Análisis y diseño de puestos

TERMINOLOGÍA DE ANÁLISIS DE PUESTO

1. Análisis:

   
   es un método lógico que consiste en separar las diversas partes, integrantes de un todo, con el fin de estudiar en forma indiferente cada una de ellas, así como las revelaciones existentes entre las mismas. 

2. Análisis DE PUESTOS

   
   : es un método cuya finalidad es determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos que deben satisfacer la persona que va a desempeñarlo como conocimientos, habilidades, etc. Y las condiciones ambientales que privan en dicho puesto.
   
3. 
   

   DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

   es una forma escrita en donde se con signa las funciones o actividades a desempeñar por las personas en dicho puesto y puede ser descripción genérica o especifica.

3.1) Genérica:

3.2) ESPECIFICO O Analítico:

4. PUESTO:

   
   es el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones de trabajo que integra una unidad específica e impersonal. 

5. Categoría:

   
   es la jerarquía que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la estructura organizacional. 

6. REQUERIMIENTOS:

   
   es la relación de los requisitos que deberá satisfacer la persona que ocupe el puesto como son: habilidades, conocimientos, experiencias, responsabilidades, aptitudes físicas y medio ambiente en que se desarrolla el puesto. 

7. Dominación DEL PUESTO:

   
   es el termino con el que se conoce el cargo. Es recomendable que sea corta extensión de ser posible una sola palabra indicativa de la carácterística o función principal del puesto.

OBJETIVOS DEL Análisis DE PUESTO

• Selección y reclutamiento.
• Capacitación a la persona.
• Valuación de puestos.
• Calificación de méritos.
• Promociones de puesto.
• Evitar duplicidad de funciones.
• USO Y APLICACIÓN DEL Análisis DE PUESTO

1. Reclutamiento adecuado de la gente más eficaz.
2. Selección objetiva de acuerdo a la norma o patrón establecido de acuerdo al puesto especifico.
3. Programas de capacidad y desarrollo
4. Valuación de puestos a sí mismo.
5. Sistema de calificación de méritos al desempeño de la persona.
6. Programa de incentivos.
7. Ayuda al desarrollo de estructuras organizacionales.
8. Planeación de recursos humanos.
9. Fines de supervisión.

10. Auditoria de recursos humanos.

Metodología DEL Análisis DE PUESTO

1. Recabar todos los datos necesarios con integridad y precisión de acuerdo a la técnica de encuesta mas conveniente para cada caso:
   cuestionario, observación y entrevista.
   
2. Separar los elementos subjetivos que constituyen el puesto en sí, de los elementos subjetivos que pudieran proporcionar el encuestado.
3. Ordenar la información objetiva en una forma lógica y subsecuente según la descripción del puesto.
4. Consignarlos por escrito y sistemáticamente en su correspondiente análisis de puesto.

Organizar la consecución y el manejo del conjunto de resultados de los distintos análisis de puestos clasificándolos en un manual de puestos.

ACTIVIDADES PREVIAS DEL Análisis DE PUESTO

1. Aprobación por Parte de la Gerencia:

   
   hay que entender la idea al gerente y este va a notificar a los afectados de que se va a realizar un análisis de puesto. Hay que conocer los usos del análisis de puestos.
2. 
   

   Determinación de los Puestos:

   a quienes se va a aplicar el análisis de puesto (puesto no personas en el análisis). Hay que informar al supervisor de cada trabajador.
3. 
   

   Decidir la Profundidad del Análisis de Puesto:

   decidiendo cual es el objetivo del análisis de puesto a realizar.
4. 
   

   Preparar a los Analistas en:

D.1) En el conocimiento y manejo de la técnica del análisis de puesto.

D.2) Conocimiento de las áreas de la empresa que se va a encuestar.

D.3) Conocimiento en las técnicas para encuestar candidatos.

Recopilación DE Información

OBSEVACION:

1. Natural:

   
   es la que se obtiene sin que la persona entrevistada se entere (recorte).
2. 
   

   Controlada:

   es aquella en que la persona entrevistada esta realizando ciertas operaciones y sabe que el entrevistador esta tomando nota del tipo de operación que realiza y el tiempo que lleva cada una de ellas.

CUESTIONARIO

Abierto

Cerrado

ENTREVISTA

Dirigida

Abierta

MIXTO

Descripción Y Especificación DEL PUESTO

1. GENERALES

1. Nombre del puesto
   1. Otros nombres con que se les conozca en:

1. La empresa
2. Otras empresas

2. 2. Hay otro puesto semejante en la empresa, ¿cuáles?
   3. En que difieren del que se analiza.
3. Ubicación en el organigrama
   1. División
   2. Departamento
   3. Secciones a que pertenecen
   4. Secciones a su cargo
   5. Quienes les reportan

1. Jefe inmediato
2. A quien más le reporta
3. Contactos permanentes internos
4. Contactos permanentes externos
5. Puestos inmediatos superiores e inferiores
6. Numero de empleados en el puesto
7. Jornada normal del trabajo y especial de sábado
8. Nombre de la empresa
   1. Tiempo en la empresa
   2. Tiempo en el puesto
9. Nombre de la persona que analizo
10. Nombre de la persona que reviso

1. DESCRIPCIÓN Genérica

Es la presentación del puesto de tres a cinco renglones en donde se dice la función carácterística del puesto y tener dos funciones:

1. Dar una idea global de lo que es el puesto.
2. Despertar el interés del lector como entrada o prologo.

2. Descripción ESPECIFICA

En forma especifica se describen las acciones que se ejecutan en el puesto y se clasifican en:

1. Actividades Diarias o Constantes: se describen mediante un orden de importancia, frecuencia, cronológico, poniendo el tiempo en horas requerido para cada actividad.
2. Actividades Periódicas: se describen también según su orden de importancia.
3. Actividades Eventuales: puede ser cada año, pero no se conoce cuando se presenta, ni cuanto tiempo le van a dedicar. Puede presentarse de repente.

En observaciones se agrega “y demás actividades inherentes, actividades al puesto”.

1. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

Se divide en cuatro:

1. Habilidad Mental y Física: tales como, estricción, experiencia y criterio.
2. Tanto físico como mental
3. Responsabilidad:

1. En tramite
2. En equipo
3. En gente
4. En dinero4.Condiciones de trabajo

BENEFICIOS DEL Análisis DE PUESTO

1. Ayuda a establecer y repartir las cargas de trabajo
2. Sirve de base para un sistema técnico de asensos
3. Sirve para fijar responsabilidades de facilitar la mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa.
4. Facilita el conocimiento de las operaciones de la organización.
5. Evita indiferencias en el mando y en la realización de los trabajadores.
6. Señala claramente las responsabilidades de cada quien.
7. Proporcionar los requisitos que se deben cubrir.
8. Permite calificar los méritos de los trabajadores.

9. CONOCIMIENTOS DE Planeación DE RECURSOS HUMANOS

   Es un proceso mediante el cual vamos a determinar las necesidades de recursos humanos en el corto, mediano o largo plazo, es decir, ¿Cuánta gente, en qué lugar y cuándo? Y sus ventajas son:

   1. Mejor aprovechamiento del potencial de recursos humanos.
   2. Reducción de costos en la operación de la compañía.
   3. Planeación de la función de cada departamento
   4. Mejor planeación y organización de otras funciones del departamento de personal.
   5. Conocer la fuerza de trabajo con las que se cuenta
   6. Ahorro en los costos de contratación

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA DEMANDA DE RECURSOS HUMANOS

1. FACTORES EXTERNOS O AGENOS A LA ORGANIZACIÓN

1. 1. Económicos:

      
      cambios económicos en que está ubicada la empresa como aumento de gasolina, materia prima, inflación, devaluación, etc.
   2. 
      

      SOCIALES, Políticos Y LEGALES:

      modos en cierto tipo de mercados, cambio de gobierno, entrada al Tratado de Libre Comercio, emisión de nuevas leyes, educación, huelgas, etc.
   3.  
      

      Tecnológicas:

      que este capacitado a manejar nuevo equipo, automatización, educación para la mejor preparación, etc.
   4. De los competidores, como prestaciones y sueldos de las otras empresas. No son controlables, ni predecibles porque están en el medio ambiente.

2. DE LA ORGANIZACIÓN

2.1.PLANES Estratégicos:Son objetivos a largo plazo del desarrollo, es decir, que necesidades va a haber

2.2.

PRESUPUESTOS:

2.3. Predicciones de ventas y producción

2.4.NUEVOS NEGOCIOS:Abrir nuevos negocios para surtir materia prima

2.5

. ORGANIZACIÓN Y DISEÑO DE PUESTOS:

3. DE LA FUERZA LABORAL:

   
   predecir cuanta gente se va a utilizar por el movimiento de la fuerza laboral, como son retiros, renuncias, despidos, fallecimientos, permisos, temporales, etc.

Técnicas DE PREDICION PARA CALCULAR LA DEMANDA DE RECURSOS HUMANOS

1. EXPERTOS:

   
   Son opiniones de expertos en su propio departamento o área de trabajo.

1. Decisiones Instantáneas e Informales:

   
   son tomadas por el jefe de departamento.
2. 
   

   Encuesta a un Experto:

   el especialista del personal va con el gerente a preguntarle sus necesidades.
3. 
   

   Técnica DELPHI:

   es una encuesta a gerentes para preguntar sus necesidades. Una vez recopilada la información, se le da a conocer a los gerentes para que hagan los ajustes.

2. DE TENDENCIAS:

   
   realizadas con métodos estadísticos, conforme al pasado se predice al futuro.

1. Extrapolación:

   
   índices del pasado.
2. 
   

   Indexación:

   se hacen coincidir dos índices distintos.
3. 
   

   Análisis Estadísticos:

   se utilizan formulas estadísticas.

3. OTRAS, MAS COMPLEJAS Y EABORADOS

1. Análisis de Planeación y Presupuesto:

   
   elaborar un programa de objetivos para determinar que se va a necesitar a futuro. Se ven las vacantes a existir.
2. 
   

   Análisis de Nuevos Negocios:

   el especialista visita empresas del mismo ramo para investigar los limitantes que tuviera. No es muy fidedigna.
3. 
   

   Modelos de Computadora:

   se toma en cuenta todos los factores en cambios de la fuerza laboral necesaria de recursos humanos.

1. Datos de Identificación:

   
   

1. Puesto actual
2. Nombre de la persona
3. Antigüedad de la empresa
4. Antigüedad en el puesto

2. Preparación Académica

1. Áreas académicas
2. Carreras profesionales, maestrías, doctorados.

3. Idiomas

1. Habilidades de lectura
2. Habilidades de redacción
3. Habilidades de conservación

4. Experiencia Ocupacional

1. Áreas o experiencias especificas
2. Tiempo de contacto
3. Entrenamiento adicional
4. Preferencia
5. Relaciones con otros puestos

5. Otros

1. Calificación de méritos
2. Posición en la empresa
3. Nivel de la planta
4. Sueldo actual
5. Estudio socioeconómico
6. Fecha del último aumento
7. Habilidades del empleado

1. GRAFICA DE REEMPLAZO

Es un organigrama donde se representan los puestos con sus ocupantes y los posibles sustitutos o candidatos. Se hacen en base a la información obtenida:

Posibilidad de Ascensos:

Rendimiento actual:

2. CARTA DE RESUMEN DE REEMPLAZO

Es una información más amplia sobre los posibles candidatos, debido a que la gráfica posee pocos datos.

Datos Requeridos

1. Nombre del puesto que va a adquirir el vacante

1. Ocupante actual
2. Edad
3. Fecha probable de la vacante
4. Razón de la vacante
5. Sueldos que posible actualmente
6. Años de experiencia del ocupante actual-

2. Posibles Candidatos

1. Nombre
2. Edad
3. Puesto actual
4. Años de experiencia
5. Rendimiento actual
6. Explicación sobre el rendimiento
7. Posibilidad de ascenso
8. Observaciones
9. Necesidades de adiestramiento