Cuentas contables codificadas

1. Análisis de los sistemas de información contable

Dentro de este análisis existen diferentes metodologías para el análisis de cualquier sistema, así como por ejemplo: análisis estructurado, análisis orientado a objetivos y otra mitología particulares.
Un sistema de información contable comprende al menos los siguientes elementos: hardware donde se procesa la información, software o programas, recursos humanos y políticas y normas contables por la la entidad.

1.1 Principales objetivos

Unos de los objetivos principales es verificar que la información procesada por los sistemas se está efectuando con los estándares establecidos por la empresa.
Estos estándares son los que la empresa especifica en manuales, instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde se plasmen principalmente las políticas que de alguna forma pudiera afectar el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información contable. El análisis de un sistema contable debe estar enfocado principalmente hacia el logro de los siguientes objetivos.

a) Asegurar la integridad de los datos: Se refiere a que todas las transacciones que deben estar registradas, lo estén; para esto la empresa debe tener controles establecidos que garanticen que todas la transacciones se estén registrando e incluyendo en los registros financieros.

b) Asegurar el adecuado registro y procedimiento de las operaciones: El segundo objetivo que debe cumplir el análisis de un sistema contable se refiere al adecuado registro y procedimiento de las operaciones, esto significa que se efectúen de acuerdo con normas y procedimientos aprobados por la gerencia. Una empresa que tiene compras o adquisiciones frecuentes de activos fijos, debe fijar políticas o parámetros para el registro de los desembolsos para este concepto, a partir de que el monto y bajo qué condiciones puede considerarse un pago como capitalizable en el rubro de los activos fijos. Con frecuencia las empresas no poseen guías o pautas para este tipo de decisiones que son relativamente sencillas, y esto origina errores de inconsistencia en la información financiera por el riesgo que se corre si operaciones similares son tratadas de forma diferente. El proceso del registro de las operaciones contables puede dividirse en tres de las fases que abarca el ciclo contable:
Apertura, desarrollo y conclusión.
c) Presentar la información financiera en forma confiable: El tercer objetivo de los análisis se refiere a la contabilidad de la información
financiera, y establece que los estados financieros deben tener un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, y estas se encuentren razonablemente presentadas de acuerdo con principios de contabilidad. Para que una información sea fiable debe ser imparcial, objetiva, verificable, constituir una representación fiel de los hechos que pretenden ser puestos de manifiesto y prudente. Se debe considerar que los activos o ingresos no se sobrevaloran y que los pasivos exigibles o los gastos no se infravaloren es un principio conservador enfocado a la salvaguarda del patrimonio empresarial y garantizar su futuro. D) Garantizar la oportunidad en la presentación de la información: El cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la información, no menos importante que los anteriores, establece que la información debe ser generada y presentada oportunamente y ello por una sencilla razón-. La información es una herramienta para tomar decisión. Este punto es muchas veces poco entendido tanto por personas gerenciales, como por personas a nivel supervisorio.

1.2) Aspectos que influyen en los sistemas de contabilidad

La base de todo negocio exitoso es un sistema de contabilidad que funciona bien. Los sistemas de contabilidad proporcionan un método informatizado de registro y seguimiento de operaciones financieras diarias, mensuales y anuales de una empresa.
Además, las empresas medianas y grandes utilizan sistemas de contabilidad para generar datos que les permita tomas decisiones acertadas. Sin embargo, si un sistema contable trabaja para satisfacer estos objetivos depende de un numero de factores.
Un sistema es una serie de elementos relacionados entre sí y con ciertos atributos. Los sistemas de contabilidad son sistemas que ayudan en el procesamiento de todas las operaciones mercantiles y en ausencia de ellos, los estados financieros, jamás estarían al día o razonablemente al día. Algunas empresas que están sujetas a regulaciones de tipo legal, por lo general cumple con la presencia de los estados financieros en forma oportuna a las correspondientes oportunidades autoridades reguladoras.
Normalmente la mayoría de las empresas que están sujetas a regulaciones de tipo legal, tratan de establecer sistemas tanto mensuales como mecanizados que permiten cumplir con las obligaciones en las cuales están sujetas. El mundo actual de los negocios, requiere que los gerentes establezcan sistemas enfocados a la generación de información financiera oportuna. Es común encontrar empresas con atrasos en la información contable de cuatro a mas meses, lo cual se podrían subsanar mediante el desarrollo de sistemas de información contables eficientes.
Los sistemas que implanta una empresa deber estar enfocados a suministrar información oportuna. Algunos son: Servicios externos de contabilidad, problemas
con el software contable, personal no capacitado, ausencia de normas y procedimientos establecidos.

1.3) Tamaño de la empresa y los procesos contables

Clasificación de las empresas

A medida que una empresa se hace mas grande, sus operaciones se vuelven cada vez más complejas y aumentan en volumen
– De acuerdo con la actividad: Existen las empresas agropecuarias, mineras, industriales, comerciales y de servicio. – De acuerdo con el tamaño: Pueden ser empresas pequeñas, empresas medianas o empresas grandes. – De acuerdo con la procedencia del capital: Existen empresas privadas, empresas oficiales o publicas y empresas de economía mixta – De acuerdo con el número de propietarios: Empresas individuales o las sociedades.
2) Procedimientos contables y no contables
a) PROCEDIMEINTOS CONTABLES:

-Procedimientos contables

Procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. -Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

-Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes: • Recepción de inventarios • Ventas de productos • Fabricación de productos • Registro de estimaciones • Destrucción de inventarios

-Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.

-Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
-La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. -En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros. -Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa manufacturera.

B) PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros. En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:  Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista  Procedimiento para contratación de empleados  Procedimiento para cambio de horario laborable  Procedimiento para tramitar reclamos de cliente

2.1) Técnicas para documentar y comunicar decisiones:

El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender como suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Algunas técnicas son: Memorándums, Narrativos, Instructivos, Circulares, Manuales.

2.2) ¿Cómo graficar los procedimientos?:

Se utiliza un flujograma que es aquella herramienta y técnica para representar procedimientos en forma grafica.

Tipos:–
Flujograma secuenciales: Se caracterizan por no separar las personas y/o departamentos que realizan las tareas. Se presenta en forma totalmente secuencial de izquierda hacia la derecha. – Flujograma columnares: Se separan cada una de las tareas y responsabilidades de las personas y/o departamentos dentro de un procedimiento. – Flujograma analíticos: Estos poseen una columna adicional para comentarios o llamadas en el cuerpo del flujograma y se hacen en una hoja adicional.

3) Formularios

3.1) Definición de formularios:

Es una herramienta contable que permite que los datos referidos a las operaciones de la empresa ingresen al proceso contable a un mismo tipo de operaciones, igual cantidad y calidad de datos. Es el medio impreso para contener y simplificar datos comunicados al proceso contable.
Carácterísticas–
Sencillez en su diseño – Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico – El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos – Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. – Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan información. – Basado en el concepto costo/beneficio se deben establecer formularios prenumerados. – Deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones. – Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, para lograr una identificación o asociación el formato a una función.

3.2) Importancia sobre el control de formulario

Los formularios son instrumentos llamados a cubrir la demanda de información, a todos los niveles de la estructura organizativa, por cuanto son el medio expedito para la recolección de los datos, debido a la facilidad con que circulan por la misma y afectan a todos los sistemas que interactúan en ella. Los formularios son parte esencial de cualquier organización, surgen desde el mismo momento en que se inicia sus operaciones, durante toda su existencia y hasta el final. Por otra parte es importante el diseño, desarrollo y la utilización de los formularios dentro de las organizaciones, no es menos cierto que los mismos requieren ser administrados con criterios de alta racionalidad y que esa administración lleve consigo la necesidad de un control permanente, dentro de un contenido integral en la utilización de los recursos disponibles en la organización, porque de los contrario, la producción y la acumulación desmedida de papeles, llámense éstos: Formularios, Registros, Reportes, Correspondencia, etc., en vez de informar y simplificar los procesos crearan un efecto contrario al distorsionar y complicar lo que se desea informar. En conclusión podemos decir que los formularios juegan un papel importante en el mundo de los negocios y en gen}eral en cualquier organización, por muy pequeña que esta sea, debido a que en todo momento de su existencia se están generando actividades y transacciones que deben ser traducidas en información, siendo el formulario el depositario de la misma, por lo que al diseñar un formulario, se debe tomar en cuenta una serie de normas, que nos ayudarán en la obtención de los objetivos previstos.

3.3) Técnicas para diseñar el formulario

El diseño de un formulario es una tarea común en muchos tipos de aplicaciones de oficina. A veces, la tarea consiste en actualizar un formato más antiguo que ya no es tan útil como en tiempos pasados. En algunos casos, el objetivo es empezar de nuevo y crear algo para una nueva aplicación o tarea. En ambos casos, hay algunos pasos básicos que hacen más fácil diseñar un formulario para lograr que todo esté muy bien organizado, sea fácil de leer y con el fin de que cumpla con su propósito.
– Determina los tipos de información que deben ser insertados en los diferentes campos del formulario. Esto se establece de acuerdo a la finalidad prevista del documento. Identifica las diferentes temas o informaciones que vas a registrar, comprueba que haya el número de campos necesarios para recoger la información y que éstos campos tienen un espacio adecuado para recoger los datos.
– Organiza los diferentes tipos de información en una secuencia lógica. La idea es crear un flujo de un campo a otro para darle un sentido al formulario y y que facilite luego el uso del documento. Una forma muy simple, y que tiene la intención de capturar la información básica, es seguir una secuencia de fecha, nombre, apellido, dirección, ciudad, estado o provincia, código postal, números de teléfono y de fax y un campo para grabar una dirección de correo electrónico del contacto. Con las nuevas redes sociales, también se puede dejar un espacio para poner la dirección de Twitter, LinkedIn o Facebook, siempre que el contacto lo permita.
– Aplica ese formato en la creación de una plantilla. Las aplicaciones de software, por lo genera hacen que sea fácil crear campos y que éstos puedan ser ubicados en una posición determinada gracias al uso de un ratón de ordenador. Crea y pon los campos en los que se registrarán los datos en el orden en el que deben ser recogidos en el formulario, así será más fácil y ordenado recoger esa información.
– Personaliza cada campo en la plantilla. La mayoría de los programas de longitud y anchura de cada campo, así como limitar el tipo de caracteres que se permiten en cada campo. Esto hace, por ejemplo, que sea más fácil introducir las fechas y números de teléfono de manera uniforme.
– Añade un desplegable cuando sea apropiado. Si el formulario se va a utilizar en un entorno en línea o va a formar parte de una base de datos, añadir un desplegable es sencillo -muchos programas lo incluyen en sus opciones de campo- y procura un entorno limpio, ordenado y amigable con el usuario. Si es un formulario que va a ser utilizado en una red o en Internet, deberemos tener en cuenta siempre la usabilidad del mismo.
– Comprueba tu formulario. Antes de ponerlo en marcha, hay que dedicar un tiempo para ingresar algunos datos y asegurarnos de que éstos se han introducido de manera correcta, cumpliendo tus expectativas. Si los datos no se muestran adecuadamente, o uno de los campos no funciona tal y como esperabas, vuelve a la plantilla del formulario y haz los ajustes necesarios.

3.4) Partes

– Encabezado de un formulario: debe contener al menos titulo, numero y fecha de elaboración del formulario – Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante para procesar el formato – Observaciones: debe contener cualquier información que se considere necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información contenida en el formulario – Autorizaciones: son campos reservados para que las personas involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información.

3.5) Clasificación

– De acuerdo a su presentación:

A) Simples;

son documentos que están presentados por una sola forma y sin copias anexas.

B) Compuestos

Estos poseen más de una hoja, son elaborados bajo una forma predefinido y se almacena en archivos especiales. Ejemplo: de bloques, talonarios, juego listo o snapout y formas continúas. – De acuerdo a su uso:

A) Para originar una acción

Estos inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con ciertos objetivos.

B) Para registrar una acción:

guardan información que puede ser requerida posteriormente c) Para informar resultados:
muestran cifras o análisis de procesos. – De acuerdo a su elaboración:

A) Manuales:

Son llenados en forma totalmente manual.

B) Semimecanizados:

se llevan en parte manual y en parte a través de un elemento maquina. C) Mecanizados: su elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.

3.6) Principios

– Facilidad para su relleno: ejemplo; información fija e información variable – Reducción de las posibilidades de error – Estética: debe tener buena apariencia física y tiene algunos factores: diseño, reproducción, políticas de imagen empresarial. – Reducción de costos

3.7) Diseño de un sistema de formularios

Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a través de los documentos en la organización, para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:
– Inventario de formularios: algunos parámetros pueden ser: por áreas o secciones, por tamaños, por cualquier carácterísticas física, formales e informales. – Análisis de formularios: información impresa o fija, información variable o para rellenar – Clasificación de formularios: algunos criterios pueden ser: organigrama de la empresa, grado de intervención de un computador, su tamaño, su propósito, el número de copias, combinaciones de los anteriores. – Codificación de formularios: sus métodos más utilizados son: método nemotécnico, método de bloques, método alfanumérico.
4) Control Interno
4.1) Definición, clasificación y condiciones del control interno
Definición
Es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto costo/beneficio. También es el plan de organización establecido para proteger los activos, verificar la exactitud y razonabilidad de los datos contables y promover la eficiencia operacional. Ejemplo: controles contables y administrativos.

Clasificación

– Por su naturaleza

A) Controles internos administrativos:

generalmente no tienen relación directa con las cifras de los estados financieros. Objetivos: plan de organización, métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones, adhesión a las políticas gerenciales.

B) Controles internos contables Tienen relación directa sobre las cifras de los estados financieros

Objetivos:

métodos y procedimientos relacionados, que tiene que ver con la protección de activos, autorización de las operaciones, asegurar la exactitud de los registros financieros. – Por momento en que se ejecutan: a) Controles para la captura de los datos b)
Controles para el procesamiento c) Controles de la salida de información
Para los 3, los objetivos son la integridad, existencia, exactitud ya autorización de las transacciones.

Condiciones

Son todas aquellas premisas bajo las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que el control interno funcione debe existir un compromiso formal entre los miembros de la organización a respetar y hacer cumplir las políticas establecidas, es decir, exista una conciencia de control. Algunas condiciones son:
a) Competencia del personal: las políticas y procedimientos que tiene una empresa para contratar, supervisar y entrenar al personal con el objetivo de que este se encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo.
b) Delimitación de responsabilidades: un sistema de control interno debe tener segregadas las actividades que realiza cada grupo de empleados en la empresa y su ámbito de responsabilidad. Subdivisión de la empresa: organigramas, organigramas estructurales, organigrama de posición, organigrama funcional

. C)

Establecimiento de niveles de autorización: este establece que las operaciones deben ser autorizadas por un funcionario competente. – Sistema de autorizaciones – Manual de autorizaciones
d) Segregación de funciones: establece que un empleado o departamento no puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola persona o unidad.
e) Consciencia de control: es la actitud de la alta gerencia y los empleados hacia el control interno
f) Canales de comunicación: son todos los medios que la gerencia utiliza para hacer conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos.
4.2) Importancia y objetivos del control interno
Importancia
Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operaciones en los procesos contables y administrativos.

-El control interno maneja algunos términos los cuales son

– Errores:

se refiere a errores u omisiones no intencionales.

– Irregularidades

Se refiere a errores u omisiones intencionales.

– Procesamiento de transacciones

Consiste en capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. –

Procesos:

son actividades que originan, cambian o transforman la información. – Controles: sirven para verificar la exactitud del proceso. –

Controles preventivos:

son aquellos que se ejecutan antes del paso inmediatamente posterior.

– Controles de detección:

se aplican durante o después del paso del procesamiento subsiguiente.
Objetivos
Objetivos generales del control interno
– Custodia de los activos – Captura y proceso de la información en forma completa y exacta – La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía

Objetivos específicos del control interno

– Integridad: su objetivo es permitir asegurar que se registren todas las transacciones en el período al cual corresponden. – Existencia: su objetivo permite asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. – Exactitud: su objetivo es que las operaciones se registren por el valor que realmente representan. – Autorización: su objetivo es que se debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. – Custodia: su objetivo establece que para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los activos de la empresa. Este tiene 2 tipos los cuales son: controles sobre la custodia física y controles sobre la existencia física.

4.3) Método para documentar y evaluar el control interno

Cuando se evalúan los controles internos, la documentación de eta evaluación se realiza en los papeles de trabajo, los cuales deben estar elaborados de tal forma que soporten apropiadamente la evidencia de la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos del control interno general. Existen diferentes técnicas para documentar la evaluación del control interno contable:
– Cuestionarios: son la técnica más antigua para documentar el control interno y consiste en la formulación de preguntas agrupadas en diferentes formas. Ejemplo: por cuentas principales de los estados financieros, por departamentos de la empresa, por ciclos de negocio, generales. – Narrativos: es una técnica para documentar los controles internos, con un alto nivel de detalle. – Flujogramas: es una técnica para documentar grafica. Sirven para tener una apreciación visual acerca del funcionamiento de un procedimiento general. –

4.4) Informe de control interno:

Es un informe dirigido la alta gerencia de una entidad, en el cual se detallan todas las situaciones y debilidades encontradas en la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos de contabilidad usados. El informe de control interno debe ser redactado en un estilo sobrio, en el cual no se debe en ningún caso personificar o señalar cargos específicos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas como debilidad. Los informes pueden ser emitidos por el departamento de auditoría interna, o por el contador público independiente que ha examinado los estados financieros. Las responsabilidades de cada uno son diferentes, por tanto, el alcance del trabajo de evaluación del control interno contable y su informe relacionado.

4.5) Tipos básicos de control interno: a)

Controles de existencia: controles que aseguran el registro completo de las operaciones, que existan y sean validas.
b) Controles de exactitud: estos permiten registrar las operaciones por el monto que reflejan los documentos que generan la transacción

. C)

Controles de autorización: están orientados a permitir operaciones que son validas desde el punto de vista interno
d) Controles de custodia: estos sirven para asegurarse que los activos valiosos y movibles, están resguardados del riesgo de robo y pérdida.
5) Tipos de manuales
5.1) Definición de manuales: es un instrumento de información en el que se recogen, de forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones del departamento contable. La manera de archivar las facturas, la contabilización de bancos, el registro de alta de inmovilizado, etc. Son ejemplos de operaciones que deben ser definidas para que se utilicen criterios uniformes, de forma que su comprensión sea más clara. El manual debe asignar tareas a cada uno de los empleados de la sociedad, asegurar el cumplimento de las políticas internas y asegurar la fiabilidad y integridad de la información financiera.

5.2) Importación de los manuales:

Son importantes ya que describen en forma clara las políticas establecidas de acuerdo a las normas estatutarias y legales existentes, así como también, los objetivos y procedimientos a seguir. Por otro lado se determinan en forma clara, las funciones a seguir por cada uno de los miembros del personal, asignando así responsabilidades y deberes a cumplir por cada uno de ellos, también hay ahorro de tiempo en cuando a que existen las instrucciones escritas para la ejecución del trabajo trayendo como consecuencia que las labores no se realicen en forma repetida.
5.3) Tipos de manuales:–
Manuales de Bienvenida: Se encarga con la brevedad posible de hacer una introducción a lo que es la institución, desde sus inicios hasta su presente. Este tipo de manuales contiene también los objetivos de la empresa, su misión y visión, sus valores, etc.. Por lo general contiene un manual adjunto dando referencia a los lineamientos de dicha empresa, así como también las reglas internas para dar una introducción al ámbito laboral.
-Manuales de Organización: Son aquellos que se encargan de forma resumida detallar en forma general el manejo de una empresa. Dan un detalle de como es estructurada y de los diferentes roles y funciones que en ella se lleva a acabo y se desempeñan en cada departamento.
-Manuales Departamental Este tipo de manual contiene las informaciones de cómo es legislada una empresa y de cómo se deben de realizar las funciones de cada área.
-Manuales de Finanzas: Se encarga de dar detalle de la verificación de la administración de cada uno de los bienes que corresponden a la empresa.
-Manuales de Política: En una empresa, este tipo de manuales detalla la forma en que esta está dirigida.
-Manuales de Puesto: Este se encarga de marcar las funciones que se desarrollan en los diferentes puestos de la empresa, así como citar sus carácterísticas y las responsabilidades a cumplir.
-Manuales de Técnica Minuciosamente, este tipo de manual detalla cómo deben ser realizadas las tareas particulares y trata acerca de las diferentes técnicas, tal como refiere su nombre.
-Manuales de Múltiples: En este tipo de manual se exponen detalles de múltiples cuestiones, como lo dice su nombre. Una de ellas son las normas con la que la empresa de rige y da explicación acerca de la organización de forma precisa y clara.

6) Plan de cuentas:

El plan de cuentas puede ser definido como un catálogo o muestrario de cuentas, de forma ordenada, clasificada y codificada siguiendo un orden lógico, de acuerdo al tipo de empresa, operaciones y volumen de las mismas. Sin embargo, para elaborar un plan de cuentas existen reglas comunes que se deben respetar; en primer lugar deben definirse los grupos, siguiendo con los subgrupos, cuentas,
subcuentas y auxiliares, de esta manera la codificación es uniforme y sistemática. Asimismo, para realizar correctamente un plan de cuentas deben sistematizarse de forma ordenada las cuentas, con una flexibilidad en la asignación de los códigos que permita que en el futuro se puedan incluir nuevas cuentas. A este respecto, los códigos de las cuentas pueden ser números, letras o una combinación de ambos. En todo caso, el plan de cuentas debe hacerse con la suficiente claridad como para permitir que otros usuarios comprendan lo que en ellas se ha plasmado. A manera de ejemplo se presenta el sistema nemotécnico que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar e intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo, el primer dígito 1 es para los activos; el segundo dígito 1 es para los activos corriente y tercer dígito 1 es para representar Efectivo y equivalente del efectivo; ejemplo la cuenta caja tiene el siguiente código: 1.1.1.01. Caja. Al mismo tiempo, el plan de cuentas se complementa con un manual de cuentas, que presenta las instrucciones necesarias para la utilización de las cuentas que forman parte del sistema contable. Asimismo, el plan de cuentas brinda una estructura básica para la organización del sistema contable, por lo que aparece como un medio para obtener información de manera sencilla. De igual manera, el plan de cuentas debe cumplir con varios requisitos, entre ellos: la homogeneidad, la integridad (tiene que presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas).

6.1) Carácterísticas Básicas

Un buen Plan de
Cuentas debe reunir las siguientes carácterísticas:

A) Sistematicidad en el ordenamiento

Para la correcta organización de un Plan de Cuentas se debe primeramente establecer un claro criterio al respecto. Para adoptar un buen criterio de ordenamiento de las cuentas, es necesario codificarlas. La codificación consiste en la asignación de símbolos a las cuentas a través de números, letras o la combinación de ambos.

B) Flexibilidad

Un plan de cuentas bien estructurado debe permitir el agregado de nuevas cuentas que posibiliten el registro de nuevos hechos económicoadministrativos que surgen dentro de una empresa.

C) Homogeneidad en los agrupamientos practicados

Requisito necesario para facilitar la preparación de los informes contables. Por ejemplo: todas las cuentas que representan el dinero en efectivo se deben agrupar bajo una denominación común, tal como “Disponibilidades” o “Efectivo y Otros Medios Líquidos”

D) Claridad en la denominación de las cuentas seleccionadas

Las cuentas deben dar una idea clara de las cosas o hechos que se requieren registrar bajo una denominación para facilitar el trabajo de los tenedores de libros y evitar la realización de falsas imputaciones.

6.2) Sistema de codificación: a) Secuencial:

consiste en la asignación consecutiva de un numero a una lista de elementos b) Por bloques:
Representa una derivación del secuencial, ya que bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos que identifiquen alguna carácterística del elemento a codificar.

C) Por grupo

Derivación de la codificación secuencial y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones y que sirven para identificar un grupo de funciones.

D) Alfabético numérico:

se asigna un código alfabético junto a un código numérico que tiene en cuenta las carácterísticas del elemento a codificar.

E) Nemotécnico:

es una combinación de número y letras para identificar por varias carácterísticas a cada uno de los elementos.

F) Con digito de verificación:

consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculad, por el computador.

G) De consonantes:

consiste en eliminar todas las vocales posicionando a la primera letra de la palabra h) Fonético:
es un método que codifica los nombres de los elementos de acuerdo con su sonido.

I) De barras:

asignación de unas líneas y espacios de distintos anchos que son impresos a un producto para su identificación.

6.3) Diseño de plan de cuentas:

Hemos adquirido los conocimientos de codificación para diseñar apropiadamente un código contable. El siguiente paso consiste en unir tales conocimientos básicos con toda la teoría contable, a fin de diseñar correctamente el código de cuentas. Para elaborar el código de cuentas en una empresa, el contador debe seguir una serie de pasos mínimos con objeto de confeccionar la estructura de las cuentas. Paso 1: especificar o asignar números a los grupos generales de partidas tanto del balance general como del estado de ganancias y pérdidas. Paso 2: definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando y a la definición de los parámetros de las cuentas.

7) Manual de políticas contables

Un manual de políticas contables detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general y ellos deben ser declarados en los manuales. Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados financieros y las que son asociadas. En los manuales de políticas de contabilidad, se establecen dos subdivisiones:
– Políticas generales de contabilidad: son declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Una entidad debe adoptar y así declarar los principios de contabilidad generalmente aceptados tales como: entidad, realización, periodo contable, costo histórico, negocio en marcha, unidad económica, revelación suficiente o importancia relativa.
– Políticas específicas de contabilidad: se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas específicas de los estados financieros. Las políticas específicas pueden ser enunciadas con base en el orden de prestación de las partidas en los estados financieros.

7.1) Principios de contabilidad y basamento normativo de la contabilidad en Venezuela

Son un conjunto de reglas generales que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica contable.
Las Normas de Información Financiera de Venezuela (VEN-NIF), también llamadas principios de contabilidad, se clasifican en dos grandes (2) grupos:
1. VEN-NIF GE, correspondientes a las normas o principios de contabilidad aplicables a las Grandes Entidades y están conformados por los Boletines de Aplicación de los VEN-NIF (BA VEN-NIF), que deben ser aplicados conjuntamente con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF completas). Las NIIF completas incluye las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y sus interpretaciones (SIC) emitidas por el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) entre los años 1973 y 2001; y las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF) y sus interpretaciones (CINIIF) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) a partir del año 2001. La aplicación de los VEN-NIF GE es obligatoria en las Grandes Entidades, para los ejercicios económicos que se iniciaron a partir del 01 de Enero de 2008.
2. VEN-NIF PYME, correspondientes a las normas o principios de contabilidad aplicables a las Pequeñas y Medianas Entidades, conformados por los Boletines de Aplicación de los VEN-NIF (BA VEN-NIF), que deben ser aplicados conjuntamente con la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES), emitida por el IASB en el año 2009. La aplicación de los VEN-NIF PYME es obligatoria en las Pequeñas y Medianas Entidades, para los ejercicios económicos que se iniciaron a partir del 01 de Enero de 2011.
Los boletines de aplicaciones (BA VEN-NIF) emitidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV) especifican las normas internacionales aplicables en Venezuela y determinan su implementación práctica. Las Declaraciones de Principios de Contabilidad (DPC) y las Publicaciones Técnicas (PT) han quedado completamente derogadas.

8) Normas y procedimientos contables

Un manual de normas y procedimientos contables detalla también puede especificar los asientos de tipo contables que se realizan para un determinado procedimiento. Igualmente este tipo de manuales debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.
8.1) Ciclos operativos, inversión y financiamiento
Ciclo operativo:
Es el conjunto de procesos, actividades e información que se debe realizar en cualquier tipo de organización para cumplir con sus objetivos. En una empresa es el conjunto de procesos, actividades e información que se deben realizar para producir valor agregado y satisfacer con calidad, productividad y rentabilidad los productos y servicios que se ofrecen a los clientes.
Para realizar con efectividad el Ciclo de Operaciones, se requiere definir con precisión cuál es la secuencia y relación entre sus procesos y actividades, así como la información que requieren y deben generar cada uno de ellos.
También se define simplemente como el tiempo promedio que transcurre entre la compra inicial de la empresa de inventario y la recolección de fondos en efectivo de la venta del inventario. Comprender la duración del ciclo de operación es esencial, ya que afecta la cantidad de dinero que la empresa tiene a su disposición para cumplir con obligaciones a corto plazo. Esta información es útil para los gerentes de empresas y otras personas que toman decisiones en la empresa, así como para los inversionistas potenciales que pueden considerar la duración del ciclo de operación para determinar si deben invertir en una empresa en particular.
Un análisis del ciclo de operaciones de un negocio debe incluir una variedad de factores incluidos los ciclos cuentas por pagar y por cobrar, así como el ciclo de inventario.
El ciclo de operación de una empresa se determina sumando el número promedio de días de las cuentas por cobrar o el período en que se cobran, al número promedio de días de inventario, lo que también se conoce como tiempo de inventario. El período de recolección se determina calculando el tiempo que tarda el importe de los créditos en volverse dinero en efectivo. Esto puede lograrse dividiendo el monto de las ventas del año entre el balance promedio de las cuentas por cobrar. El tiempo de inventario se determina calculando primero la rotación de inventario. La rotación de inventario es igual al costo de los bienes vendidos dividido entre el inventario promedio. Finalmente, el tiempo de inventario se obtiene dividiendo 365 días entre la rotación del inventario.

Ciclo de inversión:

Las decisiones de inversión no son únicas. Continuamente, los actores públicos y privados toman decisiones que moldean las inversiones y tienen un impacto en objetivos de desarrollo superiores. El ciclo es una manera de conceptualizar diferentes fases de la toma de decisiones de inversión. Este enfoque paso a paso se propone mejorar la calidad y los resultados de operaciones de inversión en curso y a futuro. El ciclo distingue cuatro fases. Diferentes organizaciones y enfoques han dividido estas fases en más etapas, pero la cobertura general de los asuntos y el orden es muy parecido en términos generales. El ciclo es importante a todos los niveles de opciones de inversión, ya que conceptos similares se aplican a los tres: tanto para planes de inversión, que definen las prioridades de inversión de (sub)sectores de manera amplia, como para programas y proyectos de inversión.

Fases:

Planificación estratégica: evaluar fijar y comunicar prioridades sectoriales, e identificar proyectos pata su implementación.
Diseño: analizar el contexto y las alternativas y llevar a cabo un diseño de proyecto detallado.
Implementación y seguimiento: hacer el trabajo, controlar y comunicar el progreso en vista de los objetivos, y hacer los ajustes necesarios.
Evaluación y capitalización: revisar y evaluar la experiencia de implementación y aprovecharla tanto para ampliar su escala así como para futuros planes y proyectos.

Ciclo de financiamiento:

Son todos aquellos mecanismos que permiten a una empresa contar con los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de sus objetivos de creación, desarrollo, posicionamiento y consolidación empresarial. Es necesario que se recurra al crédito en la medida ideal, es decir que sea el estrictamente necesario, porque un exceso en el monto puede generar dinero ocioso, y si es escaso, no alcanzará para lograr el objetivo de rentabilidad del proyecto. En el mundo empresarial, hay varios tipos de capital financiero al que pueden acceder acudir una empresa: la deuda, al aporte de los socios o a los recursos que la empresa genera. En las organizaciones hay una habilidad financiera que debe fomentarse, y es la de redesplegar el dinero generado por la empresa, tanto a nivel interno como externo, en oportunidades de crecimiento. Aunque éstos últimos son importantes, tienen más que ver con competir en el presente que en el futuro. Lo cual nos lleva siempre a mejorar márgenes decrecientes y utilidades del negocio del pasado. Todas las iniciativas empresariales pasan por diferentes etapas y a cada una le corresponde un mecanismo adecuado de financiación. Lo que es conocido como los ciclos de financiación empresarial.
También todo en la empresa, especialmente en cuanto al flujo de capital y al financiamiento, tiene que ver con el ritmo; con el tiempo que destinemos a cada actividad y que sea en el momento preciso. De ahí la importancia de proyectar un ciclo de financiamiento que sea lo más claro posible y que pueda mejorarse con el tiempo y con base en las necesidades particulares de nuestro negocio.

1.2) Aspectos que influyen en los sistemas de contabilidad

1.3) Tamaño de la empresa y los procesos contables

Clasificación de las empresas

-Procedimientos contables

B) PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros. En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:  Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista  Procedimiento para contratación de empleados  Procedimiento para cambio de horario laborable  Procedimiento para tramitar reclamos de cliente

2.1) Técnicas para documentar y comunicar decisiones:

2.2) ¿Cómo graficar los procedimientos?:

Se utiliza un flujograma que es aquella herramienta y técnica para representar procedimientos en forma grafica.

3) Formularios

3.1) Definición de formularios:

Es una herramienta contable que permite que los datos referidos a las operaciones de la empresa ingresen al proceso contable a un mismo tipo de operaciones, igual cantidad y calidad de datos. Es el medio impreso para contener y simplificar datos comunicados al proceso contable.
Carácterísticas–
Sencillez en su diseño – Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico – El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos – Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. – Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan información. – Basado en el concepto costo/beneficio se deben establecer formularios prenumerados. – Deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones. – Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, para lograr una identificación o asociación el formato a una función.

3.2) Importancia sobre el control de formulario

3.3) Técnicas para diseñar el formulario

3.4) Partes

3.5) Clasificación

– De acuerdo a su presentación:

A) Simples;

son documentos que están presentados por una sola forma y sin copias anexas.

B) Compuestos

A) Para originar una acción

Estos inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con ciertos objetivos.

B) Para registrar una acción:

guardan información que puede ser requerida posteriormente c) Para informar resultados:
muestran cifras o análisis de procesos. – De acuerdo a su elaboración:

A) Manuales:

Son llenados en forma totalmente manual.

B) Semimecanizados:

se llevan en parte manual y en parte a través de un elemento maquina. C) Mecanizados: su elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.

3.6) Principios

3.7) Diseño de un sistema de formularios

Clasificación

– Por su naturaleza

A) Controles internos administrativos:

B) Controles internos contables Tienen relación directa sobre las cifras de los estados financieros

Objetivos:

Condiciones

. C)

-El control interno maneja algunos términos los cuales son

– Errores:

se refiere a errores u omisiones no intencionales.

– Irregularidades

Se refiere a errores u omisiones intencionales.

– Procesamiento de transacciones

Consiste en capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. –

Procesos:

son actividades que originan, cambian o transforman la información. – Controles: sirven para verificar la exactitud del proceso. –

Controles preventivos:

son aquellos que se ejecutan antes del paso inmediatamente posterior.

– Controles de detección:

Objetivos específicos del control interno

4.3) Método para documentar y evaluar el control interno

4.4) Informe de control interno:

4.5) Tipos básicos de control interno: a)

. C)

5.2) Importación de los manuales:

6) Plan de cuentas:

6.1) Carácterísticas Básicas

Un buen Plan de Cuentas debe reunir las siguientes carácterísticas:

A) Sistematicidad en el ordenamiento

B) Flexibilidad

Un plan de cuentas bien estructurado debe permitir el agregado de nuevas cuentas que posibiliten el registro de nuevos hechos económicoadministrativos que surgen dentro de una empresa.

C) Homogeneidad en los agrupamientos practicados

D) Claridad en la denominación de las cuentas seleccionadas

6.2) Sistema de codificación: a) Secuencial:

C) Por grupo

D) Alfabético numérico:

se asigna un código alfabético junto a un código numérico que tiene en cuenta las carácterísticas del elemento a codificar.

E) Nemotécnico:

es una combinación de número y letras para identificar por varias carácterísticas a cada uno de los elementos.

F) Con digito de verificación:

consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculad, por el computador.

G) De consonantes:

consiste en eliminar todas las vocales posicionando a la primera letra de la palabra h) Fonético:
es un método que codifica los nombres de los elementos de acuerdo con su sonido.

I) De barras:

asignación de unas líneas y espacios de distintos anchos que son impresos a un producto para su identificación.

6.3) Diseño de plan de cuentas:

7) Manual de políticas contables

7.1) Principios de contabilidad y basamento normativo de la contabilidad en Venezuela

Son un conjunto de reglas generales que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica contable.
Las Normas de Información Financiera de Venezuela (VEN-NIF), también llamadas principios de contabilidad, se clasifican en dos grandes (2) grupos:
1. VEN-NIF GE, correspondientes a las normas o principios de contabilidad aplicables a las Grandes Entidades y están conformados por los Boletines de Aplicación de los VEN-NIF (BA VEN-NIF), que deben ser aplicados conjuntamente con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF completas). Las NIIF completas incluye las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y sus interpretaciones (SIC) emitidas por el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) entre los años 1973 y 2001; y las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF) y sus interpretaciones (CINIIF) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) a partir del año 2001. La aplicación de los VEN-NIF GE es obligatoria en las Grandes Entidades, para los ejercicios económicos que se iniciaron a partir del 01 de Enero de 2008.
2. VEN-NIF PYME, correspondientes a las normas o principios de contabilidad aplicables a las Pequeñas y Medianas Entidades, conformados por los Boletines de Aplicación de los VEN-NIF (BA VEN-NIF), que deben ser aplicados conjuntamente con la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES), emitida por el IASB en el año 2009. La aplicación de los VEN-NIF PYME es obligatoria en las Pequeñas y Medianas Entidades, para los ejercicios económicos que se iniciaron a partir del 01 de Enero de 2011.
Los boletines de aplicaciones (BA VEN-NIF) emitidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV) especifican las normas internacionales aplicables en Venezuela y determinan su implementación práctica. Las Declaraciones de Principios de Contabilidad (DPC) y las Publicaciones Técnicas (PT) han quedado completamente derogadas.