Que relacion existe entre presupuesto y contabilidad
Qué es un presupuesto?
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa.
Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial
Funciones de los presupuestos 1
La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
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El control presupuestario es elproceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
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Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
Importancia de los presupuestos
Los presupuestos son utiles en la mayoria de las organizaciones como: Utilitarias (Compañías de negocios), No Utilitarias (Agencias Gubernamentales), y Grandes (Multinacionales, Conglomerados) y pequeñas empresas.
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Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
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Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
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Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
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Facilitan que los miembros de la organización esten debidamente coordinados e informados.
Objetivos de los presupuestos 1
Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
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Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.
3
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
Finalidades de los presupuestos 1
Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
2
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
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Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
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Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1)Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de tiempo que cubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Según el sector en el cual se utilicen.
1 Según la flexibilidad : 6.1.1 Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.
2 Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.
Según el periodo de tiempo 1 A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.
.2 A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
3 Según el campo de aplicación en la empresa 3.1 De operación o económicos
Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:
Presupuesto de Costo-Producción
Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
Presupuesto de flujo de efectivo :
Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparadluego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
Presupuesto Maestro
Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el «presupuesto de presupuestos».
Presupuestos de Ventas
Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.
Presupuestos de Producción
Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.
Presupuesto de compra
Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION 1 Principios de Previsión
Son tres: 1)Predictibilidad, 2)Determinación cuantitativa y, 3)Objetivo.
2 Principios de Planeación
Se destacan: 1)Previsión. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participación, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de responsabilidad.
3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
Son: 1)Orden y 2)Comunicación 4 PRINCIPIOSDE DIRECCIÓN
Se destacan: 1)Autoridad y 2)Coordinación.
5 PRINCIPIOS DE CONTROL
Son: 1)Reconocimiento, 2)Excepción, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos.
MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.
La presupuestación puede fracasar por diversas razones
1
Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
2
Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
3
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.
CALENDARIO PRESUPUESTAL
Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.
ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO
Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha.
DEFINICIÓN DE TERMINOS
OBJETIVOS:
Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
POLÍTICAS:
Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro.
PLANES:
Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.
ESTRATEGIA:
Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situación.
PROGRAMA:
Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.
ORGANIZAR:
Asignar los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.
EJECUTAR:
Colocar en marcha los planes.
CONTROLAR:
Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas.
PREVER:
Determinar de manera anticipada lo que va a producir.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS
VENTAJAS
El trabajar con presupuestos obliga a los miembros de una organización a pensar en el futuro en forma ordenada y sistemática:
No trabajar con presupuestos implica que solamente cuando se produce el problema podemos comenzar a estudiarlo y buscar una solución, en cambio al presupuestar se pueden establecer los problemas posibles y tener estudiadas las soluciones de alternativa, de tal forma que cuando se produce el problema ya se sabe cual es la solución mas rápida, barata y eficiente.
Formaliza las responsabilidades de la planificación
Si no existen presupuestos, o sea, si los planes no están cuantificados, la asignación de responsabilidades solamente se puede establecer en forma cualitativa, en términos de logros globales, sin que exista la posibilidad de definir grados en el logro de los objetivos, ni de poder fijar su avance a través del tiempo.
Suministra expectativas definidas acerca de los resultados de las decisiones
Al ser un presupuesto la cuantificación de un plan, representa en el fondo la simulación de una acción futura, lo que permite llegar a balances y estados de resultados proyectados, en los cuales se han registrado los hechos económicos que sucederían al poner en marcha la decisión,
Permite juzgar la acción
Mediante la comparación de los resultados reales obtenidos y los resultados presupuestados, es posible analizar las causas y determinar si estas se deben a factores imponderables o hay responsabilidad de los encargados.
Ayuda a la coordinación de los esfuerzos y tareas
Se puede observar como cada función y cada tarea dentro de la empresa contribuye al resultado final del logro de los objetivos, así como también se puede observar que si cualquier tarea no se realiza o simplemente se retrasa en el tiempo, entorpece toda la actividad de la empresa.
DESVENTAJAS
Los presupuestos pueden coartar la acción
Esto sucede cuando se entiende que el presupuesto es un fin en sí mismo, y no solamente un medio. Cuando se cree que lo presupuestado es el único camino que se puede seguir, es evidente que sé esta coartando toda iniciativa, pues nadie podría salirse de lo ahí establecido.
El presupuesto inmoviliza la acción gerencial
Es un planteamiento parecido al anterior, pero más dirigido a la dinámica de la vida empresarial. Se suele decir que un presupuesto es estático, es decir, se prepara y permanece inmóvil en el tiempo. Por lo tanto, la acción gerencial queda imposibilitada de poner en práctica nuevos proyectos, ya que no existe asignación de recursos para ello.
Los presupuestos pueden quedar obsoletos rápidamente ante turbulencias del medio
Los especialistas en dirección de empresas afirman que mientras más turbulencias existan en el medio en que se mueve la empresa, más necesario se hace trabajar con presupuestos.
Los presupuestos pueden fomentar la formación de parcelas internas en la organización
Cuando un directivo ignora la organización y solamente valoriza su área funcional, tratará de cumplir con su presupuesto sin importarle que pueda crearle a las otras funciones o la empresa en su conjunto.
Los presupuestos pueden incentivar la formación de una mentalidad mezquina
Es la actitud de algunos directivos de andar cuidando los centavos y se olvidan de vigilar las cifras relevantes
ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA
Los diversos presupuestos parciales que se preparan en la organización, se van integrando en una estructura.
.J. Meyer, en su libro: “Gestión Presupuestaria” (Ediciones Deusto-Gestión), señala:
“El método presupuestario se extiende al conjunto de la empresa. El método es general y sintético. Considera a la empresa como un todo. Si se toma en consideración un proyecto de expansión, por ejemplo, nos mostrara todas las posibles reprecisiones de dicho proyecto: financiación, formación del personal, construcción de fábricas, desarrollo de fondos circulantes, evolución de los beneficios, etc.
Presupuesto de ventas Presupuesto de cobranzas Presupuesto de costo de ventas Presupuesto de inventario Presupuesto de fabricación Presupuesto de mano de obra Presupuesto de compras
Presupuesto de IVA Presupuesto de pagos a proveedores Presupuesto de gastos: Variables fijos según el flujo Presupuesto de gastos: Variables fijos según el resultado Presupuesto de inversiones
Presupuesto de flujos no operacionales Presupuesto de caja Presupuesto de financiamiento
Presupuesto maestro Balance proyectado Cuenta de resultado proyectada Análisis financiero sobre proyecciones.