Turismo de Negocios (MICE): Claves para la Gestión Estratégica y Optimización

Turismo de Negocios (MICE): Una Visión General

Turismo de negocios (MICE): Viajes que realizan profesionales y las empresas con fines laborales, comerciales o para asistir a eventos corporativos, conferencias, reuniones y ferias comerciales.

Intermediación en el MICE

Poner en contacto las empresas con los proveedores de servicios, facilitando la planificación y ejecución de viajes y eventos. Los intermediarios se especializan en organizar viajes corporativos, coordinar eventos y ofrecer servicios complementarios.

  • Eficiencia y optimización de recursos
  • Acceso a redes especializadas
  • Experiencias y especialización
  • Gestión integral

Mejora la eficiencia y eleva la calidad del servicio y la experiencia del cliente.

Principales funciones de la intermediación

  • Organización de eventos
  • Gestión de viajes
  • Atención al cliente

Tipos de AAVV de negocios

  • AAVV Corporativas
  • Organizadores profesionales de congresos (PCO’s)
  • Empresas de gestión de destinos (DMC’s)
  • Organizadores de incentivos y eventos
  • Plataformas tecnológicas y online (OTA’s)

Tipos de AAVV según servicio ofrecido

  • Naturaleza del servicio (Alojamiento, transporte, eventos y congresos, tecnología)
  • Tipo de mercado (Nacional o Internacional)
  • Especialización en segmentos (Turismo corporativo general, Congresos y conferencias, Viajes de incentivos, Exhibiciones y ferias comerciales)

Canales

  • Call Centre (Servicio que brinda atención telefónica 24h y sirve para dar respuesta a posibles incidencias en tiempo real).
  • Inplant (Servicio de gestión de viajes de negocios que se realiza desde una AAVV instalada dentro de una empresa.
  • Outplant (Gestión de viajes corporativos desde una AAVV externa a las oficinas de la empresa).
  • Herramientas de autoreserva (Sistemas digitales que permiten a los empleados de una empresa gestionar sus reservas de viaje de manera autónoma.

Segmentos del turismo de negocios

  • MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions).
  • Travel Business (Incluye viajes más informales para reuniones de negocios o visitas a clientes y oficinas).

Estrategias actuales

  • TMC’s (Empresas especializadas en la gestión de viajes corporativos que ayudan a las empresas a organizar, optimizar y controlar los viajes).
  • Gestión de políticas de viaje digitalizadas (Automatización, APP’s, Beneficios).
  • Integración de tecnología en la experiencia de viaje (Plataformas integradas, Uso de BigData y Análisis Predictivo, Inteligencia artificial y chatbots).
  • Sostenibilidad en el turismo de negocios (Política de viaje sostenible, Reducir la huella de carbono, Sustitución de viajes físicos por virtuales).

La gestión estratégica busca maximizar la eficiencia, reducir costos y garantizar una experiencia positiva para el viajero corporativo.

Servicios y Gestión Estratégica en Viajes Corporativos

Servicios de los viajes corporativos

Transporte, Alojamiento, Tecnología de gestión de viajes, Gestión de gastos y políticas de viaje, Soporte al viajero y seguridad.

Gestión estratégica de los principales servicios

  • Optimización de costos y presupuesto
  • Automatización y tecnología de gestión
  • Sostenibilidad en los viajes corporativos
  • Enfoque en el bienestar del viajero
  • Cumplimiento de normativas, evaluación de riesgos y seguridad

La gestión de equipos en viajes de negocios consiste en la planificación, organización y administración de los recursos y personas que llevan a cabo o apoyan a los viajeros corporativos de una empresa.

Proceso de gestión de equipos

  1. Planificación de viajes
  2. Coordinación de equipos y recursos
  3. Monitoreo y soporte en tiempo real
  4. Evaluación post-viaje y retroalimentación

Políticas de Viaje Corporativo y su Importancia

Política de viaje corporativo

Conjunto de lineamientos y normas establecidos por una empresa para regular cómo, cuándo y bajo qué condiciones los empleados pueden realizar viajes en nombre de la organización.

Es importante para

  • Optimizar y reducir costos
  • Mantener la seguridad y bienestar de los empleados
  • Garantizar coherencia y cumplimiento de los procedimientos
  • Reducir el riesgo financiero y legal
  • Fomentar la sostenibilidad en los viajes de negocios

TMC’s: Agencias Especializadas en Viajes Corporativos

TMC’s > AAVV especializadas en la gestión de viajes corporativos. Enfocadas en empresas que requieren soluciones de viaje a gran escala, con énfasis en la eficiencia, control de costes, seguridad y cumplimiento de las políticas de viaje.

Propuesta de valor de las TMC

  • Ahorro de costes
  • Eficiencia operativa
  • Seguridad y bienestar del viajero
  • Personalización del servicio
  • Sostenibilidad
  • Informes y análisis de datos

Administración de cuentas de las TMC

El gestor de cuentas es el punto de contacto principal entre la TMC y la empresa cliente, comprende las necesidades y preferencias de viaje de cada cliente y trabaja para personalizar el servicio de acuerdo a estas.

Sus funciones básicas son

  • Consultoría en políticas de viaje
  • Análisis de datos y reportes de rendimientos
  • Implementación de herramientas de tecnología
  • Revisión y mejora continua

ROI en Viajes de Negocios: Midiendo el Retorno de la Inversión

ROI (Retorno de la inversión) – Mide el beneficio económico generado por un viaje en comparación con su costos, permite evaluar si los gastos en viajes están justificando el valor que aportan al negocio.

Importancia de medir el ROI

  • Justificación de gastos
  • Optimización de recursos
  • Mejora de la productividad

Métricas para medir el ROI

  • Costos directos del viaje
  • Ingresos generados o contratos cerrados
  • Crecimiento de la relación con el cliente
  • Satisfacción del cliente
  • Productividad del empleado
  • Ahorros y eficiencia en el proceso