Análisis y Gestión de Proyectos: Una Guía Completa

Definición de Proyecto

Un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente ante un problema que permita resolver una necesidad humana de forma eficiente, segura y rentable. Surge de:

• La idea para resolver un problema. Ejemplo: reemplazar tecnología obsoleta.
• La manera de aprovechar una oportunidad de negocio. Ejemplo: demanda insatisfecha.

Al identificar el problema se buscan diferentes soluciones y cada una es un proyecto, que:

1. Se prepara viendo la magnitud de los costos, beneficios e inversiones. Ejemplo: construye flujos de fondos.
2. Se evalúa, midiendo la rentabilidad del proyecto según supuestos, análisis cualitativos y sensibilización.

Tipología de los Proyectos

1. Según el objeto o finalidad del estudio se puede medir:

   1. La rentabilidad del proyecto. Sin considerar procedencia de los fondos.
   2. La rentabilidad de la inversión de los socios o los recursos propios.
   3. La solvencia de pago para posibles deudas con terceros.

2. Según el objeto o finalidad de la inversión pueden ser:

   1. Proyectos para la creación de nuevos negocios. Determinar costos y beneficios asociados a la inversión.

   2. Proyectos de modernización. ¿Qué costos y beneficios relevantes tengo?

      • Outsourcing. Tercerizar la producción y dedicarme a otra cosa.
      • Internalización. Comienzo a producir yo.
      • Ampliación de los niveles de operaciones de la Empresa. Compro activos para aumentar la capacidad productiva de un producto nuevo o existente.
      • Abandono de líneas de productos. Elimino actividades no rentables y libero recursos para asignarlos eficientemente.
      • Reemplazo de activos. ¿Cuál es la conveniencia de la sustitución? Ejemplo: ambulancia impacta en costos, no en ingresos.

3. Según su dependencia pueden ser:

   1. Dependientes. Proyectos que se realizan siempre que se haga otra inversión.
   2. Independientes. Proyectos que no dependen de otros. No lo afectan.
   3. Excluyentes. Uno impide la realización del otro.

Evaluación Privada del Proyecto

Se analizan los costos y beneficios que un proyecto tiene para su dueño o inversor. Maximiza el bienestar en formas privadas. Utiliza los precios del mercado de los bienes y/o servicios. Los flujos están afectados a impuestos y subsidios.

Evaluación Social del Proyecto

Compara costos y beneficios que el proyecto genera para las personas de un país o comunidad. Se maximiza el bienestar colectivo.

Alcance del Estudio del Proyecto

Hay varios estudios particulares a realizarse para evaluar un proyecto. El análisis de las viabilidades se hace al iniciar un proyecto, si alguno de ellos llega a una conclusión negativa el proyecto no debería llevarse a cabo.

• Viabilidad comercial. ¿Es un bien o servicio valorado por el mercado? ¿Qué aceptación tendría?
• Viabilidad técnica. ¿Es posible hacer el proyecto física y materialmente? ¿El mercado dispone de la tecnología, los recursos y las condiciones para producir el bien o servicio?
• Viabilidad legal. ¿Existe alguna ley o restricción que impida su habilitación y realización?
• Viabilidad organizacional o de gestión. ¿Se tiene el know-how y la capacidad administrativa para llevar adelante el proyecto?
• Viabilidad ambiental. El proyecto ¿genera un impacto negativo o positivo para el ambiente?
• Viabilidad económica y financiera. ¿Qué relación hay entre mis costos y beneficios? ¿Qué costos tengo que asumir para llevar a cabo el proyecto? ¿Qué beneficios tiene mi proyecto?
• Viabilidad social. ¿Cumple con los intereses de la comunidad interna y externa? ¿Qué RSE generas con la comunidad que te rodea?
• Viabilidad política. ¿El proyecto respeta los acuerdos, convenios y reglamentos internos de cada uno de sus participantes?

Etapas de la Gestión de un Proyecto

1. Idea. La empresa busca nuevas ideas de proyecto. Identifica problemas a resolver u oportunidades a aprovechar. Y va buscando distintas vías para solucionarlos, cada una de las alternativas es un proyecto.

   • Perfil. Es el primer análisis del proyecto. Son juicios de opinión y experiencia. ¿Hay alguna razón para abandonar el proyecto? Si no la hay, se seleccionan las alternativas más atractivas.
   • Pre factibilidad. Profundiza en esa inversión o primer análisis. Usando fuentes secundarias para estimar las principales variables del mercado que permita estimar inversiones, costos de operación e ingresos. Descarta soluciones con más elementos de juicios (no es demostrativa).
   • Factibilidad. Etapa más profunda, completa y demostrativa. Se evalúan los proyectos con fuentes de información primaria. Buscando la precisión de los datos para optimizar todos los recursos necesarios.
2. Preinversión. Tienes tres estudios de viabilidad.
3. Inversión y Operación. Es todo lo que permite la construcción y acondicionamiento del proyecto y su funcionamiento.

El análisis completo del proyecto está dado también por la evaluación de 5 estudios:

1. Estudio técnico del proyecto. Provee información que permite cuantificar el monto de inversión y los costos de operaciones necesarios para realizar el proyecto. Ejemplo: maquinaria, localización y tamaño del proyecto, mano de obra, costo de mantenimiento y reparación, materia prima e insumos.

2. Estudio del mercado para ver y analizar:

   • Oferta: ¿Cuál es la estructura del mercado, competidores y posicionamiento de cada uno, qué proveedores y disponibilidad de insumos hay y qué precio tienen?
   • Demanda: ¿Qué clientes actuales y potenciales hay, tendencias y hábitos de consumo, dónde está y cómo llegar a él, cómo hacer para capturarlo?

3. Estudio organizacional-administrativo-legal. Cada proyecto debe contar con:

   • Una estructura organizacional que se adapte a las necesidades. Ejemplo: a mayor tamaño del proyecto, mayor estructura, mayores costos.
   • Procedimientos administrativos que determinen tareas y habilidades y características del trabajador y responsabilidades. Ejemplo: a mayor estructura, mayores procedimientos administrativos, mayores costos.
   • Aspectos legales o disposiciones que afecten de manera diferente al proyecto según el bien o servicio que produzcan. Ejemplo: tasas arancelarias.

4. Estudio financiero. Realizar un análisis económico y financiero del proyecto, evaluando:

   • Los flujos de fondos proyectados con construcción de supuestos.
   • Fuentes de financiamiento y costo de trabajo.
   • Evaluación de la rentabilidad del proyecto (VAN, VAN MEDIA, TIR, PR, TSRI).
5. Estudio de Impacto ambiental.

Estimaciones de Costos

Para tomar decisiones tenemos dos tipos de costos.

1. Costos contables. Dan información válida y oportuna para tomar decisiones. Es el valor monetario de los recursos económicos usados en el desarrollo de una actividad. Son los costos explícitos o de operaciones que se reflejan en los libros contables y que afectan la utilidad de la Empresa. Ejemplo: sueldos de empleados, depreciaciones, compra de equipos, compra de materia prima o inventarios.
2. Costos no contables. Son muy usados para elegir entre varias alternativas. Busca medir el efecto neto de cada decisión en el resultado. Son costos que quizás no se obtengan de los Estados Contables pero que deben considerarse para elegir una alternativa, porque influyen en los resultados esperados del proyecto.

Costos diferenciales. Variaciones en los costos totales gracias a un cambio en la gestión de recursos. Usado cuando se tienen dos o más alternativas de solución, comparándolas para elegir y la decisión que se tome aumentará o disminuirá los resultados económicos esperados de la elección que se estudie. Puede darse por cambios en:

• Costos variables: Ejemplo: producción adicional.
• Costos fijos: Ejemplo: necesidad de comprar equipos para producir más.

Costos futuros. Las decisiones que se tomen hoy afectan los resultados futuros. Los costos históricos son inevitables, dado que una vez ocurridos no pueden recuperarse y son una fuente de información que sirve para estimar los costos futuros, porque se cree que la situación seguirá desarrollándose de la misma manera.

Costos sepultados. Costos irrelevantes considerados en una decisión. Es una obligación de pago contraída en el pasado, aun cuando una parte está pendiente de pago. Es de carácter inevitable porque es un compromiso futuro por el cual debe responder la empresa. (siempre que no se pueda alterar la modalidad de pago).

Costos relevantes. Aquellos que influyen en el proyecto.

Costos pertinentes de sustitución de instalaciones. ¿Cuáles son los costos relevantes que tengo? Depende de la información disponible o correcta pueden ser:

• Sustitución con aumento en la capacidad productiva. La empresa realiza la inversión para expandirse en el mercado o introducirse a un nuevo mercado. Esto depende de: la estimación del mercado potencial, la cantidad futura de ventas y los ingresos netos sobre ventas.

• Sustitución por reemplazo con un mantenimiento de la capacidad productiva que se da porque:

  • La instalación a sustituir se agota.

  • O aparece una instalación mejor, para lo cual debe:

    • Tener una vida útil igual a la vida residual del existente. (25 VU = 25 VR)
    • Tener una vida útil mayor a la restante del existente. (50 VU > 25 VR)

Costos pertinentes de producción. Aquellos costos que están relacionados con las decisiones de fabricación:

• Fundamentales.

  • Decisiones de fabricar o comprar. Fabricar requiere una inversión de capital y al realizar proyecciones económicas tienes que estimar variables futuras. Ejemplo: costos de adquisición, remuneraciones y cargas sociales, costo indirecto de fabricación, etc.
  • Seleccionar la combinación óptima de producción. Se deben estimar todas las variables del mercado y el margen de contribución (ventas – costos variables) que se tendrá. Pero sin descuidar los costos fijos que pueden llegar a cambiar con diferentes combinaciones.
  • Determinar el tamaño óptimo del inventario. Ver la variación de los costos en función del lote de compra y el costo de mantenimiento por ese inventario.

• De menor frecuencia.

  • Localización de la planta.
  • Ver alternativas de uso para la materia prima.
  • Abandono de línea de productos.

Estructura de un Flujo de Caja

+ Ingresos afectos a impuestos.

– Egresos afectos a impuestos.

– Gastos no desembolsables (gastos deducibles para fines tributarios. No son salidas de caja. Ejemplo: depreciación, amortización de activos intangibles o valor libro de un activo que se vende.)

Utilidad antes de impuestos.

– Impuestos.

Utilidad después de impuestos.

+ Ajustes por gastos no desembolsables (el descuento tributario de los gastos no desembolsables).

– Egresos no afectos a impuestos (son inversiones. No aumentan o disminuyen la riqueza contable de la empresa por el solo hecho de adquirirlo. Ejemplo: cambio de activo (maquinaria por caja) o aumento simultáneo de un activo con un pasivo (compro maquinaria con un préstamo, me endeudo).)

+ Beneficios no afectos a impuestos (valor de desecho del proyecto y la recuperación del capital de trabajo si el valor de desecho se calculó por el mecanismo de valoración de activos).

Flujo de caja.