Control coincidente

1.- comunicación: “ La COMUNICACIÓN es el flujo sanguíneo de la Organización” Consideraciones de la comunicación:

Saber muy bien lo que se quiere comunicar.
Comunicar lo justo y necesario; ni más ni menos.
Tener presente que al difundir la comunicación ésta puede sufrir alteraciones
Usar símbolos y elementos visuales cuando sea posible
Destinar tiempo a elegir y seleccionar la información a comunicar antes de hacerlo.

Principios de la Señalización Atraer la atención del receptor Informar con antelación Debe ser clara y de interpretación única Debe existir la posibilidad real de cumplir con lo indicado

Usos de la Señalización Se debe señalizar: Cuando no sea posible la utilización de resguardos y dispositivos de seguridad
Como complemento a las protecciones personales y a los equipos de seguridad
de prohibición:Prohíben las acciones susceptibles de incurrir o provocar un peligro.

de advertencia: avisan sobre un peligro

de obligación: obligan a un comportamiento determinado

de salvamento: indican el emplazamiento y/o el camino seguro en caso de materializarse un riesgo

indicativa: Proporciona información complementaria a los casos anteriores

Los colores de las señales de seguridad están normalizados.
Fundamentalmente, deben llamar la atención para poderlos identificar inmediatamente con su significado correspondiente.

rojo(prohibición, parada), amarillo(precaución, zona de peligro), verde (situcaion de seguridad, primeros auxilios), azul (obligación)

Es una herramienta a disposición de la gerencia -en sus distintos niveles- para mejorar el grado de comprensión, compromiso y movilización de los profesionales con las estrategias y actuaciones empresariales y/o departamentales y para favorecer el intercambio de información y la creación de conocimiento.
El objetivo de la comunicación interna es influir en la integración personas-

organización

Aportes de la Comunicación Interna en la integración personas-organización:

Comprensión: Conocer-Comprender una interpretación común sobre la situación de la organización en su entorno y la implicación de todos en la misma.
Compromiso: Compartir – Comprometer sobre unos retos que supongan la superación de las actuales debilidades de desempeño o un mejor camino para alcanzar los resultados .
Movilización: Participar en acciones que materialicen ese mejor desempeño en el ámbito de trabajo de cada uno.
Canales de intercambio de información: Plataformas para el acceso a los datos y a la información existente.
Ocasiones para el diálogo y la creación de conocimiento: Espacios de diálogo entre los profesionales de cada ámbito estratégico de conocimiento.
Dinamización: Reforzar el clima favorecedor del intercambio y la aprendizaje.
2.- la decisión es, en esencia, la selección racional y también emotiva de entre un conjunto de opciones para elegir la que nos parece más adecuada, tomando en consideración el objetivo y la información relevante que se pueda reunir para fundamentar la elección … ”

para la toma de decisiones se necesita conocer:

los objetivos de la organización (el propósito que explica la existencia de la organización)
las políticas de la organización (medios para lograr los objetivos)

Pensamiento Racional
 Aplicar conocimientos, aptitudes y experiencias.
 Aplicar la lógica para llegar a conclusiones.
 Analizar temas para comprender todo el asunto.
Pensamiento Intuitivo
 Llegar a conclusiones por intuición.
 Dejarse llevar por la emoción y la sensibilidad.
 Usar la imaginación para crear nuevas ideas.
velocidad en la toma de decisiones: depende de el bien común

clasificación de los problemas de decisión:

grado de incertidumbre: Certidumbre: certeza, conozco resultados.
Riesgo: más de un resultado posible y se conocen las probabilidades
Incertidumbre: más de un resultado posible y no se conocen las probabilidades
grado de interdependencia: Decisiones de una etapa (fabricar o comprar, aquí o allá)
Decisiones secuenciales o multietapas (conjunto de resultados)

toma de decisiones en los grupos

Ventajas
• Información y conocimientos más completos. • Diversidad de puntos de vista. • Decisiones de más calidad. • Aceptación de una solución.
Desventajas
• Consumen tiempo. • Presiones para uniformarse. • Discusiones del grupo dominadas por unos cuantos. • Ambigüedad de la responsabilidad.

3.- trabajo en equipo: El Trabajo en Equipo es un método de trabajo colectivo “coordinado” en el que los participantes intercambian sus experiencias, respetan sus roles y funciones para lograr objetivos comunes, al realizar una tares conjunta”. (Benjamín Viel)

La mayoría de nuestras tareas, son interacciones en equipo: familia, trabajo, amigos,asociaciones,etc.

Trabajar en equipo NO es la mera suma de los aportes individuales, sino que mucho más:

por que son necesarios los grupos?

Producto de la división del trabajo y de la especialización de funciones.
Por la necesidad de lograr objetivos comunes a través de las personas.
Por la necesidad de interacción social de las personas.

grupos: *formales( mando, tareas) e informales(interés, amigos)

def. De grupos

Schein: • “Un grupo psicológico es cualquier número de personas que interactúan unas con otras, que sean psicológicamente concientes una de otras y que se perciban a sí mismas como un grupo”.
Bonner:• “Un grupo es un conjunto de personas que interactúan unas con otras,y es precisamente este proceso de interacción el que distingue el grupo de un conglomerado”.
Hodgetts y altman: • “El grupo es un conjunto de dos o más individuos interdependientes e interactivos que buscan alcanzar objetivos comunes.”

bases del trbajo en equipo (compromiso, complementariedad, confianza, comunicación, coordinación)
factores que facilitan el trabajo en equipo (Tener clara la misión, visión, propósitos, objetivos y metas comunes; Conocer la etapa de desarrollo del equipo; Organización interna; Experiencia.; Liderazgo; Participación; Coherencia; Buen clima organizacional

etapas

Formación – inicio *Optimismo * Análisis * Observación

Agitación *Primeras dificultades *Tensión, roces *Aparecen las diferencias de carácter y personalidad

Acoplamiento *Superan dificultades * Se observan avances *Desarrollo de habilidades

Madurez *Equipo acoplado *Han aprendido a trabajar juntos

PRODUCTIVOS
• Consiguen coordinar de manera óptima el esfuerzo de sus integrantes, obteniendo el máximo rendimiento. • Funcionan: • De forma compenetrada • Fluidamente • Alcanzan las metas propuestas NO PRODUCTIVOS • Falta de liderazgo • Objetivo mal definido • Escasa comunicación • Desmotivación • Falta de apoyo de la organización • Dificultades de relación dentro del grupo • Demasiada complejidad del trabajo
facilitan el trabajo en equipo: (reuniones efectivas, manejo de conflicto, buen proceso de toma de decisiones)

áreas de conflicto: Distintas percepciones sobre los hechos, Distintas percepciones sobre los métodos, Distintas percepciones sobre las metas, Distintas percepciones sobre los valores

integración de personal: función= La integración de personal se define de manera alternativa como administración de recursos humanos, que supone la planeación del recurso humano, reclutamiento, selección, contratación, inducción, evaluación, capacitación y desarrollo y mantenimiento del factor humano.

PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO • Determinar el número de personas que se necesitan, así como las habilidades y destrezas que deben poseer tanto en el corto, como en el mediano y largo plazo. Esta etapa está relacionada estrechamente con los planes de crecimiento a largo plazo de la empresa.

RECLUTAMIENTO • Buscar candidatos interesados en trabajar en la empresa, es hacer un llamado general, hacer convocatorias.
SELECCIÓN DE PERSONAL • Se refiere a la evaluación de capacidades, experiencias y habilidades de un candidato, en relación con un puesto. Se hacen entrevistas, pruebas de inteligencia,habilidades y aptitudes,test psicológicos,etc.
CONTRATACIÓN • Contratación, es cuando se ha seleccionado a un candidato para su incorporación a la empresa.El contrato puede ser por un tiempo indefinido, si la plaza así lo amerita, o por un tiempo definido, cuando se va a realizar un proyecto cuya duración es limitada,o una obra,etc.

INDUCCIÓN • Se refiere al acoplamiento entre la persona que ingresa por primera vez a la empresa, y la organización. Ésta se realiza a nivel de empresa en general, unidad orgánica en la que laborará y puesto de trabajo.
EVALUACIÓN DE PERSONAL • Se periódicamente evaluando el desempeño del personal, con el propósito de encontrar áreas deficitarias donde los empleados necesiten mejorar ó como mejoramiento continuo de los trabajadores.
CAPACITACIÓN Y DESARROLLO • Capacitación y desarrollo, con la cual se busca que el empleado se desenvuelva cada vez mejor en su puesto de trabajo, y que le permita ascender dentro de la empresa.
MANTENIMIENTO DEL FACTOR HUMANO • Mantenimiento del factor humano: acá debe determinarse mecanismos y medios para que los empleados no se retiren de la empresa, sino que vean en ésta una oportunidad de desarrollo y crecimiento personal y profesional.

LIDERAZGO= Liderazgo, en términos conductuales, se puede entender como cualquier acto de influencia en cuestiones de importancia organizacional . (Illanes; El Sistema Empresa).

También se puede decir que
es el proceso de motivar y ayudar a los demás a trabajar con entusiasmo para alcanzar objetivos determinados, es decir, cuando alguien ejerce poder sobre otras personas .
COMPONENTES DEL LIDERAZGO (según Koontz)

liderazgo como poder: • Capacidad para hacer uso eficaz y responsable de poder

Liderazgo como comprensión fundamental: • Capacidad de comprender que los seres humanos tienen diferentes motivaciones en diferentes momentos y situaciones

Liderazgo con capacidad de inspirar seguidores: • Capacidad de inspirar a los demás
Liderazgo como estilo y el desarrollo del clima organizacional: • Capacidad de actuar en favor al desarrollo de una atmósfera conducente a la respuesta ante motivaciones

el líder autócrata= • Asume toda la responsabilidad de la toma de decisiones • inicia las acciones, dirige, motiva y controla al subalterno. • Puede sentir que sus subalternos son incapaces de guiarse a sí mismos. • Observa los niveles de desempeño de sus subalternos con la esperanza de evitar desviaciones que puedan presentarse con respecto a sus directrices.
líder que adopta el sistema de rienda suelta o líder liberal:• El líder delega en sus subalternos la autoridad para tomar decisiones Puede decir a sus seguidores «aquí hay un trabajo que hacer. • No me importa cómo lo hagan con tal de que se haga bien». • Este líder espera que los subalternos asuman la responsabilidad por su propia motivación guía y control.

el líder participativo:• No delega su derecho a tomar decisiones finales y señala directrices específicas a sus subalternos pero consulta sus ideas y opiniones sobre muchas decisiones que les incumben. • Si desea ser un líder participativo eficaz, escucha y analiza seriamente las ideas de sus subalternos y acepta sus contribuciones siempre que sea posible y práctico. • cultiva la toma de decisiones de sus subalternos. • apoya a sus subalternos y no asume una postura de dictador.

• Un estilo de liderazgo será más eficaz si prevalecen determinados factores situacionales, en tanto que otro estilo puede ser más útil silos factores cambian.

para ser un buen líder se necesita= Confianza en si mismo, Asertividad, Integridad y moralidad, Estabilidad emocional, Sentido de humor, Conocimiento de sí mismo y objetividad consigo mismo, Inteligenciaemocional, Pasión y entusiasmo

el impacto del liderazgo: comunidad, entorno personal, uno mismo, stakeholders (clientes, colaboradores, accionistas, proveedores)

El proceso de liderazgo consta de 3 elementos fundamentales:
Líder, Seguidores, Situación

rasgos del líder

madurez emocnional=•Temperamento estable, calma, bajo estrés, no es egocentrista ni está a la defensiva

honestidad e integridad= •Dignos de confianza, francos
Motivar para liderar= •Deseo de influir en otros, comodidad utilizando el poder
confianza en si mismos= • Establece metas altas para así mismo y para los demás, en cuanto a superar obstáculos (si se lleva al extremo derivaría en arrogancia y en sentido de infalibilidad)

comportamiento a las tareas(líder):Especifica funciones y tareas, Planea la asignación de tareas, Programa el trabajo, Establece estándares de desempeño, Desarrolla procedimientos

comportamiento orientado a la persona(líder): Es amigable, Brinda apoyo, Muestra confianza y seguridad en los subalternos, Muestra interés por el bienestar de los seguidores, Reconoce a los subalternos por sus logros

“Los líderes crecen (evolucionan), no se hacen” (Peter Drucker)
“Los líderes crean entornos, en los cuales las personas están dispuestas a dar lo mejor de sí mismas” (Philip Crosby)

características de un líder efectivo/positivo: Usa el poder que tiene, con responsabilidad y respeto, Es capaz de planificar acciones futuras y transmitir esa visión a los demás, Mantiene una dirección clara sobre el futuro de la organización, Guía a los socios en el camino trazado, Es capaz de animar a los demás para construir la realidad que se desea, Entiende cómo motivar cuando hay dificultades o se presentan obstáculos en el camino, Tiene muy claro que es tan importante comprender a los otros como ser comprendido, Tiene iniciativa y estimula a los demás a usar la propia, Actúa como un servidor de la organización y no como dueño de ella
análisis de los componentes del liderazgo: •Capacidad de utilizar el poder con efectividad y de manera responsable . •Capacidad para comprender que los seres humanos tienen diversas fuentes de motivación en diferentes momentos y situaciones. •Capacidad para inspirar ideas, sentimientos y acciones a otros individuos. •Capacidad de actuar de tal forma que se desarrolle un clima favorable para responder a las motivaciones y para fomentarlas.

comportamiento del líder: Realiza acciones apropiadas a la situación y al momento que está viviendo, Tiene y utiliza eficientemente una serie de habilidades (conceptuales, técnicas y humanas), Tiene ideas o se hace partícipe de ideas que son comprendidas por muchos otros.

Dirección: FACTORES HUMANOS Y MOTIVAVCION

• El proceso de Dirección es aquel que está enfocado en influir en las personas para que de esta manera se logre dar cumplimiento a las metas organizacionales

FACTORES HUMANOS EN LA Administración: Multiplicidad de papeles, Las personas promedio no existen, Importancia de la dignidad personal, Consideración de la persona en su integridad

MOTIVACIÓN
Motivar significa persuadir o inducir; consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque desea hacerlo.
La motivación tiene un fuerte fundamento en la Empatía de los seres humanos.
La motivación varía según las personas. Se orienta, se fundamenta… Sobre las necesidades del ser humano.

Motivación…¿Qué se puede entender por “motivación”? Tener un motivo para hacer algo. Deseo de una persona de esforzarse por alcanzar las metas de la organización, condicionado por la posibilidad de satisfacer alguna necesidad individual.
impulsos motivacionales: por logro, por afiliación, por poder, por competencia

¿Por qué la motivación es un proceso complejo?
1) La causa o motivo que tiene una persona para realizar una acción es algo que no se puede ver (se infiere).
Ejemplo: Cuando una persona trabaja muchas horas no se puede inferir que este motivado con el trabajo.

2) Las personas pueden tener una gran cantidad de necesidades o expectativas que cambian continuamente y que en algunos casos están en conflicto entre sí.
Por tal motivo es muy difícil observar o medir la motivación con un alto grado de certidumbre o seguridad.

– Otros en cambio lo hacen para ganar más que el año anterior y sentirse bien (Este fue un buen año).
Si se observan a estos personas (vendedores) es difícil saber a primera vista la diferencia entre ellos.

4) La satisfacción de una necesidad particular puede conducir en realidad a un aumento en su intensidad.
Ejemplo: Las investigaciones han demostrado que el aumento salarial genera en la persona, a veces, una mayor ambición por el dinero y en otros casos una promoción inspira el deseo de logra otra de nivel más elevado.

5) La conducta encaminada hacia la metas no siempre conduce a la satisfacción de la necesidad

ciclo entre homeostasis, estimulo, necesidad, tensión, comportamiento, satisfacción

Frustración
• Es la incapacidad de satisfacer necesidades particulares.
Existen dos resultados posibles a no poder satisfacer una necesidad (desequilibrio): la conducta constructiva o la conducta defensiva o de enfrentamiento.

teorías de motivación:Teoría Motivacional de Maslow (Escalera del éxito) (fisiológicas, seguridad, sociales(afiliación), estima(poder), autorrealizacion(logro))
Teoría Motivacional de Herzberg (Motivación e Higiene) ( Factores de higiene o ergonómicos: Pueden causar insatisfacción si no se cumplen.
Están asociados a un amplio conjunto de condiciones de trabajo, incluyendo la seguridad, cuantía del salario, calidad de la supervisión y ambiente social del trabajo
Teoría Motivacional de Herzberg
La satisfacción depende de los factores motivadores
Factores motivadores: Pueden motivar y entusiasmar a los operarios respecto a su trabajo.
Están asociados con el desempeño del trabajo (reconocimiento del trabajo bien hecho, autonomía, responsabilidad, etc.).
La satisfacción depende de los factores motivadores

SISTEMA Y PROCESO DE CONTROL

El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora de si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarias.

Algunas observaciones sobre el control
Se fundamenta en la existencia de la planificación:
si
no hay plan … No habrá qué controlar .
Proceso que revisa lo que se está realizando y lo que se ha realizado; para de este modo aplicar medidas correctivas para reorientar la acción hacia los objetivos y eventualmente, reformular los planes.

“ El control adecuado favorece las relaciones humanas ”
La reacción humana ante el control es una consideración clave.
NO debe ser una acción policíaca ni coercitiva.
DEBE usarse como un herramienta que ayude a corregir errores con altura de miras.

“El Control” debe aplicarse en todos los niveles y en todas las áreas.
El control debe abarcar todo el accionar de la empresa (teniendo presente que no todas las áreas requieren el mismo tipo y la misma intensidad de control).
El control es dinámico; su esencia es arrojar resultados que permitan analizarlos para luego corregir el plan o planear de nuevo y entonces volver a controlar.

etapas de control= 1. Establecimiento de Estándares Determinar lo “programado” (lo que se va a controlar, las metas, los objetivos)
2. Medición de resultados Determinar lo “realizado”
3. Corrección “El Control” propiamente tal… Lo “comparado”… “programado vs. Realizado” …desviaciones (+) o (-) 4. Retroalimentación Adoptar medidas… retroalimentación (+) o (-) … NO tomar medidas es Peligroso y Desmotivante

1.- relación con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación

2.- medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados

3.- detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
4.- establecer madidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.
importancia del contro= Establece medidas para corregir las actividades, se aplica a todo, Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, Localiza a los sectores responsables de la administración, Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, Su aplicación incide en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad
principios de control= equilibrio, de los objetivos, de la oportunidad, de las desviaciones, de excepción, de la función controlada.

características del control

reflejar la naturaleza de estructura organizacional: Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea controlar.

oportunidad: Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.

accesibilidad:Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación, las técnicas muy complicadas en lugar de ser útiles crean confusiones.
ubicación estratégica: Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de valor estratégico.

factores que comprende el control: cantidad, costo, tiempo, calidad

tipos de control:

Control Preventivo

 Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
 Previene desviaciones antes de iniciar el proceso.
control detectivo:

 Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.
 Identifica desviaciones antes de concluir un proceso.
control correctivo:

 Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.
 Identifica desviaciones ya concluido el proceso.

SISTEMAS DE CONTROL:

Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto, aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal, análisis estadísticos y gráficas.
Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica tanto en materias primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto al color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia, etc.
Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén.

Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como: a) Selección adecuada de los proveedores. B) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante. C) Control de los pedidos desde el momento de su requerimiento hasta la llegada del material. D) Determinación del punto de pedido y reorden. E) Comprobación de precios
Control de Mercado. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si las metas de mercado se han cumplido o no; comprende áreas tales como ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción.

Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.
Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluación al reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones.

CONSIDERACIONES PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTROL

Tipos de medición Los tipos de medición se basan en alguna forma de normas o estándares establecidos, que pueden ser:  Estándares históricos. Pueden basarse en registros e información concernientes a las experiencias pasadas de una organización, Estándares externos. Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma organización, Estándares de ingeniería. Se refiere a la capacidad de las máquinas, suelen venir especificadas por los fabricantes.

El número de mediciones. El número de mediciones puede ser reducido. Conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un trabajo, el individuo pierde autonomía y la libertad respecto a cómo y cuándo ejecutarlo.

Autoridad para establecer medidas y estándares. Los estándares del desempeño pueden fijarse con o sin la participación de las personas cuyo desempeño va a ser controlado. Cuando se establecen en forma unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los empleados los juzguen de idealistas.
Flexibilidad de los estándares. Los gerentes necesitan determinar si los estándares deberán ser uniformes en las unidades similares de la organización, así como tomar una decisión respecto al sistema de control cuantitativo frente al cualitativo.
Frecuencia de la medición. La frecuencia y tiempo de la medición depende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo de control de calidad estadístico exige establecer el tamaño de la muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas.

Dirección de la retroalimentación. La finalidad del control consiste en asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de que los planes futuros se realicen con más eficiencia.