Administración: Funciones, Principios de Fayol y Herramientas

Administración

Es el proceso de trabajar con personas y recursos para alcanzar las metas organizacionales. Los gerentes buscan la eficiencia y la eficacia en este proceso. 80/20, 13/30, 7/50.

Recursos Clave

Recurso humano, Recurso económico, Recurso infraestructura, Capacidad de gestión: para que las cosas resulten y se hagan bien.

Funciones de la Administración

Planeación: Proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias y tácticas de acción para desarrollar las actividades que permitan alcanzarlas. Da respuesta a qué hacer, dónde y cómo.

Análisis de situaciones actuales
La anticipación al futuro
Determinación de objetivos
Elección de estrategias competitivas del negocio

Organización: El diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes. Actividades por realizar, cómo se agruparán, quién las desempeñará, señalando los puestos de jerarquía.

Integración del personal: Dota el personal competente a la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades.

Reclutamiento: Llamado masivo.
Selección: Elección de los candidatos.
Inducción: Prepararlo para que comience su trabajo.
Capacitación, Desarrollo.

Dirección: Motivación, es el contacto cotidiano y cercano con la gente para orientarla e inspirarla hacia las metas.

El liderazgo.
El líder y su visión.
Jefe manda y líder inspira.

Control: Asegura el cumplimiento de las metas.

Actividades de control. Supervisar el desarrollo de las personas del área, recopilando datos de su desempeño.
Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan.
Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.

Funciones de Fayol

Operaciones Técnicas: Producción, fabricación y transformación, ej: Enseñar.

Operaciones Comerciales: Compras, ventas y cambios, Ej: Publicidad.

Operaciones Financieras: Obtención y ampliación de capitales.

Operaciones de Seguridad: Protección de bienes y personas.

Operaciones de Contabilidad: No ve dinero físico, es registro de datos, inventarios, balances, costos y estadísticas.

Operaciones Administrativas: Previsión, organización, dirección, coordinación y control.

14 Principios de Fayol

1.- División del trabajo: La labor será más eficiente cuanto más se especialicen las personas.

2.- Autoridad y responsabilidad: Autoridad es el derecho de mandar y aquel de hacerse obedecer. Al asignar responsabilidad debe darse autoridad. Los gerentes tienen el derecho formal de dar órdenes.

3.- Disciplina: Las personas de una organización deben respetar las reglas que la rigen.

4.- Unidad de mando: Cada persona recibe órdenes de un solo jefe u orden superior, cada uno con su jefe.

5.- Unidad de dirección: Las actividades que tienen un mismo objetivo deben tener un mismo jefe.

6.- Subordinación del interés particular al interés general: Los intereses personales de aquellos que integran una organización no deben tener más peso que los intereses organizacionales.

7.- Remuneración del personal: El pago por el trabajo debe ser justo tanto para el empleado como para el empleador.

8.- Centralización: La autoridad debe concentrarse. Los gerentes tienen la responsabilidad de otorgar autoridad a los subordinados para realizar exitosamente las actividades.

9.- Jerarquía: Existir niveles desde la autoridad más alta a la más baja. Todos los puestos están relacionados, cada persona tiene su jefe menos el jefe general.

10.- Orden: Las personas y los recursos de una organización deben estar en el lugar justo y en el momento necesario. Cantidad->Requerida. Lugar->Indicado. Calidad->Solicitada. Condiciones->Pedidas. Tiempo->Solicitado.

11.- Equidad: Lealtad, bondad y justicia de los superiores con los subordinados. Los gerentes deben ser justos con sus empleados.

12.- Estabilidad del personal: La organización sufre si hay alta rotación del personal. Es menos eficiente que una organización estable.

13.- Iniciativa: Libertad de proponer y ejecutar. Los subordinados deben tener suficiente libertad para llevar a cabo sus tareas y proponer ideas.

14.- Unión del personal: La unión hace la fuerza. Una organización trabaja mejor cuando todas las personas se identifican unas con otras y se sienten orgullosos de ser parte de ella.

Carta Gantt

Herramienta cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Proporciona detalladamente el tiempo de duración de las actividades. Permite reordenar la matriz lógica en caso de posibles inconsistencias.