Análisis de la Gestión de la Información y la Documentación en España
Administración Autonómica
Las Comunidades Autónomas han asumido importantes competencias transferidas del Estado referentes al sector de la Información y la Documentación (ID), lo cual es lógico, puesto que el autogobierno exige la capacidad de disponer de la información que facilite las decisiones del gobierno y la administración autonómica. Por otro lado, en una dinámica de acercamiento de la gestión a los ciudadanos, la gestión de los recursos de información debe jugar un papel determinante en lo relativo a la captación y reunión de fuentes, la prestación de servicios al público, a las empresas y a la propia Administración.
Las competencias transferidas tienen que ver con instituciones documentales, con el control bibliográfico a través del depósito legal, las estadísticas autonómicas, cartografía, etc. Existen otras competencias relativas a organismos que, no siendo instituciones documentales (organismos de investigación, universidades, Cámaras de Comercio, Industria y Navegación, etc.), resultan imprescindibles para llevar a cabo una Política de Información y Documentación (PID) y que tienen capacidad para prestar servicios de información.
Las políticas autonómicas en nuestro sector no deben buscar ni la autosuficiencia ni la repetición del modelo nacional. La política nacional debe ser el marco que propicie y aglutine las políticas autonómicas y facilite la coordinación con otros sistemas nacionales e internacionales. La política autonómica, por otro lado, tendrá como prioritario la coordinación de los centros y sistemas de su territorio. Para ello, se deberá proceder a un determinado desarrollo legislativo autonómico.
La realidad autonómica española está muy lejos de estos planteamientos, habiéndose reproducido en mayor o menor medida los planteamientos organizativos de la Administración central. Siendo imposible analizar aquí la situación, resaltemos algunas experiencias autonómicas ejemplares encaminadas a la coordinación y promoción de actividades de ID, como son el Comisionado para la Sociedad de la Información en Cataluña, la Fundación de la Oficina Valenciana para la Sociedad de la Información o el Programa ESPRITEL (mercado de la información electrónica) en el País Vasco.
Administración Local
Las competencias municipales relativas a la ID son escasas y relacionadas con las bibliotecas municipales, la conservación de su propio patrimonio y el acceso del ciudadano a la información propia de la institución.
Las instancias municipales y supramunicipales (diputaciones, mancomunidades, etc.) han promovido en la última década el desarrollo de infraestructuras como bibliotecas públicas, oficinas de información al ciudadano, etc. Últimamente, son cada vez más abundantes las iniciativas encaminadas a la incorporación del municipio a la sociedad de la información: presencia de ayuntamientos y organismos municipales en Internet, redes ciudadanas, información para pymes, etc.
Informes y Planes Relevantes
Informe Penna. 1968
En el marco de un interés creciente por los temas de la ID científica, promovido fundamentalmente desde instancias internacionales como la Unesco, Carlos V. Penna, Director de la División de Desarrollo de la Documentación de la Unesco, redactó en 1968, a petición de la Dirección General del Archivo y Bibliotecas, el informe Esquema para el pre-planteamiento de un Servicio Nacional de Información Científica y Técnica, en el que se marcan líneas de actuación muy concretas para la creación de este Servicio, que se encargaría del control de la literatura científica y con la posibilidad de convertirse en el coordinador en materias de ID a nivel nacional.
A raíz del informe se creó un grupo de trabajo para desarrollar sus propuestas. El Servicio no llegó a constituirse como tal, sino como Departamento de Información Científica y Técnica dentro del Instituto Bibliográfico Hispánico, en 1970. El informe, por otro lado, tuvo escasa difusión.
Informe de la OCDE. 1974
El Comité de Política de la Información Científica de la OCDE realizó un estudio sobre la situación española, cuyo informe base se publicó en 1973, con el título Situación actual y perspectivas de la información y documentación científica en España. El informe definitivo de los expertos se publicó en 1974 bajo el título Examens des politiques nationales de l’information scientifique et technique: Espagne.
El informe base recoge un exhaustivo y profundo análisis de la situación de la ID en España: datos generales sobre el país, desarrollo científico e industria, sectores potenciales usuarios de la información científica (universidades, centros de investigación, empresas, etc.), centros y servicios de ID existentes, recursos humanos y materiales empleados en ID, etc. El último capítulo del informe trata de los problemas actuales y perspectivas futuras.
El informe de los expertos hace un resumen del anterior, recoge una relación de los centros y servicios visitados por los expertos y ofrece un resumen de la reunión de confrontación. El informe destaca la dispersión y falta de integración de los servicios de ID y hace una recomendación central sobre la necesidad de hacer una planificación global de la política nacional de ID científica y técnica. Se recomienda la creación de una Comisión encargada de formular esta PID y la creación de un organismo central para llevarla a cabo. En 1975 se creó el CENIDOC, con esta misión de coordinador en materia de ID.
Informe del MEC. 1983. Plan IDOC (1983/86)
Se trata del proyecto más ambicioso llevado a cabo en España. La Secretaría de Estado de Universidades e Investigación del MEC convocó a una Comisión de especialistas de distintos sectores, con objeto de hacer un estudio del estado de la cuestión y elaborar propuestas de actuación para el Gobierno en el sector de la ID en España. La comisión, dividida en ocho grupos de trabajo, elaboró un documento, conocido como «Plan IDOC», titulado Directrices para un Plan Nacional de Actuación 1983/86 en materia de Documentación e Información Científica y Técnica. Independientemente de sus efectos posteriores, la valoración de esta iniciativa tiene que ser positiva, por tratarse de una situación irrepetible en España, ya que existe un organismo específico como la Subdirección General de Información y Documentación Científica, y que la Administración llama a casi un centenar de profesionales para que la asesoren.
Informe FUNDESCO. 1988 y Proyecto SIBI: 1989
La Secretaría de Estado de Universidades e Investigación encargó en 1988 a FUNDESCO un estudio preparatorio para la coordinación de las bibliotecas universitarias y para la conexión en red informática de las mismas. Entre las múltiples recomendaciones del informe, algunas repetidas de informes anteriores, destacamos aquí la necesidad de un departamento coordinador de este sector de bibliotecas, proponiendo la creación de una Oficina Técnica de Coordinación.
El informe FUNDESCO se sometió a una evaluación y revisión que tuvo como resultado una propuesta bastante diferente conocida como SIBI.
En cuanto a las bibliotecas universitarias, «una parte no desdeñable de las recomendaciones que se contienen en el Plan IDOC… han sido llevadas a la práctica, en buena medida, a lo largo de estos doce años por diversos organismos y administraciones, en especial por las propias universidades con financiación del MEC». No ha ocurrido lo mismo con el informe FUNDESCO y el proyecto SIBI, «en la práctica, el resultado de estos programas ha sido bien pobre en lo que se refiere a dar pasos para la interconexión o coordinación de las bibliotecas, sin demérito del apoyo que han prestado a la automatización de varias universidades, a las compras de material o a otros aspectos». Y no se llegó a crear la Oficina Técnica que se proponía.
Gestión de la Información en la Administración
En la administración española se está abriendo paso la necesidad de la gestión de la información (Information Resources Management), entendida como la práctica de la planificación, presupuesto, organización, dirección, formación y control relacionados con la información de la Administración. El término engloba tanto la información en sí como los recursos relacionados, tales como el personal, equipo, fondos y tecnología.
En Estados Unidos, estas primeras ideas de la Commission on Federal Paperwork han evolucionado «desde un acento en el control del gasto informático hacia la consecución de una mayor eficacia en el desempeño de la misión de las administraciones, desde un enfoque en las tecnologías de la información hacia uno en la información en sí, de un énfasis en la productividad hacia uno de la performance«.
En España, anclados en las primeras ideas de la CFP, durante los años 80 y 90 se ha dado un gran impulso a la informatización. El Consejo Superior de Informática ha establecido unas líneas de actuación, tendentes a: controlar los recursos existentes, establecer normas para la adquisición de material y servicios informáticos, dar normas para el intercambio de información entre organismos, etc. Se trata de actuaciones que no buscan la eficacia en la gestión de la información, sino que están centradas en el desarrollo y control de las tecnologías de la información, no sobre la información.
Por otro lado, la abundante información de la que es depositaria la Administración tiene una escasa explotación por parte de la propia Administración y encuentra muchas dificultades para ser utilizada por el sector privado, bien por restricciones impuestas en la Administración o por falta de conocimiento de las mismas por parte de los ciudadanos y las organizaciones. Cada organismo marca su propia política de gestión y acceso a la información, no existiendo sistemas de coordinación ni planes para la difusión. Puede que Internet se convierta en la mejor arma contra la opacidad informativa de las Administraciones, ya que se está produciendo una abrumadora presencia en Internet de la Administración, si bien por generación espontánea y sin planificación.
Iniciativas de Promoción de la Sociedad de la Información
En España no existe un plan estratégico para el desarrollo de la sociedad de la información, a la manera de otros países como Dinamarca, Alemania o Francia. Nuevamente debemos relacionar una pluralidad de iniciativas y planes: Plan Nacional de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico, Plan Nacional de Telecomunicaciones, Oficinas de Transferencia Tecnológica, Agencias Regionales de Desarrollo, Proyecto Infovía de Telefónica, etc. Todas estas iniciativas se encaminan a la dotación de infraestructuras y muy escasamente se ocupan de los contenidos informacionales y de la formación de los ciudadanos para la sociedad de la información, produciéndose un desequilibrio entre el nivel de desarrollo económico del país y el desarrollo informacional.