Administración de Empresas y Gestión de la Innovación

Introducción

La administración es un proceso fundamental para coordinar los recursos de un grupo social y alcanzar la máxima eficiencia, calidad y productividad con el menor esfuerzo posible. Este documento explora los conceptos clave de la administración, desde la planeación hasta el control, y su aplicación en la gestión de la innovación dentro de las empresas.

El Proceso Administrativo

El proceso administrativo se compone de fases interrelacionadas que forman un proceso integral. Estas fases se dividen en dos categorías:

Mecánica

  • **Planeación:** Define propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos y procedimientos.
  • **Organización:** Implica la división del trabajo y la coordinación de esfuerzos.

Dinámica

  • **Dirección:** Se enfoca en la toma de decisiones, integración, motivación, comunicación y supervisión.
  • **Control:** Establece estándares, realiza mediciones, corrige desviaciones y proporciona retroalimentación.

Valores Institucionales

Los valores institucionales se clasifican en:

  • **Sociales:** Ejemplos: CONACULTA, PROFECO, IPN.
  • **Organizacionales:**
  • **Económicos:**

Carácter de la Administración

La administración se considera:

  • **Ciencia:** Por su conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, basados en leyes.
  • **Arte:** Por la virtud, habilidad y disposición para realizar las tareas de manera eficiente, siguiendo reglas.
  • **Técnica:** Por su aplicación práctica y conjunto de reglas, procedimientos e instrumentos.

La Empresa

Una empresa es un grupo social que, a través de la administración del capital y el trabajo, produce bienes o servicios para satisfacer las necesidades de la comunidad.

Tipos de Empresas

  • **Actividad o Giro:**
    • Industriales (Extractivas, Manufactureras)
    • Comerciales (Mayoristas, Minoristas, Comisionistas)
    • Servicios
  • **Magnitud:** Pequeña, Mediana, Grande
  • **Origen del Capital:** Públicas y Privadas
  • **Criterio Económico:** Nuevas, Necesarias, Básicas, Semibásicas, Secundarias
  • **Constitución Legal:** S.A. de C.V., S.R.L.

Elementos de la Empresa

  • Recursos Humanos
  • Recursos Materiales
  • Recursos Técnicos
  • Recursos Financieros

Valores Institucionales de la Empresa

  • Económicos (Dinero)
  • Sociales (Bienestar)
  • Técnicos (Tecnología)

Planeación

La planeación determina los objetivos y la elección de los cursos de acción para lograrlos, basándose en la investigación y elaboración de un esquema detallado a futuro.

Principios de la Planeación

  • **Factibilidad:** Los objetivos deben ser realizables.
  • **Flexibilidad:** Se deben considerar márgenes de holgura para imprevistos.
  • **Unidad:** Debe existir un plan general que integre todos los objetivos.
  • **Objetividad y Cuantificación:** Se deben utilizar datos reales y razonamientos precisos.
  • **Cambio de Estrategias:** Adaptación a las circunstancias cambiantes.

Etapas de la Planeación

  • **Propósitos:** Aspiraciones fundamentales de tipo cualitativo.
  • **Programas:** Secuencia de actividades específicas.
  • **Políticas:** Lineamientos que orientan la acción.
  • **Presupuesto:** Dinero anticipado para la ejecución del plan.
  • **Procedimientos:** Orden cronológico y secuencial de las actividades.
  • **Estrategias:** Cursos de acción para obtener ventaja.
  • **Objetivos:** Fines a alcanzar.
  • **Investigación:** Proceso que aplica el método científico para obtener información relevante y fidedigna.
  • **Premisas:** Suposiciones que pueden afectar el plan.
  • **Misión:** Trabajo específico que se va a realizar.
  • **Visión:** Aspiración a largo plazo de la empresa.

Técnicas de Planeación

  • Ingeniería Económica (Análisis de Recuperación)
  • Métodos Cualitativos (Lluvia de Ideas)
  • Métodos Cuantitativos (Investigación de Operaciones)

Organización

La organización establece la estructura necesaria para la sistematización de los recursos y determina jerarquías, disposiciones y actividades para simplificar el trabajo.

Principios de la Organización

  • **Especialización:** Asignación de un puesto específico a cada individuo.
  • **Jerarquización:** Establecimiento de centros de autoridad y canales de comunicación.
  • **Unidad de Mando:** Cada actividad debe tener un jefe responsable.
  • **Difusión:** Todos los empleados deben estar informados sobre los acontecimientos relevantes.

Etapas de la Organización

  • **División del Trabajo:** Separación y delimitación de actividades para minimizar el esfuerzo.
    • Departamentalización (Funcional, Productos, Territorio, Clientes, Proceso o Equipo, Secuencia)
    • Jerarquización (Asignación de Rango o Grado)
    • Descripción de Funciones (Recopilación de Actividades Ordenadas y Clasificadas)
  • **Coordinación:** Sincronización y armonización de esfuerzos para lograr la eficiencia.

Tipos de Organización

  • Lineal (El jefe decide todo y asigna tareas)
  • Funcional (Taylor) (División del trabajo)
  • Línea-Funcional
  • Staff (Asesoría y apoyo)
  • Comité (Asignación de asuntos administrativos a un grupo de personas)
  • Matricial

Técnicas de Organización

  • Manuales: Documentos detallados y ordenados con información relevante.
  • Organigramas: Representación gráfica de la división del trabajo (Vertical, Horizontal, Circular, Mixto).
  • Diagramas de Flujo: Representación gráfica de la sucesión de pasos en un proceso.
  • Análisis de Puestos: Clasificación de las labores que desempeña un trabajador.
  • Carta de Puestos: Análisis de los puestos que integran un departamento o sección.

Dirección

La dirección ejecuta los planes de acuerdo con la estructura organizacional, guiando los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

Principios de la Dirección

  • **Coordinación de Intereses:** Encaminar los objetivos generales considerando el bienestar de los trabajadores.
  • **Impersonalidad de Mando:** Dar órdenes y acatarlas de manera objetiva, sin involucrar aspectos personales.
  • **Supervisión Directa:** Apoyo y comunicación constante del líder hacia los trabajadores.
  • **Resolución de Conflictos:** Manejo adecuado de las situaciones problemáticas.
  • **Vía Jerárquica:** Respeto a la comunicación formal dentro de la estructura organizacional.
  • **Aprovechamiento del Conflicto:** Análisis y resolución de problemas de manera constructiva.

Etapas de la Dirección

  • **Toma de Decisiones:** Elección de un curso de acción entre varias alternativas.
  • **Integración:** Asignación de puestos adecuados según las habilidades y aptitudes de los empleados.
  • **Motivación:** Impulso a la labor del trabajador para lograr un mejor desempeño.
  • **Comunicación:** Proceso de transmisión e intercambio de información dentro del grupo social.
  • **Supervisión:** Guía a los trabajadores para que realicen sus tareas de manera eficiente.
  • **Reglas, Autoridad, Delegación de Mando:** Herramientas para la gestión del equipo.

Teorías de la Motivación

  • **Herzberg:**
    • Factores de Mantenimiento (Salario, Supervisión, Administración, Relaciones Interpersonales, Condiciones de Trabajo)
    • Factores de Higiene (Motivación, Realización, Responsabilidad, Progreso, Reconocimiento)
  • **Maslow:** (Fisiológicas, Seguridad, Amor/Pertenencia, Estima, Autorealización)
  • **Grid Administrativo (Blake y Mouton):**
    • Preocupación por la Gente (Vertical)
    • Preocupación por la Producción (Horizontal)
    • 1.9: Necesidades de la gente, ambiente y ritmo de trabajo agradable.
    • 1.1: Mínimo esfuerzo, apenas mantenerse.
    • 9.1: Máxima eficiencia en el trabajo.
    • 9.9: La gente se entrega a su trabajo por una meta en común.
    • 5.5: Desempeño adecuado, un balance entre la producción y un nivel satisfactorio de moral.

Control

El control es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Principios del Control

  • **Equilibrio:** Mantener un balance entre los diferentes aspectos del control.
  • **Compartir Responsabilidades y Delegar Autoridad:** Distribuir las tareas de control de manera eficiente.
  • **Oportunidad:** Aplicar el control antes de que ocurran errores significativos.
  • **Costeabilidad:** Justificar los costos (dinero y tiempo) del proceso de control.
  • **Excepción:** Enfocarse en las actividades representativas o importantes.
  • **Desviaciones:** Analizar detalladamente las variaciones, sus causas y tomar medidas para evitarlas.
  • **Función Controlada:** La función debe ser controlada por una entidad independiente.

Etapas del Control

  • **Establecimiento de Estándares:** Definir un modelo o guía para la medición del desempeño.
  • **Medición de Resultados:** Comparar lo planeado con lo realizado.
  • **Corrección de Desviaciones:** Implementar medidas correctivas para ajustar el desempeño a los estándares.
  • **Retroalimentación:** Ajustar el sistema administrativo con base en la información obtenida durante el proceso de control.

Factores de Control

  • Cantidad
  • Tiempo
  • Costo
  • Calidad

Control de Áreas Funcionales

Se refiere al control aplicado a cada departamento o área de la empresa (ej. departamentalización).

Técnicas de Control

  • Sistemas de Información: Reportes, archivos.
  • Gráficas: De procesos, Gantt.
  • Estudio de Métodos: Tiempos y movimientos.
  • Métodos Cuantitativos: Estadísticas, cálculos, investigaciones, probabilidades.
  • Control Interno: Programas y procedimientos para asegurar la eficiencia y la seguridad de la información.
  • Sistemas de Información: Herramientas para la recolección, procesamiento y análisis de datos.
  • Reportes: Informes de control, reportes de información.
  • Formas: Documentos detallados para la captura de información.
  • Control Interno: Mecanismos para la obtención de información correcta y segura, protección de activos de la empresa y promoción de la eficiencia.