Estudio Detallado de Puestos de Trabajo: Metodología y Fases

¿Qué es un Estudio Ocupacional de Puestos?

El Estudio Ocupacional (EO) es una metodología utilizada para examinar el comportamiento de las ocupaciones. Este proceso implica la identificación de las tareas, habilidades, conocimientos, aptitudes y responsabilidades que un trabajador necesita para desempeñar un puesto de forma exitosa, diferenciándolo de otros.

El análisis funcional se aborda desde lo general hacia lo particular. Se desglosan las funciones de cada puesto de trabajo, hasta llegar a los elementos más básicos que permiten cumplir con el objetivo del cargo.

Desde esta perspectiva, los objetivos y funciones de la empresa no se deben formular desde su organización como un sistema cerrado, sino en términos de su relación con el entorno. Por lo tanto, la función de cada trabajador debe entenderse no solo en relación con el entorno de la empresa, sino también como parte de subsistemas dentro de la misma, donde cada función es el entorno de otra. La relación entre un problema, el resultado deseado y su solución, no se comprende de forma aislada; sirve como guía para explorar otras posibilidades y equivalencias funcionales.

Fases de un Estudio Ocupacional

1. Definición del Marco de Trabajo:
   • Elaboración de tablas de cargos (nivel jerárquico, autoridad y área de actuación).
   • Selección de los métodos de análisis.
2. Preparación:
   • Preparación del material de trabajo (formularios, folletos, etc.).
   • Comunicación a la dirección y al personal involucrado en el estudio de cargos.
   • Recopilación inicial de datos (nombres de los ocupantes de los cargos, listado de equipos o herramientas utilizadas).
3. Ejecución:
   • Recolección de datos relativos a los cargos.
   • Realización del análisis.

Métodos para Recolectar Información en Estudios Ocupacionales

La obtención de datos para el estudio de un puesto generalmente involucra a:

• Un especialista de recursos humanos.
• El ocupante del cargo.
• Un supervisor.

Tanto el supervisor como el trabajador pueden revisar y verificar las conclusiones del estudio del puesto en relación con sus actividades y responsabilidades. El estudio de cargos suele ser un esfuerzo conjunto entre el especialista, el supervisor y el colaborador.

Método de Observación Directa

El estudio del puesto se realiza mediante la observación directa y dinámica del ocupante mientras desempeña sus funciones. El analista registra los puntos clave en una «hoja de estudio de puestos» (lista de verificación). Se recomienda complementar con una entrevista al ocupante o a su superior.

Ventajas:

• Veracidad de los datos.
• No interrumpe al ocupante del puesto.
• Ideal para puestos sencillos y repetitivos.
• Correspondencia entre los datos y la fórmula del estudio (¿qué hace?, ¿cómo lo hace?, ¿para qué lo hace?).

Desventajas:

• Costo elevado por el tiempo prolongado del estudio.
• La observación sin contacto directo puede omitir datos importantes.

Método de la Entrevista

Los datos se obtienen mediante preguntas y respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto. La participación es activa para ambos.

Ventajas:

• Obtención de datos de quienes mejor conocen el puesto.
• Posibilidad de aclarar dudas.
• Mayor conveniencia y resultados.
• Aplicable a cualquier tipo o nivel de puesto.

Desventajas:

• Una entrevista mal dirigida puede generar reacciones negativas.
• Confusión entre opiniones y hechos.
• Pérdida de tiempo si no hay preparación previa.
• Costo operacional elevado.

Método del Cuestionario

La obtención de datos se realiza a través de un cuestionario que completa el ocupante del puesto o su superior. La participación del analista es pasiva, mientras que la del ocupante es activa.

Ventajas:

• Visión amplia del contenido del puesto con participación de varios niveles.
• Método económico.
• Método completo y rápido.
• Ideal para puestos de alto nivel.

Desventajas:

• No recomendado para puestos de bajo nivel.
• Requiere planificación cuidadosa.
• Puede ser superficial y distorsionado.

Métodos Mixtos

Combinan dos o más métodos. Algunas combinaciones comunes son:

• Cuestionario y entrevista con el ocupante.
• Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior.
• Cuestionario y entrevista con el superior.
• Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.
• Cuestionario y observación directa con el ocupante.
• Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante.

La elección de la combinación debe considerar las características específicas de cada situación.