Función Administrativa de Organización y Principios de Control
Función Administrativa de Organización
Como Función Administrativa de Organización: establece jerarquías, funciones, relaciones, divisiones del trabajo y sus formas de operar.
Elementos de la Organización Formal
1. División del trabajo: dejar por escrito los diferentes niveles de especialidad.
2. Definir funciones y actividades: dejar claramente definida las funciones y actividades.
3. Establecer jerarquías: son los grados de autoridad.
4. Determinar el sistema de operación: indicando si este es lineal, funcional o matricial.
5. Establecer sistemas de comunicación: dejar en claro las funciones y actividades.
6. Determinar normas y reglamentos: para que la organización funcione de acuerdo con los planes.
Principios de la Organización
1. Unidad de dirección.
2. Eficiencia.
3. Tramo de control.
4. De la jerarquía.
Integración
Es la etapa del proceso administrativo encargada de optimizar los recursos tanto humanos, técnicos y financieros para la ejecución del plan.
La naturaleza y función de la integración
Es reunir los recursos necesarios para ejecutar un plan.
Selección de recursos humanos
La prueba de admisión, el expediente, la entrevista, los periodos de prueba, el currículum vitae.
Funciones de los jefes de enfermería
Suministro de personal, sistema de clasificación de pacientes por diagnóstico, suministro de personal de acuerdo a la gravedad del paciente, asignación de personal por tiempo requerido para la atención de enfermería.
Cálculo del personal de enfermería
Operación matemática cuyo propósito es determinar el número de enfermeras que se requieren.
Indicadores de servicio
Cirugía: 4 hrs, med int gine y obst: 3 hrs, pediatría: 5 hrs, prematuros: 6 hrs, terapia: 10 hrs, urgencias: 8 hrs. Calcular las horas necesarias de atención de enfermería requerida en los servicios. Fórmula: x = horas necesarias, c = número de camas, I = Indicador. Ejemplo: Indicador de pediatría es 5 hrs, camas son 20. x = 20 * 5 = 100 horas necesarias son 100. Y para calcular el personal necesario para pediatría x = personal necesario, h = horas necesarias, j = jornada de trabajo. Sería x = 100 / 8 = 12.5 que se redondea a 3.
Factores que afectan la dotación de personal
1. Internos: es el presupuesto, porque de acuerdo con lo asignado para contratar enfermeras, la dotación puede ser insuficiente. Externos: las políticas de salud que condicionan las políticas de la empresa. Macroambientales: las competencias institucionales.
Clasificación del ausentismo
Ausentismo justificado: cuando el trabajador se ausenta con previo aviso. Ausentismo injustificado: cuando se ausenta sin autorización correspondiente.
Clasificación de material y equipo
Por su localización: almacen, en fondo fijo, en central de equipos. Por su servicio: de curación, de canje, equipo móvil, equipo fijo, equipo clínico, equipo rojo.
Diagrama de flujo
Son diagramas que representan la secuencia de operaciones, procedimientos o rutinas establecidas. Tipos de diagramas: vertical, horizontal y de bloques.
Los organigramas
Representación gráfica de la estructura de la organización interna.
Función del organigrama
Establece los niveles de jerarquía con sus correspondientes líneas de autoridad y responsabilidad.
Importancia
Representa la estructura de la organización ofreciendo en forma sintetizada un panorama general del funcionamiento interno.
Niveles de un organigrama
Estratégico, directivo intermedio, operativo.
Tipos de organigramas
Lineal, funcional, con posición de staff, horizontal, escalar y circular.
Búsqueda de oportunidades y solicitud de puestos de trabajo
Hoja de solicitud, historial profesional, entrevista, comprobación de antecedentes, examen médico previo al empleo y obtención del puesto.
Educación continua
Tiene como propósito reforzar la enseñanza como trabajador, sensibilizar a los cambios, producir innovaciones y apoyar la creatividad.
Enseñanza formal
Se realiza en un centro educativo con un plan específico.
Enseñanza informal
Se produce en el interior de las instituciones empresariales a través de conferencias.
Introducción y desarrollo de recursos materiales
Son desarrollados por una correcta utilización por parte del personal, renovando y sustituyendo aquellos que ya no funcionan.
Atención de enfermería
Se refiere a la administración de los servicios de enfermería.
Teoría de Virginia Henderson
Afirma que los receptores de los cuidados de enfermería son personas que requieren ayuda profesional para mantener la salud.
Teoría del autocuidado de Dorotea Orem
Describe las acciones de enfermería como una forma deliberada y consistente de proporcionar asistencia a aquellos que son incapaces de cubrir sus necesidades.
Teoría de Myra Levine
Tiene su base en el concepto del cuidado total.
Modelo de adaptación de Callista Roy
La persona es un ser psicosocial que está en constante interacción con un entorno cambiante.
Dirección
Es guiar, orientar, conducir, encaminar y llevar al logro de objetivos.
Liderazgo
Es una característica de las organizaciones humanas. Esta es una cualidad personal.
Propósitos de la comunicación
Retroalimentar el sistema administrativo, promover conductas cooperativas, lograr la eficiencia y ejercer la dirección.
Elementos de la comunicación
Emisor (fuente de la información), transmisor (instrumento o persona que transmite información) y receptor (es a quien se dirige la información).
Barreras de la comunicación
Falta de claridad, incongruencia del contenido, deficiente redacción del mensaje, falta de saber escuchar, descuidos y omisiones.
Medios de comunicación
Circulares, memoranda, oficios, boletines, periódicos.
Liderazgo
Un líder debe ser persuasivo para que su equipo logre el mismo fin.
Visión
Para determinar la visión se deben seguir ciertos pasos: 1. Declaración de la visión, 2. Compromiso del impacto ambiental, 3. Definición de clientes, 4. Selección de productos o servicios, 5. Estimación del potencial de la empresa.
Habilidades de la comunicación
Facilitar la comprensión (asumir los valores, aclarar y confirmar) y potenciar el valor (identificar los méritos, construir sobre ideas, equilibrar cualidades).
Principios de comunicación
Las personas menos instruidas se basan en los medios sonoros y gráficos, mientras que las personas más instruidas utilizan más la escritura.
Sistemas de comunicación: sistemas de cadena, de y, de círculo, canales, lateral y transmisión de rumores.
Comunicación descendente
Línea tradicional de comunicación que discurre desde el director hacia abajo a través de distintos niveles de gestión.
Comunicación ascendente
Aumento del número de personas que participan en la toma de decisiones.
Comunicación lateral
Se establece entre departamentos del mismo nivel jerárquico.
Comunicación diagonal
Se establece entre departamentos que no tienen el mismo nivel jerárquico.
Control
Es valorar el resultado de la ejecución de los planes, lo cual se hace por medio de los sistemas, medios y métodos de control.
Propósitos de control
Evaluar el logro de objetivos establecidos, prever desviaciones en la ejecución de planes y programas, optimizar la utilización de recursos, establecer diagnósticos continuos y permanentes, promover la creatividad e innovación.
Supervisión
Se concibe en concordancia con la teoría de las relaciones humanas o del comportamiento, ya que la teoría clásica de la administración ubica la supervisión como forma de control de excelencia.
Objetivos de la supervisión
Desarrollo del personal subordinado hacia el logro de la eficiencia, promover la calidad de servicio para los usuarios, aplicar medidas correctivas en las desviaciones.
Evaluaciones
Un proceso sistemático de medición y comparación de resultados en relación con los objetivos.
Tipos de evaluación
Evaluación directa: se aplica por medio de la investigación en el campo específico de trabajo. Evaluación indirecta: se aplica a través de consultas de documentos, la observación, análisis y discusión.
Tipos de auditoría
Auditoría externa: auditoría fiscal o contable. Auditoría interna: entre las que destacan la auditoría administrativa, la auditoría contable y la auditoría profesional.
Tipos de informes
Informe provocado: responde a una necesidad de obtener información veraz y oportuna ante la presencia de un problema determinado.
Informe solicitado: es aquel informe que por indicaciones de un nivel jerárquico superior debe entregarse en un lapso de tiempo determinado.
Informe de rutina: se realiza como parte de las actividades que requieren de un control periódico. Sus características son que tienen una formalidad determinada.
Informes: estos deben reflejar el aprovechamiento de los recursos en relación con el logro de objetivos. Su redacción debe contener conclusiones y sugerencias.
Datos estadísticos
Se utilizan en el control para medir y comparar los resultados obtenidos en relación con los esperados.
Control de cantidad
Control orientado a medir cantidades, se relaciona con la mayor y menor demanda.
Control de calidad
En los departamentos de enfermería se relaciona con la calidad de atención que se brinda.
Control de tiempo
Se aplica con el propósito de optimizar el rendimiento de los recursos en ciertos periodos.
Control de inventarios
Es una técnica para optimizar el rendimiento de los recursos materiales.