Gestión de Existencias y Stock: Valoración, Clasificación y Volumen Óptimo de Pedido

1. Existencias

Se denominan existencias o stock a los bienes tangibles con la posibilidad de ser almacenables, que las empresas adquieren con la finalidad de destinarlos a la venta o a su transformación e incorporación al proceso productivo.

2. Valoración de las Existencias

Según el Plan General de Contabilidad (PGC), las existencias se deben valorar por su precio de adquisición, si han sido objeto de compra, o por su coste de producción si han sido fabricadas en la propia empresa. El precio de adquisición comprenderá el reflejado en factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que los bienes se hallen en el almacén, (transportes, aduanas, seguros, etc.). El coste de producción se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles los costes directamente imputables al producto. También se deberá añadir la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables.

Para asignar valor se usan dos métodos:

El precio medio ponderado: es la media aritmética de los diferentes precios o costes de las existencias relacionados con el número de unidades adquiridas o producidas.
El método FIFO (First In, First Out): consiste en valorar las salidas de acuerdo con el precio de la primera partida comprada. En el caso de que las existencias de esa partida no sean suficientes, se empieza a computar el precio de las unidades que correspondan a la siguiente entrada y así, sucesivamente.

3. Gestión de Stock

Consiste en administrar las existencias de la empresa. Tiene dos objetivos:

Tener la menor cantidad de stock almacenado, reduciendo sus costes.
Evitar las rupturas de stock.

Para compatibilizar estos objetivos se usan tres variables:

El nivel de stock a almacenar de cada artículo.
El momento en el que pedir a los proveedores.
La cantidad a pedir en cada pedido.

4. Clasificación del Stock

Se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios:

4.1 Según su Función o Finalidad

Clasificación basada en la función que cumple el stock dentro del ciclo de producción o de ventas. Debemos diferenciar entre:

Stock activo: es el necesario para hacer frente a la demanda prevista.
Stock de seguridad: es aquel que se añade al activo para hacer frente al riesgo de desabastecimiento.
Stock óptimo: permite cubrir las previsiones óptimas.
Stock medio: es el promedio de stock.
Stock de temporada: se acumula en previsión de un aumento de la demanda en un periodo concreto.
Stock de especulación: sirve para hacer frente a una variación esperada de la demanda, del suministro o del precio.
Stock just in time: consiste en adquirir solo la cantidad necesaria en el momento que se precisa.

4.2 Según su Utilidad

Y más concretamente, según la vida útil de los stocks, podemos diferenciar entre:

Stock perecedero: son los que con el paso del tiempo pierden su utilidad, generalmente por deterioro.
Stock no perecedero: a los que no les influye el paso del tiempo en su utilidad.
Stock con fecha de caducidad: los que no se pueden comercializar o utilizar tras una fecha determinada.

5. Volumen Óptimo de Pedido

Es la cantidad que hay que solicitar al proveedor en cada pedido para que los costes de gestión de stock sean mínimos. Aunque el departamento de compras no sea una unidad de producción, se puede decir que su gestión tiene una “producción” claramente definida. Toda la actividad de compra gira alrededor de la consecución de este “producto”.

Entre los costes a controlar en la gestión del pedido podemos enumerar:

Sueldos y salarios de las personas que realizan el pedido.
Gastos administrativos necesarios para realizar el pedido, como teléfono y material administrativo.
Transportes, embalajes y seguro hasta la recepción de la mercancía en el almacén.

Para lograr este objetivo pueden seguirse varios procedimientos:

Agrupar los pedidos de materiales por familias o grupos homogéneos.
Establecer un mínimo de materiales a solicitar, manteniendo un mínimo de productos en los almacenes de la empresa.

Para obtener el coste unitario del pedido se suman todos los costes anuales del departamento y se dividen entre el número de pedidos realizados en el periodo. El volumen óptimo de pedido (VOP), también conocido como lote económico, es aquel que iguala los costes de gestión de los pedidos y los costes de posesión.