Enfoque de Sistemas: Definición, Componentes y Estrategias para la Resolución de Problemas
Unidad I: El Enfoque de Sistemas en la Resolución de Problemas
El enfoque de Sistemas es esencialmente una forma de percibir y concebir un problema, identificando y enfocándose en los elementos críticos relativos a él. En otras palabras, para poder aplicar el enfoque de sistemas necesitamos conocer primero acerca de la naturaleza del problema y con qué clase de problemas estamos tratando.
Definición de Problema
Un problema puede ser definido como la desviación de una situación actual a una no deseada en un punto de tiempo dado. Es decir, es un estado en el cual un individuo está insatisfecho y acerca del cual tiene duda de los posibles cursos de acción a tomar para cambiar ese estado de insatisfacción a uno satisfactorio.
Componentes de un Problema
- Aquel o aquellos que se enfrentan al problema, el o los que toman las decisiones.
- Aquellos aspectos de la situación del problema que pueda controlar quien toma las decisiones: las variables controlables.
- Aquellos aspectos de la situación del problema que se escapan al control de quien toma la decisión, pero que junto con las variables controlables, pueden afectar el resultado de la selección, las variables no controlables.
- Las restricciones que se imponen desde adentro o desde afuera sobre los posibles valores de las variables controlables y no controlables.
- Los posibles resultados producidos en conjunto por la selección del que hace la decisión.
Confrontación de un Problema
Un individuo tiene tres maneras de confrontar un problema: resolución, solución y disolución.
Resolución
Es la eliminación de una situación problemática por un individuo que está en ella mediante una selección arbitraria, que es suficientemente buena, que satisface o basta.
Una selección arbitraria es la selección de un curso de acción entre un conjunto de cursos de acción disponibles, que hace un individuo, quien cree en la eficiencia relativa a cada curso de acción para eliminar su insatisfacción.
Solución
La solución de un problema es la selección de un curso de acción entre un conjunto de cursos de acción disponibles, que realiza un individuo como resultado de un proceso de búsqueda, y que el individuo considera como más idóneo para producirle un estado de satisfacción u optimización, y que de hecho le produce este estado.
La solución a un problema involucra la respuesta a dos preguntas:
- ¿Qué alternativas están disponibles?
- ¿Cuál es la mejor? O ¿cuál es la suficientemente buena?
Cualquier alternativa que reemplaza un estado de insatisfacción por otro de satisfacción es una solución satisfactoria a un problema, pero una solución disponible que produce mucho más satisfacción que cualquier otra solución, no sólo es una solución satisfactoria sino también óptima.
A la solución de problemas se le llama el enfoque de la investigación debido a que está basado fundamentalmente en métodos científicos, técnicas y herramientas. Hace un uso extensivo de modelos matemáticos y experimentación real o simulada: por lo tanto, depende fuertemente en la observación y la medición y aspira a la objetividad completa.
Disolución
La disolución de un problema es la eliminación de una situación problemática por un individuo que está en ella, mediante un cambio en las intenciones de ese individuo, o sea un cambio en la naturaleza y/o ambiente del problema.
Las personas que disuelven problemas más que satisfacer u optimizar, idealizan, porque su objetivo es cambiar el sistema involucrado o su ambiente, de tal forma que sea acercado a un estado finalmente deseado, uno en el cual el problema no surja o no pueda hacerlo. A esto se le llama enfoque de diseño.
Formulando Problemas para el Análisis de Sistemas
El problema del analista de sistemas surge debido a que alguien siente que algo en la situación del mundo real necesita cambiarse, y se requiere tomar decisiones para apartarlo de una posición insatisfactoria.
Puesto que la forma de pensar y disertar del analista sigue (tanto como es posible) el patrón público de racional de la ciencia, debe evitar prudentemente dos cosas: en su tarea inicial de formulación del problema, debe evitar comprometerse a un solo punto de vista, y evitar pensar demasiado rápido en términos de soluciones. El analista de sistemas comienza su trabajo con precaución debido a que su meta inicial debe apreciar el contexto de su estudio sin imponerle una estructura rígida. Desde el comienzo debe tener claros dos conceptos:
- Quién es el dueño o los dueños del problema, el tomador de decisiones o si una persona toma ambos roles, es importante distinguir entre los dos papeles.
- El segundo concepto es una concientización de los diferentes tipos de problemas y sus características; El espectro del problema se extiende desde problemas bien definidos a los cuales se les llama “duros”, hasta problemas mal estructurados a los cuales se les llama “blandos”.
Por lo tanto el analista debe desarrollar y conservar un sentido de los elementos duro y blando en cualquier estudio que emprenda, y evitar tratar un conjunto de elementos como si fuera otro.
Es muy probable que un estudio dado contenga tanto aspectos duros como blandos, los problemas del mundo real raramente encajan completamente en una categoría predefinida. Pero es importante para los analistas tener en cuenta los dos conceptos.
Los problemas duros son problemas caracterizados por el hecho de que están bien definidos. Se asume, en ellos, que hay una solución definida y que se pueden definir metas numéricas específicas a ser logradas. Esencialmente, con un problema duro se puede definir qué tipo de resultado se logrará antes de poner en ejecución la solución. Los «QUÉ» y «los CÓMO» de un problema duro pueden estar determinados previamente en la metodología.
Los problemas suaves, por otra parte, son difíciles de definir. Tienen una componente social y política grande. Cuando pensamos en problemas suaves, no pensemos en problemas sino en situaciones problemas. Se parte del hecho de que las cosas no están trabajando de la manera en que lo deseamos y queremos averiguar por qué y vemos si hay alguna cosa que podamos hacer para aliviar la situación. Una situación clásica de esto, es que tal vez no sea un «problema» sino una «oportunidad», como es el caso de un proyecto a planear.
Explorando el Área del Problema
La formulación del problema se enfoca a una situación problemática en la cual hay un tomador de decisiones y un cliente para el estudio; este último puede no ser siempre el tomador de decisiones mismo, sino que él quiere que algo se haga acerca del problema y comisiona el estudio. Los participantes en la situación problemática pueden percibir la situación de diferentes maneras.
Por lo que hay que hacer una serie de cuestionamientos, para unificar los diferentes criterios:
- ¿Cuál es el problema?
- ¿Por qué es un problema?
- ¿Cómo surgió?
- ¿Qué acciones previas han conducido a él?
- ¿Quién cree que es un problema?
- ¿Por qué es importante solucionarlo?
Si se realiza un análisis:
- ¿Qué se logrará con él?
- ¿Quién pudiera participar en él?
- ¿Cómo sería una solución?
- ¿Qué clase de solución se considera actualmente como aceptable?
- ¿Qué clase de cambios implicaría la solución?
El Ambiente del Problema
La situación problemática, la cual contiene al cliente y al estudio y aquellos que tomarán las decisiones para solucionar los problemas, están localizados en un ambiente, por lo cual es importante definir las fronteras o límites del sistema que contiene la situación problemática, así como otros posibles sistemas que nos ayuden a encontrar una solución.
Formato para la Documentación de los Problemas
Una documentación de un problema es una apreciación de todo lo que se conoce actualmente acerca del problema o de los cuestionamientos, tan completa como los datos disponibles lo permitan. La idea de la documentación del problema es explorar el problema en una profundidad suficiente para darnos una idea de sus dimensiones y de la posible magnitud de una solución, para que un tomador de decisiones pueda decidir entre el hacer nada o el comisionar un estudio que busque alguna clase de recomendación para la acción.
- Fuentes y antecedentes del problema.
- Razones para la atención.
- Grupos o instituciones hacia los cuales se dirige la actividad correctiva.
- Beneficiarios y perdedores.
- Programas relacionados y actividades.
- Metas y objetivos.
- Medidas de efectividad.
- Estructura para el análisis.
- Clases de alternativas.
- Métodos posibles.
- Suposiciones críticas.
I. Alternativas.
- Descripciones.
- Efectividad.
- Costos.
- Excesos (efectos indirectos).
- Comentarios sobre la clasificación de alternativas.
- Otras consideraciones.
- Recomendaciones que puedan surgir.
- Apéndices (según se necesiten).