Diseño Organizacional: Elementos, Componentes y Sistemas Administrativos

Diseño Organizacional

  • Capacidad de alterar el sistema interviniendo en la división del trabajo.
  • El diagnóstico y diseño pretenden analizar y evaluar la configuración más adecuada en función de la situación específica y las exigencias.

Elementos Clave

  • Estrategia:
    • Análisis de afuera hacia adentro, para determinar la forma en que se debe satisfacer al cliente.
    • Ventaja competitiva (recursos, estructura y procesos).
  • Estructura:
    • División de trabajo, disposición de las partes y agrupamiento.
    • Establece posiciones, jerarquías y asigna funciones.
  • Procesos:
    • Flujo de tareas, sistema técnico y procedimiento.
    • Encontrar la estructura que soporte los procesos clave.
  • Personas:
    • Productividad en el puesto (equilibrio de aporte, retribución, capacidad).
  • Tecnología:
    • Conocimiento, capacidades, flujos de trabajo, métodos, equipos, materias primas.
    • Limita el número de niveles jerárquicos.

Componentes Administrativos

  • Ápice Estratégico:
    • Director y gerencias de responsabilidad estratégica.
    • Roles interpersonales, informativos, decisorios.
    • Asegurar la misión con efectividad.
    • Funciones:
      • Desarrollar estrategias de organización.
      • Diseñar sistemas de decisión.
      • Asignar recursos, resolver conflictos.
      • Diseñar cargos, evaluar desempeños.
      • Fomentar la motivación.
      • Emitir órdenes de trabajo.
  • Núcleo de Operaciones:
    • Personas que realizan el trabajo básico (operaciones).
    • Funciones:
      • Asegurar insumos para la ponderación.
      • Transformar insumos en producto o servicio.
      • Distribuir producto y servicio.
      • Apoyo directo en función de entrada, transformación y salida.
  • Línea Media:
    • Supervisión directa, provista de autoridad formal.
    • Nexo entre ápice y núcleo de operaciones.
    • Funciones:
      • Feedback de rendimiento.
      • Transmitir información a superiores.
      • Influir en las decisiones.
      • Asignar recursos a su unidad.
      • Gestionar actividades, establecer redes de contacto de enlace con staff de apoyo y agentes externos.
  • Tecnoestructura:
    • Analistas, normalizar el trabajo.
    • No tienen jerarquía.
    • Diseñan, planean, entrenan y cambian personal.
    • No ejecutan decisiones directas.
    • Funciones:
      • Colaborar en la planeación estratégica.
      • Diseñar control de gestión.
      • Aseguramiento de calidad.
      • Estudios de métodos de trabajo.
      • Estandarizaciones.
  • Staff de Apoyo:
    • Servicios indirectos a las organizaciones.
    • Fuera del flujo de operaciones.
    • Funciones:
      • Consejería o asesoramiento legal.
      • Personal, remuneraciones.
      • Seguridad.
      • Servicios generales.

Sistemas Administrativos y Operativos

Sistema Administrativo:

  • Conjunto de procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa.
  • Generan información para control de resultados.
  • Elementos:
    • Flujo de trabajo:
      • Base del sistema.
      • Acciones físicas.
    • Flujo de información:
      • Se capturan datos generados de la operación.
      • Con ellos se toman decisiones de coordinación, control y medición del desempeño de la organización.
    • Personas:
      • Desempeñan tareas y operaciones en flujo de trabajo y de información.
      • Funciones específicas (comerciales, productivas, contables, transmitir información).
    • Tecnología:
      • Máquinas, herramientas, equipos, instalaciones y medios de comunicación.
      • Se utilizan para tareas y procesar información.

Sistema Operativo:

  • Asociados a transacciones básicas de la empresa:
    • Transformación
    • Ventas
    • Personal
    • Finanzas
    • Abastecimiento

Diseño de Estructura Organizacional

Partes Fundamentales:

  • Ápice Estratégico:
    • Supervisión directa
    • Relaciones con el entorno
    • Desarrollo de la estrategia
  • Línea Media:
    • Responsabilidad de departamentos, divisiones, funciones.
  • Núcleo de Operaciones:
    • Operarios que realizan las funciones básicas.
  • Tecnoestructura:
    • Analistas: estudian adaptación, central y normalización.
      • Tres tipos: Estudios de trabajo, Planificación y control y de Personal.
  • Staff de Soporte:
    • Brindan ayuda fuera del flujo de trabajo.
    • Grupos especializados.

Mecanismos de Coordinación:

  • Adaptación mutua: Comunicación informal de toda la estructura.
  • Supervisión directa: Directivos controlan el trabajo de los demás.
  • Normalización de procesos: Especificación del trabajo, sobre todo a nivel operativo.
  • Normalización de resultados: Especificación de metas.
  • Normalización de habilidades: Especificación de conocimientos necesarios (perfil profesional).
  • Normalización de las normas: Coordinar comportamiento, creencias, valores, normas, reglas.

Sistema de Toma de Decisiones:

  • Descentralización vertical:
    • Selectiva: Adaptación mutua
    • Paralela: Regulada por sistema de control, simétrica.
  • Descentralización horizontal:
    • Involucra staff, tecnoestructura, núcleo de operaciones.

Factores de Contingencia:

  • Edad
  • Tamaño
  • Sistema técnico
  • Entorno
  • Poder

Configuración

Parte fundamental

Mecanismo de Coord.

Empresarial

Ápice

Supervisión Directa

Maquinal

Tecnoestructura

Normalización Procesos

Profesional

Núcleo Operaciones

Normalización Habilidades

Divisional

Línea Media

Normalización Outpost

Innovadora

Staff

Adaptación Mutua

Misionera

Ideología

Normalización Normas

Política

Comunicación en la Organización

  • Información organizacional fluida y veloz, oportuna y precisa, suficiente y pertinente.
  • Discriminar y seleccionar información:
    • ¿Qué es lo que se debe saber para realizar el trabajo?
    • ¿Qué sucedería si no se cuenta con esta información?

Flujo de Comunicación

  • Ascendente:
    • Funciones: Comprobar, evaluar, informar, sugerir.
    • Medio Oral: Frente a frente, formulación conjunta de objetivos, asesorías, quejas, etc.
    • Medio Escrito: Resultados, informes, datos e indicadores financieros.
  • Descendente:
    • Funciones: Control (cumplir normas, dirigir quejas), motivación (metas concretas, avance, reforzamiento) y coordinar e informar (lineamientos, planes de acción).
    • Medio Oral: Instrucciones, discursos, reuniones, teléfono, altavoces.
    • Medio Escrito: Cartas manuales, guías, folletos, políticas, procedimientos.

(Ascendente/Descendente: A través de la línea jerárquica)

  • Horizontal/Diagonal: En el mismo nivel jerárquico, o de forma cruzada
    • Sustituye la supervisión directa formal, adaptación mutua informal, apoyo en el mismo nivel.

Barreras y Fallas de la Comunicación

  • Falta de planeación: Seleccionar el canal apropiado, argumentar instrucciones, elegir el momento adecuado, favorecen la comprensión.
  • Supuestos confusos: No aclarados por ambas partes.
  • Distorsión semántica: Mensajes ambiguos.
  • Mensajes expresados deficientemente: Falta de claridad y precisión.
  • Escucha deficiente y evaluación prematura: Juzga antes de comprender el marco de referencia.
  • Sobrecarga de información/capacidad de procesar: Riesgo de desestimar información clave por incapacidad de filtro, al verse abrumados pueden cometer errores de procesamiento y retrasos de información, pueden rehuir la tarea de comunicación.

Dirección

  • Concepto: Poner en acción los planes de la organización. Guiando y coordinando mediante motivación, comunicación y liderazgo.
  • Rol del administrador: Mantener condiciones favorables para que satisfagan necesidades a través del trabajo.
    • Conocer necesidades y motivaciones.
    • Comprender y aprovechar los factores humanos.
  • Dignidad personal

Motivación

  • Intensidad, dirección y persistencia para conseguir una meta.

Teorías de la Motivación

  • Jerarquía de Necesidades (A. Maslow): Necesidades humanas en orden de importancia.
    • Fisiológicas: Aire, agua, alimento, descansos.
    • Seguridad: Librar de riesgos físicos y emocionales (perder trabajo, propiedad, etc.).
    • Afecto: Relaciones afectuosas y satisfactorias.
    • Estima: Respeto a uno mismo, autonomía, realizaciones, poder, prestigio.
    • Autorrealización: Desarrollo individual propio, crecimiento.
  • D. McClelland: Necesidades secundarias o sociales:
    • Afiliación: Prestar atención, mejor coordinación interdepartamental.
    • Poder: Personal (Dominantes), social (Compromiso impersonal)
    • Logro: Fijarse metas, feedback.
  • Teoría Motivación/Higiene (F. Herzberg):
    • Insatisfactores de higiene: Políticas de empresa, estilos de administración, supervisión, relación con supervisor, remuneraciones, seguridad del trabajo.
    • Motivadores-satisfactores: Logro, reconocimiento, responsabilidad, variedad, trabajo interesante, crecimiento laboral, aprendizaje.

Estrategias Motivacionales

  • Dinero: Alto motivador, medio inmediato, individual.
  • Participación: Reconocimiento y logro, necesidad de aceptación.
  • Programas de calidad de vida laboral.
  • Enriquecimiento de puestos: Libertad de decisión, alentar, asignar responsabilidad personal.

Liderazgo

  • Imagen institucional: Inspirar y transformar miembros a los valores.
    • Líderes y el desempeño organizacional.
    • Líderes y la cultura corporativa
    • Técnicas creadoras de cultura
  • Componentes (Koontz y Weihrich)
    • Poder con efectividad y responsabilidad.
    • Variabilidad de motivaciones.
    • Inspirar seguidores.
  • Principios de Liderazgo:
    • Siguen a quienes satisfacen metas personales.
    • Eficacia de administradores.
  • Conceptos básicos:
    • Poder (Legítima, experiencia, recompensa, referencia, empowerment)
    • Autoridad
    • Influencia
  • Enfoques de Liderazgo:
    • Rasgos: Atributos personales, intelectuales y sociales.
    • Comportamiento: Conducta con los seguidores.
    • Contingencia o Situacional: Depende de la organización.

Rasgos y del Comportamiento

Teoría de Rasgos:

  • Motivación liderazgo
  • Honestidad e integridad
  • Autoconfianza
  • Capacidad cognoscitiva
  • Flexibilidad

Falencias: No considera: necesidades de seguidores, contingencia, sin relación rasgos líder/estilo liderazgo.

Enfoques:

  • Iniciación de estructura: Inicia estructura del contexto de trabajo.
  • Consideración: Mantenimiento o mejora de las relaciones con seguidores.

Teoría Liderazgos hacia el comportamiento:

  • Sistema de Liderazgo (Rensis Likert Univ. Michigan)
    • Sistema 1: Explotador-Autoritario
    • Sistema 2: Benevolente-Autoritario
    • Sistema 3: Consultivo
    • Sistema 4: Participativo
  • Liderazgo Clásico (Kart Lewin Univ Iowa)
    • Estilo Autoritario
    • Estilo Participativo o democrático
    • Estilo Liberal
  • Modelo conductual de McGregor
    • Teoría X: Pesimista, estática, rígida y postula control externo.
    • Teoría Y: Optimista, dinámica, flexible, atiende autodirección, integración de necesidades individuales.

Teoría Liderazgos hacia la contingencia:

  • Liderazgo Camino-Meta: establecer metas
  • Rejilla Blake y Mouton
  • Liderazgo de decisión de Vroom y Jago
  • Liderazgo de contingencia de Fred Fiedler
  • Liderazgo situacional de Hersey y Blanchard
  • Liderazgo transaccional
  • Liderazgo transformacional

Rejilla Gerencial – Preocupación producción/Preocupación personas

  • Campestre: 1/9
  • Empobrecido: 1/1
  • Hombre Empresa: 5/5
  • Autoritario: 9/1
  • Equipo: 9/9