Guía completa de presupuestos: planificación financiera para empresas
PRESUPUESTO
Un presupuesto es un plan cuantitativo de acción que ayuda a la coordinación y control de la adquisición y utilización de recursos durante un período determinado.
Objetivos del presupuesto
- Ayudar a los administradores a planear el futuro.
- Obligar a los gerentes a reformular sus objetivos, métodos y costos.
- Inducir a los gerentes a cuantificar sus planes.
- Elaborar un enunciado formal de medios y fines que sirva como recordatorio para la orientación de la gerencia y patrón de medición del rendimiento real.
- Determinar y planificar las utilidades que debe generar la empresa, considerando:
1. Planeación de necesidades futuras: Obliga a los gerentes a ser administradores de efectivo y coloca la planeación para que piensen hacia delante.
2. Coordinación: Los flujos de entrada y salida se deben regular mediante una serie coordinada de operaciones y actividades. Considerar la relación entre departamentos de la empresa.
3. Control de Operaciones
4. Ayuda a la Gerencia: En el logro de los objetivos de utilidades y liquidez.
ETAPAS DE LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO
1era Etapa: Diagnóstico Financiero
Aquí se evalúan los resultados obtenidos anteriormente y se analizan los principales indicadores empleados para calificar la gestión empresarial (ventas, costos, margen de utilidad, rentabilidad).
2da Etapa: Formulación de Presupuestos
En base a los planes aprobados por cada nivel funcional por parte de la gerencia, donde cada uno adquiere dimensiones presupuestarias.
3era Etapa: Ejecución presupuestaria
Se asegura el logro de objetivos.
4ta Etapa: Control Presupuestario
Se realizan las siguientes actividades:
– Preparar informes que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y presupuestado.
– Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
– Implementar correctivos o modificar el presupuesto si es necesario.
5ta Etapa: Evaluación del presupuesto
Se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales.
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS
1. El presupuesto se basa en estimaciones, por lo que para la interpretación y uso de resultados se requiere juicio.
2. El presupuesto debe adaptarse a las circunstancias fluctuantes.
3. Implica vigilancia constante de las condiciones de operación, resultados y expectativas.
4. El presupuesto nunca tomará el lugar de la gerencia.
TIPOS DE PRESUPUESTOS (Maestro (Estático) y Flexible)
– Los planes y los presupuestos a largo plazo le dan dirección y metas para el futuro de la compañía.
– Los planes y los presupuestos a corto plazo sirven de guía para las operaciones diarias.
Presupuesto Maestro: Punto medio que les permitirá poner atención a sus presupuestos de corto plazo mientras mantienen un ojo en los de largo plazo.
PRESUPUESTO MAESTRO
Es un plan operativo y financiero que incluye:
A) Presupuesto Operativo
1. Presupuesto de ventas
2. Presupuesto de compras
3. Presupuesto del costo de ventas
4. Presupuesto de gastos operativos
5. Estado de resultados presupuestados
B) Presupuesto Financiero
1. Presupuesto de capital
2. Presupuesto de caja
3. Balance general proyectado
Es un análisis exhaustivo del primer año del plan a largo plazo, resume las actividades planeadas de todas las subunidades de una organización (ventas, producción, finanzas, distribución).
Partes del Presupuesto Maestro:
– El presupuesto operativo: se enfoca en el estado de resultados y las cédulas de apoyo.
– El presupuesto financiero: Se enfoca en los efectos que el presupuesto operativo y otros planes tendrán en el efectivo.
PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO MAESTRO
1. Se establecen los objetivos y los planes de corto o largo plazo que espera alcanzar la empresa.
2. Se elabora el presupuesto de ventas para el período presupuestal. Este presupuesto es el punto de partida para elaborar el presupuesto maestro, porque en base al presupuesto de ventas se estima la producción, las compras de materias primas, la cantidad de inventario que debemos mantener en stock y la necesidad de efectivo que necesita la empresa para realizar sus actividades operacionales.
3. Se elabora el presupuesto de costo de ventas y el presupuesto de gastos operativos.
4. Se elabora el presupuesto de caja.
5. Se elabora el Estado de Ganancias y Pérdidas Proyectado y el Balance General Proyectado.
6. Finalmente se elabora el Presupuesto de Capital.
PRESUPUESTO FLEXIBLE
Es aquel que se ajusta a los cambios en el volumen de ventas y otras actividades causantes de costos.