar fondos)
Firmas autorizadas – firmas mancomunadas
Límites de pago
Depósitos diarios
Arqueo periódico y conciliaciones regulares
Control sobre la recepción de ingresos diarios
Control efectivo de disponibilidad

Procedimiento de Auditoría

Arqueo: Principal procedimiento aplicable al examen del efectivo. Consiste en efectuar un recuento físico de los mismos.
Confirmación bancaria: Enviar una carta al banco donde se manejan las cuentas bancarias. La solicitud la envía el cliente y la respuesta del banco debe ser recibida por el auditor.
Conciliación de saldos: Determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo de bancos según la empresa y el saldo que muestra el estado de cuenta bancario.
Estudio y análisis del movimiento: Seleccionar un periodo cualquiera y revisar los movimientos registrados.
Revisión de transferencia entre bancos: Para establecer la justificación y efecto de los traspasos entre cuentas de la empresa o sus afiliadas.
Examen de hechos y transacciones posteriores: Para verificar las operaciones e información proporcionada en la conciliación bancaria.
Verificación de la valuación de moneda extranjera: Determinar el adecuado procedimiento utilizado por la empresa para la valuación en relación con el mercado cambiario en que realiza sus operaciones.

Fondos, Agencias y Documentos por Liquidar

Son fondos que se trasladan a través de cheques o voucher a instituciones públicas y privadas, para ser liquidados constantemente.

Programa de Auditoría

Año Actual

Efectivo (caja chica)
Conciliaciones bancarias de movimientos, determinar
Cheques pendientes de cobro
Cheques al portador
Cotejar cheques emitidos contra liquidaciones de fondo fijo y documentos pendientes
Documentos de legítimo abono a fondos situados año actual
Verificar los depósitos que complementen una liquidación y determinar que sea efectivo

Años Anteriores

Cotejar saldos contra los documentos de legítimo abono que existan.

Corte y Arqueo de Caja

Consiste en verificar que los ingresos del día coincidan con los rubros de compra, facturas al contado y reporte de máquina registradora.

Programa de Auditoría

Efectivo existente a fecha de auditoría, cotejándose estos contra los comprobantes emitidos (formas, facturas, recibos)
Análisis de ingresos correspondientes al año que se está auditando
Que el cobro que se haga corresponda al servicio que se prestó o al bien, objeto de venta.
Comprobar el depósito inmediato a la cuenta bancaria que corresponda.
Su reporte al departamento de caja central, en base a lo normado para realizar esta actividad.
Arqueo de formas
Cheques sin fondos, emitidos a favor de la dependencia
Obtener certificación de las autoridades de la dependencia, de sus fuentes de ingreso.

Auditoría de Cuentas por Cobrar

Son los créditos a favor de la empresa, documentados o en cuenta corriente, provenientes de ventas de mercancías o servicios, de préstamos o pagos por cuenta de terceros.

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por las ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto similar.

NIIF y Principios Básicos de Contabilidad Aplicables

Criterio prudencial
Reglas de presentación
De la entidad
Consistencia
Unidad monetaria
Sustancia antes que forma

Objetivos de la Auditoría de Cuentas por Cobrar

Verificar su existencia física: Materialidad del documento que ampare el derecho de cobro.
Verificar la autenticidad del derecho de cobro: El adeudo es un derecho real a favor de la empresa.
Verificar su valuación y probabilidad de cobro: Determinar que las cifras que se muestran como cuentas por cobrar, además de representar un derecho real, son recuperables en ese importe.
Determinar limitaciones del derecho de cobro: Definir la existencia de algún compromiso por el cual la empresa no pueda exigir ampliamente el cobro del derecho que representan.
Cuidar su presentación adecuada de los Estados Financieros: Examinar si las cuentas por cobrar están correctamente clasificadas en atención al origen (clientes, funcionarios y empleados) y en atención al plazo (cuentas por cobrar a corto y largo plazo).

Control Interno

Separación de labores de las personas que operan los registros auxiliares, de quienes reciben cobros o realizan ventas.
Establecimiento de límites de crédito y designación de funcionarios autorizados para otorgarlos.
También para el otorgamiento de descuentos y rebajas.
Autorización especial para la cancelación de cuentas incobrables.
Conexión periódica de los registros auxiliares con el mayor.
Envíos regulares de estados de cuenta y solicitud de confirmación de adeudo.
Elaboración de balances por antigüedad y estudio periódico de la recuperación de saldos vencidos.
Investigación periódica de saldos rojos.
Arqueos periódicos de facturas, documentos, contraseñas de clientes.

Procedimiento de Auditoría

Confirmación de adeudo: También llamada circularización, consiste en enviar una carta al deudor donde se le pide que conteste si está de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo.
Clases de confirmación
- Positiva: Cuando el deudor debe contestar ratificando por escrito. El cliente siempre contesta, esté o no de acuerdo.
- Directa: Cuando se le proporciona el saldo para que pueda comparar con sus registros contables.
- Indirecta: También llamada ciega, no se le menciona el saldo para que proporcione sus propias cifras.
- Negativa: Cuando se le pide que conteste solo cuando no esté de acuerdo.
Cobros posteriores: Verificar los pagos o entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes en los días inmediatos siguientes a la fecha de cierre. El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce; la cuenta por cobrar es real.
Arqueo de documentación: Sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa. Los documentos motivo de arqueo son:
- Letras de cambio
- Pagarés
- Facturas
- Contraseñas de los clientes pendientes de cobro
Análisis de saldos: Estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las operaciones asentadas en ella. Se aplica el análisis a saldos importantes para fortalecer los procedimientos anteriores.
Conexión contra otras cuentas: Se aprovechan los efectos de la partida doble.
Estudio de la recuperabilidad: Este estudio se lleva a cabo como sigue:
- Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos más importantes o antiguos.
- Solicitando a los abogados de la empresa su opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentran tramitando.
- Analizando la correspondencia en los expedientes de clientes.

Con los resultados de la investigación, se puede juzgar si el importe de la estimación para cuentas incobrables es suficiente o insuficiente.

Análisis de la estimación para cuentas incobrables: El estudio de la recuperabilidad es un factor importante que define la razonabilidad de esta cuenta. Hacer un estudio específico de los movimientos contables que haya mostrado durante el año.