Administración: Guía Completa de Planificación, Organización, Dirección y Control

ETAPAS/FASES/ELEMENTOS

Mecánica/Planeación

Objetivos
Políticas
Procedimientos
Programas
Presupuesto

Mecánica/Organización

Objetivos
División del trabajo
Jerarquías
Funciones y obligaciones

Dinámica/Dirección

Aspectos humanos
Motivación
Comunicación
Toma de decisiones

Dinámica/Control

Estudio de estándares
Medición
Comparación
Corrección

PLANEACIÓN

Etapas: Diagnóstico – Planeación – Ejecución – Evaluación

Es Sumar políticas: Objetivos – Funciones – Procedimientos – Presupuesto – Programa

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Precisión
Flexibilidad
Consistencia
Rentabilidad
Participación

GLOSARIO DE PLANEACIÓN

POLÍTICA: Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción.
OBJETIVO: Representar lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo.
ESTRATEGIA: Es un modo de razonamiento lógico que permite clarificar situaciones y seleccionar medios y recursos con la intención de alcanzar un objetivo.
FUNCIÓN: Es un sector de responsabilidad específica de cada grupo profesional técnico y administrativo que comprende una o varias actividades que se orientan hacia objetivos determinados.
PROCEDIMIENTO: Son aquellos planes que señalan la frecuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de empresa.
PRESUPUESTO: Es un plan presentado en forma financiera para la ejecución de un programa en un periodo determinado.
PROGRAMA: Serie coherente de actividades que responden a uno o varios objetivos formulados para obtener efectos deseados para solucionar o modificar el problema.

ORGANIZACIÓN

Se conceptúa como una estructura y como un proceso en la que una división cuatripartita del proceso administrativo, la organización comprende determinar la estructura de funciones, niveles jerárquicos y obligaciones así como la selección, introducción y articulación de los elementos reales.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

FORMAL: Es una estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro eficaz del objetivo es resultado de una decisión explícita.
INFORMAL: Comprende aquellos aspectos del sistema que no han sido formalmente planeados, pero surgen espontáneamente en las actividades e integrantes de los participantes en la organización.

LA CLASIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Políticas
Económicas
Educativas y culturales
Religiosas
De fines sociales

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

ESPECIALIZACIÓN
UNIDAD DE MANDO
EQUILIBRIO DE AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD
EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN-CONTROL
DEFINICIÓN DE PUESTOS

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR: Es aquella en que la autoridad y responsabilidad correlativas se transmiten íntegramente para una sola línea para cada persona o grupo.
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR: El trabajo se divide entre especialistas y comandados por un jefe.
ORGANIZACIÓN LINEAL Y STAFF (LINEAL Y DE ESTADO MAYOR): Se conserva la autoridad y responsabilidad de la organización lineal transmitida íntegramente a través de un jefe para cada función, pero esta autoridad recibe asesoramiento y servicio de técnicos o cuerpos de ellos.

ORGANIGRAMAS

Es una presentación gráfica de una organización determinada en el que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto y revelan:

La división de funciones
Los niveles jerárquicos
Líneas de autoridad y responsabilidad

LOS ORGANIGRAMAS PUEDEN SER

VERTICALES
HORIZONTALES
CIRCULARES
ESCALARES

INTEGRACIÓN

Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarias para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN

De la adecuación de personas y funciones
De la provisión de elementos administrativos
De la importancia de la introducción adecuada
Del abastecimiento oportuno
De la instalación y mantenimiento
De la delegación y control

DIRECCIÓN

Es el acto de conducir, administrar u orientar el trabajo de los demás.

FASES O ETAPAS DE LA DIRECCIÓN

DELEGACIÓN
AUTORIDAD
COMUNICACIÓN
SUPERVISIÓN

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN

ARMONÍA DEL OBJETIVO O COORDINACIÓN DE INTERESES
IMPERSONALIDAD DEL MANDO
VÍA JERÁRQUICA
RESOLUCIÓN DE LOS CONFLICTOS
APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO

COMUNICACIÓN

Es el proceso mediante el cual los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros.

Elementos:

FUENTES DE COMUNICACIÓN
RECEPTOR
CANAL
CONTENIDO
RESPUESTA
AMBIENTE

ESPECIES O TIPOS DE COMUNICACIÓN

FORMAL O INFORMAL
INDIVIDUAL O GENÉRICA
IMPERATIVA, EXHORTATIVA
ORAL, ESCRITA
VERTICAL U HORIZONTAL

COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE

POLÍTICAS
REGLAS
INSTRUCCIONES
ÓRDENES
INFORMACIONES

COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE

REPORTES
INFORMES
SUGERENCIAS Y QUEJAS
ENTREVISTAS
RESPUESTAS

COMUNICACIÓN HORIZONTAL

JUNTAS
COMITÉS
CONSEJOS
MESAS REDONDAS
ASAMBLEAS

AUTORIDAD

Es la facultad de mandar a la obligación correlativa de ser obedecido por otros, es decir la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos.

TIPOS DE AUTORIDAD

FORMAL
OPERATIVA-ACCIONES
TÉCNICA
PERSONAL-MORAL

AUXILIARES DE LA AUTORIDAD

PODER
MOTIVACIÓN
LIDERAZGO

LIDERAZGO

Es la capacidad que tiene una persona para lograr que otras lo sigan con entusiasmo en el logro de determinados objetivos.

ESTILOS DE LIDERAZGO

AUTOCRÁTICO
DEMOCRÁTICO
LAISSEZ FAIRE

CARACTERÍSTICAS DEL LIDERAZGO

INTELIGENCIA PRÁCTICA
MADUREZ SOCIAL
MOTIVACIÓN INTERNA
ACTITUD DE RELACIONES HUMANAS

DELEGACIÓN

Delegar es comunicar a otra persona parte de nuestra autoridad compartiendo con ella nuestra responsabilidad para que ejercite la primera.

TIPOS DE DELEGACIÓN

GENERAL O CONCRETA
TEMPORAL O LIMITADA
LINEAL, FUNCIONAL O STAFF
INDIVIDUAL O COLECTIVA
DELEGABLE O INDELEGABLE

CONTROL

Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.

PRINCIPIOS DE CONTROL

EQUILIBRIO
DE LOS OBJETIVOS
DE LA OPORTUNIDAD

El control debe aplicarse a las actividades representativas a fin de abatir costos y reducir el tiempo delimitando cuáles funciones estratégicas requieren control.

SÍNTOMAS DE CONTROL INADECUADO

QUEJAS CONSTANTES SOBRE LA CALIDAD
FALTA DE INICIATIVA DE LOS FUNCIONARIOS
DESPERDICIOS Y DAÑOS EN INSTALACIONES Y EQUIPOS
DEMANDAS Y NECESIDADES NO ATENDIDAS