Estimación y Presupuesto en Proyectos

Entradas

Factores Ambientales: Elementos tangibles o intangibles, internos o externos, Aumentan o restringen las opciones de dirección de proyectos.

Entradas Proceso, Estructura y Cultura de la empresa / Normas de las industrias / Instalaciones Recursos humanos existentes / Clima Política / Canales de organización / B.D. de Costos / Sistemas de información para la gestión de Proyectos.

Activos de los procesos de la organización: Abarcar activos relativos a procesos que pueden usarse para influir en el éxito del proyecto.

Planes, políticas, procedimientos formales o informales, Base de Conocimiento (Lecciones Aprendidas), información histórica

Estimar Costos

1.2. Tipo de Costos

  • Costos Variables: Costos que cambian con la cantidad de producción o cantidad de trabajo del proyecto.
  • Costo Fijo: Costo que no cambia con la cantidad los cambios de producción
  • Costo Directo: Son directamente atribuibles al trabajo del proyecto. Los costos pueden ser variables o fijos. Los costos pueden ser Directos o indirectos
  • Costo Indirecto: Son costos incurridos para más de un proyecto

1.3. Tipo de Estimaciones de Costos

Estimación por actividad: Se realiza una estimación para cada una de las Actividades del proyecto.

Estimación por Analogía: Se puede hacer por proyecto o por actividad del proyecto. Para actividades o proyectos similares históricos. Es una forma de juicio experto

Estimación Paramétrica: Basada en un modelo matemático para calcular el costo para una actividad o paquete de trabajo basado en un registro histórico.

Estimación de 3 puntos: Se considera una estimación pesimista, una más probable y una optimista, la estimación resultante será dada por una formula, por ejemplo, Promedio o PERT ( Op+Pe+Pro*4)/6.

Estimación Bottom-up: Estimación detallada es hecha para cada actividad o Paquete y las estimaciones son luego sumarizadas para llegar a la estimación global del proyecto.

1.4. Herramientas para Estimaciones de Costos

  • Software de Gestión de Proyecto
  • Determinación de Indicadores de Costos por recursos: tasa por consultoría, RRHH, etc.
  • Análisis de Reserva: Consideraciones de los riesgos en los costos (por ejemplo, VME)
  • Costos de Calidad: Consideraciones de los costos de Calidad en las estimaciones de costos

Determinar el Presupuesto

Proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquete de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada, que incluye las reservas de contingencia, a esta línea base se le agrega las reservas de gestión, para constituir el presupuesto del proyecto.

Reserva de contingencia : Asignaciones de Montos para cambios no planificados, Pero potencialmente necesarios que pueden resultar de riesgos identificados En el registro de riesgos.

Reserva de gestión: Asignaciones de Montos reservados para cambios no planificados al alcance y al costo del proyecto

Preguntas posibles en los gráficos

  • ¿Cuál Proyecto está atrasado? EV < PV [Proyecto atrasado SPI (< 1)]
  • ¿Cuál Proyecto está adelantado? EV > PV
  • ¿Cuál Proyecto está en línea? EV = PV
  • ¿Qué grafico un mal uso del dinero? AC > EV

Durante la Planificación del Proyecto, La estimación de la Línea Base del Proyecto es de USD 10.000, habiendo

Calculo una reserva de Contingencia de USD 1000, Así mismo la empresa tiene establecido que la Reserva de Administración es de un 10 %. Determine el Presupuesto del Proyecto. Desarrollo

(1) Presupuesto = Línea base de Costos + Reserva de Administración

(2) Línea Base de Costos = Planificación de las Actividades del Proyecto + Reserva de Contingencia

Presupuesto = USD 10.000 + 10 % (USD 10.000)

Presupuesto = USD 10.000 + USD 1000

Presupuesto = USD 11.000

Análisis del Valor Ganado EVA (Earned Value Analysis)

▪ Relaciona tres variables independientes claves:

El valor planeado (PV). (Plan Value) También conocido como el BCWS (Costos presupuestado del Trabajo planificado).

El valor ganado (EV). (Earned Value) También conocido como el BCWP (Costo Presupuestado del trabajo Realizado)

El costo real (AC). ( Actual Cost) Es el gasto real incurrido para desarrollo de las actividades planificadas También es conocido como ACWP

Análisis de Varianzas:

(Varianza de costos) CV = BCWP – ACWP = EV – AC

(Varianza de plazo) SV = BCWP – BCWS = EV – PV

Índices de desempeño:

CPI = EV/ AC (Cuantos $ estamos ganando, por cada $ gastado)

< 1 = ha gastado más de lo realizado

> 1 = ha gastado menos de lo realizado

SPI = EV / PV (Que % estamos progresando, de la tasa planificada)

< 1 = Atrasado

> 1 = Adelantado

Análisis de tendencias

▪ Estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro del proyecto

(Estimado a Completación) EAC = AC + ETC (Cuanto esperamos que cueste el proyecto)

(Estimado para Completar) ETC = EAC – AC (Cuánto más costará el proyecto)

(Varianza a Completación) VAC = BAC – EAC (Cuanto por encima o por debajo terminará el proyecto)

(Presupuesto a Completación) = BAC (Presupuesto al termino)

EAC = Estimate at Completation.

EAC = EAC1 ó EAC2 ó EAC3

EAC1 = AC + ETC (En el pasado ocurrió un Rendimiento Típico, y en el Futuro se mantendrá)

EAC1 = AC + (BAC – EV) / CPI

EAC2 = AC + ETC ( En el pasado ocurrió un Rendimiento Atípico, pero en el futuro se corregirá)

EAC2 = AC + ( BAC – EV) EAC3 = AC + ETC ( Estimado por el jefe del Proyecto)