Al azar, selección por gusto, aleatorio, sistemático, estratificado y por conglomerados.

LA SELECCIÓN DOCUMENTAL.*Introducción:

Schellenberg dice: Un gobierno no puede afrontar la conservación de todos los documentos que produce como resultado de sus múltiples actividades por los elevados  costes de su mantenimiento y tampoco es de utilidad, para los investigadores, porque no podrán obtener sus propósitos a través de enormes cantidades de documentos públicos modernos. Por lo tanto deben reducirse en su volumen para que puedan ser útiles a quienes los consultan”.Todo documento tiene algún valor para la historia. Desde este punto de vista cualquier eliminación es una mutilación.La Dra. Alejandra Moreno Toscano dice: es una falacia pensar que conservando todos los papeles que se generan por vías administrativas, vamos a tener mejor información.Es más probable que el investigador opte por seleccionar lo que considere más conducente a su fin. Este equipo seleccionador conoce la institución productora de los documentos, las oficinas o niveles del organigrama en que se toman decisiones, el grado de descentralización, etc. Todo esto permite encontrar en cada archivo, los papeles claves para investigar un hecho, un personaje, un lugar, etc., y conservarlo de manera orgánica.

*¿Qué es la selección?

La selección documental es un proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a fines administrativos y cuáles de ellos han de conservarse para que sirvan a fines de investigación. Es decir, es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos, es decir, los plazos de tiempo límites para su conservación o destrucción.La selección documental consiste también en un estudio de valores: el valor para la administración que los produce y valor para la investigación del pasado. En este sentido la selección se produce en dos etapas, una de carácter conceptual y otra práctica. En la primera, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental. En la segunda, se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado a cada caso.Selección también designa la parte de la archivística que estudia los criterios de valor y las técnicas por medio de las cuales se realiza dicho acto de elegir para transferencia o destrucción. Todos los documentos no posee el mismo valor, se establecen distintos plazos y modalidades de eliminación o, de conservación, partiendo de tres premisas:-Existe documentación de valor imperecedero que será conservada siempre.-Hay documentos cuyo valor es consciente, porque caduca en diferentes plazos de tiempo.-Existen series documentales que conviene conservar en su totalidad, pero en otros casos basta con guardar fragmentos a modo de testimonio.Es obligación del Estado velar por el conjunto de Bienes Públicos, y de una manera especial por los Bienes Culturales, entre los que ocupan una posición muy destacada los Bienes Documentales o Patrimonio Documental.Para efectuar la selección documental, se necesitan dos juicios de valor. Un juicio de desafectación y un juicio para la investigación y la historia.En el primero, se estudia el interés que puede presentar este documento para la institución que lo creó o para el individuo afectado. Este juicio nunca debe terminar con la orden de destrucción, sino con la cantidad de años que se precisan para que prescriba.En el juicio de valor para la investigación y la historia se decide la transferencia de algunos documentos desafectados al archivo permanente y la destrucción o eliminación de los demás. Los jueces en este caso son historiadores, archiveros e investigadores de cualquier asunto del pasado.Las copias son eliminables, mientras se conserven los originales para la investigación y la historia.

*Criterios y etapas:

Los criterios de selección son los empleados en la valoración. Ejemplos: Las actas del Consejo de Ministros, con valores suficientes, el resultado será la conservación íntegra y permanente. La serie de las declaraciones de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, son imposible de conservar por su volumen y seleccionará una muestra.Una serie de nóminas del personal, la selección será su conservación temporal para ser destruida una vez transcurrido el periodo de utilidad. Por cuanto tiene de dictamen que sentencia el destino de los documentos, la selección precisa el concurso de los usuarios, administración e investigadores. Los productores de la documentación deberán aclarar los plazos de tiempo durante los cuales van a necesitarlos para el desarrollo de sus actividades; los investigadores, por otra parte, deberán exponer sus criterios y preferencias respecto del grado de integridad con que se conservarán las series.El resultado final de estos trabajos son los “cuadros de expurgo” (mejor llamados “tablas de valoración”)
, donde se relacionan las series documentales y la suerte reservada a cada una de ellas.La selección se realiza en tres grados sucesivos: – Depuración de los expedientes.- Una primera selección.- Una segunda selección.Los métodos empleados para la retención de los documentos seleccionados varían en función de diversos factores, tales como la dimensión del fondo documental,

la etapa del ciclo vital en la que se realice, las características de cada serie documental.Tipos de selección:a)

Selección pieza por pieza

Se realiza en las administraciones de origen. Para eliminar borradores, duplicados, copias de referencia y cuantos documentos hinchan los expedientes.b)

Selección cualitativa

Puede ser intrínseca o extrínseca:

Intrínseca

Eliminar series voluminosas de documentación sin interés global, y conservar lo que se considera relevante para la investigaciónExtrínseca:
Según sea el criterio elegido (el nombre, la fecha o la localización geográfica), distinguiremos las siguientes variedades:

Alfabética

Para expediente que contienen datos de carácter personal, consiste en elegir aquellos cuyos apellidos comiencen por una o más iniciales.

Cronológica

Seleccionar la documentación de determinados años o tomados al azar o más importantes por los acontecimientos desarrollados.

Topográfica

Elección de áreas geográficas cuya documentación es conservada íntegramente.

Combinada

Los expuestos hasta ahora no suelen ser puestos en práctica individualmente, se combinan varios de ellos.

Selección por muestreo:

Consiste en la extracción de cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser conservado en su totalidad. En archivos son aplicados dos:

Aleatorio:

Es el muestreo en el que puede calcularse de antemano la probabilidad de selección de cada una de las muestras. Su aplicación requiere numerar secuencialmente todos los expedientes de la serie o series en cuestión; después, tomando como instrumento base una relación de números extraídos al azar, se seleccionan aquellos expedientes cuyos números coincidan con los aleatorios.

Sistemático:

basado en la progresión aritmética de un número aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra a seleccionar. Si se desea hacer un muestreo de un quinceavo se extrae un número al azar situado entre el uno y el quince, que es la base de la progresión. Este procedimiento presenta tres variantes: en racimos (se seleccionan también las unidades inmediatamente anterior y posterior a la elegida), en dos etapas (por ejemplo, cando se seleccionan primero ciertos legajos o cajas y segundo se muestrean algunos expedientes), estratificado (la población se divide en número de subpoblaciones o estratos, dentro de cada uno de los cuales se realiza un muestreo).La elección de un tipo u otro de selección depende de varios factores, la solución más adecuada es combinar varios. Pero debemos establecer unos principios generales:-El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes y de contenido homogéneo.-El tamaño de la muestra, la dimensión de lo seleccionado, es inversamente proporcional a la homogeneidad de la selección.

*La comisión evaluadora:

La comisión evaluadora es un equipo de expertos que, coordinados por el archivero, evalúa los documentos de archivo a fin de determinar el plazo de su retención y su destino final. Son dos los juicios de valor: valor primero y valor secundario. Cada uno requiere expertos diferentes y el archivero es coordinador en ambas evaluaciones.El juicio de valor primario sopesa el interés que tal serie o asunto encierra para la institución que la produjo o tramitó, para el iniciador o beneficiario y para terceras personas.Para esta apreciación se requieren expertos en los aspectos administrativo, legal o jurídico, contable y específico de los tipos documentales especializados.El juicio de valor secundario decide cuáles documentos servirán para usuarios investigadores o lectores que pretendan información retrospectiva. Para esta apreciación se requieren historiadores e investigadores a quienes interese la reconstrucción del pasado.

*La eliminación:

Es el procedimiento por el cual los documentos determinados son destruidos. Su ejecución directa es responsabilidad del archivo intermedio. Generalmente la documentación es eliminada vendiéndola como papel para reciclar o reutilizándola, como es el caso de los documentos audiovisuales y de los electrónicos.