Personificación de cuentas
AGENCIA Y SUCURSALES EN MONEDA LOCAL
Las agencias y sucursales son los medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central.
Definición DE AGENCIA
La agencia puede definirse como una oficina, propiedad de una empresa localizada en un lugar distante a esta, con el objeto de servir de intermediaria entre la empresa y sus clientes, en forma totalmente dependiente de esta. Por esta razón las ventajas que ellos conllevan, el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento.
Definición DE SUCURSAL
Es una sala de ventas o tienda creada por la compañía, en un lugar diferente a esta, con el objeto de incrementar sus ventas. La sucursal actual en forma semi-independiente a la empresa que la creo. Esta opción es utilizada por el productor o distribuidor cuando desea tener un mayor control de los puntos de venta de sus productos, así como tener más acercamiento con los clientes.
DIFERENCIA ENTRE AGENCIAS Y SUCURSALES
Las agencias como las sucursales son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a distancia de la oficina central, la agencia y la sucursal difieren en cuanto a su organización, administración y control. Las diferencias entre agencia y sucursal son:
Agencias | Sucursales |
-Tienen surtido de muestras para que vean los clientes, pero no mantienen existencias para hacer entrega a los clientes, los pedidos se envían a la casa central y esta los sirve. -Los créditos son concedidos por la casa central, las cuentas por cobran se llevan en libros de la central que efectúa los cobros. -La casa central provee un fondo fijo a la agencia, la cual lo remite a medida que se agota-Solo el Gerente de la Casa Central autoriza el pago de cheques de la agencia-No posee cuenta bancaria-No necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble, anota en libro de caja | -Mantienen existencias de mercancías, la mayor parte son obtenidas de la casa central, las entregas se hacen de las existencias de la sucursal y la misma puede comprar a terceros. -Los créditos son concedidos por la sucursal, las cuentas por cobrar se llevan en libros de la sucursal, esta efectúa los cobros. -Todos los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local-En la sucursal el Gerente de la misma autoriza el pago de cheques de la sucursal-Posee cuenta bancaria-Lleva un juego completo de libros de contabilidad |
Contabilización DE LAS OPERACIONES DE UNA AGENCIA
Una agencia, no necesita llevar registros contables, solamente los necesarios para mantener los fondos suficientes para efectuar sus gastos, los cuales debe de liquidar a la casa central, la casa central podría estar interesada en saber si cada una de sus agencias, siendo rentable en sus operaciones no razón por la cual puede optar, por llevar cuentas especiales para cada agencia.
Contabilización DE LAS OPERACIONES DE UNA SUCURSAL CON CASA CENTRAL
Una sucursal, se ve obligada a llevar una contabilidad completa por las operaciones que realiza para registrar las transacciones efectuadas con la casa central utiliza la cuenta de capital denominada “Casa Central—Cuenta Corriente” a la cual abono todo aquello que recibe y carga todo lo que envía a la misma.
La cuenta “Sucursal cuenta corriente” en los libros de la casa central tendrá saldo deudor en los libros de la sucursal la “casa central cuenta corriente” tendrá saldo acreedor.
Los registros contables existen dos métodos, estos métodos empleados por la casa central dependen, hasta cierto punto facturan las mercancías a la sucursal, los métodos típicos de facturación son:
Mercancías enviadas a la sucursal al costo
Este método es más sencillo de utilizar, ya que no existe ninguna complejidad en la deducción de valores reales en los registros efectuados entre la sucursal y la casa central.
Mercancías enviadas a la sucursal con recargo
Algunas compañías optan por llevar este método con el fin de que el personal a cargo de la sucursal desconozca las utilidades reales obtenidas.
Conciliación cuentas corrientes Casa Central y Sucursal
Las cuentas reciprocas no siempre presentan los mismos saldos en virtud de que las transacciones que se realizan al final el mes pueden no quedar registradas en los libros de la parte afectada.
Para preparar los estados financieros combinados, deberán ponerse de acuerdo los saldos, de tal forma que habrá que correr los ajustes necesario para conciliar las cuentas afectando para el efecto la cuenta que sea necesaria, agregando al final de la misma palabra “en tránsito
Estados financieros conjuntos de Casa Central y Sucursal
Los estados financieros conjuntos (o combinados) se elaboran con la intención de conocer la situación financiera global de la compañía, para el efecto se deberán de efectuar ajustes debido a que existen cuentas que únicamente son el reflejo de las transacciones efectuadas entre sí, por lo que al figurar en los estados financieros no se reflejarían una situación financiera rea.
ASPECTOS LEGALES
La creación de agencias o de sucursales, es únicamente una manifestación del crecimiento de la compañía la cual no se encuentra específicamente regulada por el Código de Comercio, ni por la Ley del Impuesto sobre la Renta, en tanto no se cree una nueva empresa, situación en la cual no se estaría hablando de la agencias y sucursales, sino de matrices y subsidiarias. La creación de agencias o de sucursales, es únicamente una manifestación del crecimiento de la compañía la cual no se encuentra específicamente regulada por el Código de Comercio, ni por la Ley del Impuesto sobre la Renta, en tanto no se cree una nueva empresa, situación en la cual no se estaría hablando de la agencias y sucursales, sino de matrices y subsidiarias.
AGENCIAS Y SUCURSALES EN MONEDA EXTRANJERA
Las agencias y sucursales en moneda local son los medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central. La diferencia radica en que la casa Central se ubica en país diferente al de la Sucursal y refleja la situación financiera conjunta de la empresa, se deben de convertir los saldos de la Sucursal a la moneda del país donde se ubique la Casa Central.
Nos referimos a Agencias y Sucursales, estamos hablando de una misma empresa que se expande en varias regiones geográficas extracontable serán los Estados Financieros Conjuntos o Combinados.
Conversión:
el primer paso para resolver este tema es para presentar el Balance de comprobación de la Sucursal, a la moneda local en que se expresan las cifras del Balance de la Casa Central.
TIPO DE CAMBIO:
Es una expresión monetaria con la cual se igualan dos monedas de diferentes países
DIVISAS:
Es cualquier moneda extranjera
Devaluación:
Es la perdida de paridad de una moneda con relación con la otra
Inflación:
Es el alza general de precios
PODER ADQUISITIVO:
Es la capacidad de compra de una moneda
CUENTAS RECIPROCAS Útiles PARA LAS ELIMINACIONES:
CASA CENTRAL | SALDO | SUCURSAL | SALDO |
Sucursal Cta. Cte | Deudor | Casa Central Cta. Cte | Deudor |
Merc. Env. A Sucur. | Acreedor | Merc. Recib. De C. C | Acreedor |
Merc. Env. A Sucur. Rec | Acreedor | ||
Remesas a Sucursal | Deudor | Remesas de la C. C. | Acreedor |
Remesas a Sucursal | Acreedor | Remesas de la C. C. | Deudor |
TIPOS DE CAMBIO Y COTIZACIONES
DIRECTA:
Es cuando el tipo de cambio se expresa en función de la moneda nacional
INDIRECTA:
Es cuando el tipo de cambio se expresa en función de una moneda extranjera
Los tipos de cambio pueden ser:
COMPRADOR:
Este tipo de cambio aplica cuando vendemos divisas a un banco del sistema, pudiendo ser la procedencia. Remesas familiares o bien pago de un cliente residente en el exterior.
VENDEDOR:
Este tipo de cambio se aplica cuando compramos divisas a un banco del sistema, para remitirlas a algún familiar, o bien para efectuar un pago a algún proveedor extranjero.
PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR ESTADO FINANCIEROS COMBINADOS
Obtener balance Ajustado de cada una de las empresas (Casa Central y Sucursal), conciliando las cuentas corrientes
- Hacer la Hoja de conversión, convirtiendo el Balance de Comprobación de la Sucursal a monea de la casa Central, aquí tenemos que determinar un diferencial cambiario
- Elaborar una Hoja de trabajo para la formulación de Estados Financieros Combinados (Ocho Columnas)
Los Estados Financieros Conjuntos se sacan de las últimas dos columnas de la Hoja de Trabajo
- Las partidas de cierre de la Casa Central se efectúan tomando como base las primeras dos columnas de la hoja de trabajo. Mientras que las partidas de cierre de la sucursal se hocen tomando como base el Balance de comprobación en la moneda del país donde se ubica la Sucursal.
TIPOS DE CAMBIO A UTILIZAR
CORRIENTE:
es el vigente al último día o fecha que se está realizando la operación. Aplica para las cuentas de Pasivo (excepto cuentas relacionadas), Activo corriente (con excepción de inversiones al costo que aplica histórico).
Histórico:
el que se dio en determinado tiempo. Aplica para activo no corriente, cuentas pagadas por anticipado, activos intangibles, cuentas de patrimonio y cuentas relacionadas.
PROMEDIO:
Aplica para las cuentas de ingreso y gasto (excepto las cuentas relacionadas)
LISTA DE CUENTAS MÁS UTILIZADAS Y SU RESPECITO TIPO DE CAMBIO
No | CUENTA | TIPO DE CAMBIO | |
1 | Caja y bancos | Corriente al cierre | C |
2 | Cuentas por Cobrar* | Corriente al cierre | C |
3 | Reserva para Cuentas Incobrables* | Corriente al cierre | C |
4 | Inventario Final de Mercaderías | Corriente al cierre | C |
5 | Inversión al costo | Histórico | H |
6 | Inversiones a Valor de Mercado | Corriente al cierre | C |
7 | Suministros Inventario Final | Corriente al cierre | C |
8 | Gastos Pagados por Anticipado | Histórico | H |
9 | Seguros Pagados por Anticipado | Histórico | H |
10 | Marcas y Patentes | Histórico | H |
11 | Derechos de Llave | Histórico | H |
12 | Propiedad de Planta y Equipo ** | Histórico | H |
13 | Depreciaciones Acumuladas** | Histórico | H |
14 | Sucursal, Cuenta corriente | Recíproco | R |
15 | Casa Central Cuenta corriente | Recíproco | R |
16 | Remesas de la Casa Central | Recíproco | R |
17 | Remesas a la Casa Central | Recíproco | R |
18 | Mercaderías Recibida de Casa Central | Recíproco | R |
19 | Cuentas y Documentos por Pagar | Corriente al cierre | C |
20 | Gastos Acumulados por Pagar | Corriente al cierre | C |
21 | Prestamos, bonos y deudas a L.P | Corriente al cierre | C |
22 | Primas y Descuentos no amortizables S/bonos | Corriente al cierre | C |
23 | Ventas | Promedio | P |
24 | Gastos de Venta y de Administración | Promedio | P |
25 | Depreciaciones ** | Histórico | P |
26 | Cuentas Incobrables* | Corriente al cierre | C |
27 | Capital y Reservas de Capital | Histórico | H |
28 | Utilidades Retenidas | Corriente año anterior | C |
29 | Inventario Inicial de Mercaderías | Corriente año anterior | C |
20 | Gastos Acumulados por Pagar | Corriente al cierre | C |
21 | Prestamos, bonos y deudas a L.P | Corriente al cierre | C |
22 | Primas y Descuentos no amortizables S/bonos | Corriente al cierre | C |
23 | Ventas | Promedio | P |
24 | Gastos de Venta y de Administración | Promedio | P |
25 | Depreciaciones ** | Histórico | P |
26 | Cuentas Incobrables* | Corriente al cierre | C |
27 | Capital y Reservas de Capital | Histórico | H |
28 | Utilidades Retenidas | Corriente año anterior | C |
29 | Inventario Inicial de Mercaderías | Corriente año anterior | C |
*
Cuentas por cobrar se convierte a tipo de cambio corriente, por lo tanto, las cuentas que se relacionan con ella también se convierten a el mismo tipo de cambio.
** La propiedad, planta y equipo se convierte a tipo de cambio histórico, fecha en que se adquiríó el bien, por lo tanto, las cuentas que se relacionan con ella también se convierten al mismo tipo de cambio histórico.
MATRICES Y SUBSIDIARIAS
CASA MATRIZ:
aquella empresa que posee la mayoría de las acciones de otra empresa. Por propiedad de la mayoría de las acciones se entiende por poseer al menos el 50% más una acción con derecho a voto.
SUBSIDIARIA:
es aquella que es poseída en su totalidad o es su mayoría por otro propietario, el cual debe poseer al menos el 50% más una acción con derecho a voto del total de sus acciones.
Acción:
es una de las partes en que se divide el capital de una sociedad anónima. Estas se pueden clasificar en acciones ordinarias y preferentes.
ASOCIADA:
es una compañía en la cual otra empresa es propietaria de no menos del 25% y no más del 50% de las acciones, por la compañía controladora.
AFILIADA:
son las empresas que sin tener inversiones de importancia entre sí, tienen accionistas comunes que son propietarios del 25% o más en acciones comunes.
Interés MINORITARIO:
Es la parte del capital social de la subsidiaria, en poder de accionistas ajenos a la compañía controladora
CONTROL DIRECTO:
Cuando una empresa posee la mayoría de las acciones de otras empresas
CONTROL INDIRECTO:
cuando se obtiene a través de subsidiarias, cuando estas pueden adquirir la mayoría de las acciones emitidas por una tercera empresa, cuyo control será ejercido por la compañía matriz.
Razón POR LA QUE SE CONSTITUYEN SUBSIDIARIAS
El adquirir o constituir compañías subsidiarias se convierte en una forma rápida de crecimiento, para lanzarse a nuevas líneas de productos o para adquirir nueva tecnología.
En Guatemala la constitución de subsidiarias se efectúa con fines administrativos, fiscales o ambos a la vez
Métodos PARA CONTABILIZAR LA Inversión DE LAS SUBSIDIARIAS
Método DEL COSTO:
la inversión se contabiliza y este permanece invariable. Los dividendos correspondientes se reconocen como ingresos al ser devengados, existiendo previa declaración de los mismos por los accionistas.
Método DE Participación:
la inversión se contabiliza inicialmente al costo, el cual se ajusta en forma periódica para reconocer la participación de la compañía inversionista en los resultados de la afiliada, después de la fecha de adquisición.
CONSOLIDADCION DE ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros consolidados presentan la situación financiera, resultados de las operaciones y cambios en la situación financiera de una compañía matriz y sus subsidiarias, como si se tratase de una sola empresa. Deben incluir a empresas en las cuales la compañía matriz posee un interés financiero de control.
NOTAS
Tipo de cambio
Corriente: C:
Activos y pasivos corrientes
Promedio: P:
Cuentas de ingreso y gastos, excepto cuentas relacionadas a costo de ventas
Historio: H:
Activos no corrientes, activo intangible, cuentas pagadas por anticipado, patrimonio, y cuentas relacionadas
PASOS. A REALIZAR
Balance de saldos de ambos
Hoja de trabajo de la conversión: diferencia cambiaría
Hoja de trabajo de Estados financieros conjuntos
Estados financieros combinados
Partidas de cierre
ESTADO DE ULITIDADES RETENIDAS CONJUNTOS
Ganancias no distribuidas
(+) pérdidas y ganancias del ejercicio
(=) Ganancias no distribuidas
Estado de resultados conjuntos o combinados. SUCURSAL Y CASA C
Ventas ———-
Costo de ventas
Inventario inicial mercaderías ———
+) compras ———-
=) mercaderías disponibles. ———-
-) inventario final de mercaderías. ————-
=) margen bruto en ventas. ————
-) gastos de operación
Gastos ——–
-) gastos financieros
Perdida en diferencia cambiaría. ——— ———-
=) pérdidas y ganancias. ————
Estado de situación financiera conjuntos o combinadas
Activo
Corriente
Bancos ———–
Cuentas por cobrar ———
Inventarios. Etc. ———- ——–
=) suma del activo ———-
Pasivo
Cuentas por pagar ————-
=) suma del pasivo ———-
Patrimonio y capital
Capital ——–
Ganancias no distribuidas. ——– ————-
=) total pasivo, patrimonio y capital ———-
HOJA DE TRABAJO
ELIMINACIONES
Si está en él debe pasa en las eliminaciones al habe
Recargo se hace en línea recta
Cuando hay un recargo del año anterior para determinar la perdida i ganancia del estado de resultados conjuntos, se saca la diferencia de la suma de la columna 8 menos la columna 7.