Optimización de la Formación Continua: Identificación, Diseño, Ejecución y Evaluación
Proceso de Gestión de la Formación Continua
Identificación y Análisis de las Necesidades Formativas
Pautas:
- Identificación de las necesidades u objetivos de la organización a corto, medio y largo plazo.
- Análisis de los puestos de trabajo de la empresa.
- Definición de los conocimientos y habilidades requeridas para el desempeño adecuado de las tareas.
- Análisis comparativo entre las competencias requeridas para el desarrollo de una ocupación con la cualificación real de los trabajadores.
- Evaluación del desempeño profesional de las tareas que se realizan en cada ocupación.
- Evaluación de los puntos o áreas de mejora resultantes de los análisis anteriores.
- Identificación del colectivo.
Diseño y Planificación de la Formación
La acción que posibilita poner en situación concreta un proyecto de formación. Las actuaciones a llevar a cabo en la programación de cualquier acción formativa con adultos son:
- Analizar el grupo de aprendizaje o destinatarios.
- Establecer los objetivos.
- Estructurar y organizar los contenidos.
- Selección de estrategias metodológicas.
- Selección de recursos didácticos.
- Establecer criterios de evaluación.
Es preciso priorizar las necesidades y para ello podemos utilizar dos estrategias:
- Ordenamiento de objetivos dando más importancia a aquellos que resultan más relevantes.
- Magnitudes de los déficits detectados en comparación con la situación deseada.
Tras priorizar las necesidades comienza la fase de establecer los objetivos que se quieren alcanzar, los cuales señalan metas hacia las que ha de encaminarse la actividad. Los objetivos se redactan en términos de capacidades, es decir, las aptitudes que posee una persona para llegar a adquirir nuevos conocimientos y actividades.
Pautas a seguir para desarrollar la fase de planificación y diseño del plan de formación:
Identificación de recursos disponibles y obstáculos o limitaciones para el desarrollo de la formación
Analizar los recursos con los que se cuenta para realizar la formación (presupuesto, subvenciones, recursos humanos).
Priorización de las áreas de mejora
Seleccionar aquellas áreas que aportan más para alcanzar los objetivos de la empresa. Seleccionar aquellas áreas que en caso de subsanarse:
- Contribuyen más y mejor a alcanzar los objetivos a corto y medio plazo de la empresa.
- Contribuyen a mejorar la competitividad de la empresa y de los propios trabajadores formados.
Establecimiento de los objetivos concretos que se pretenden conseguir con la formación
Necesario definir los objetivos que se pretenden conseguir una vez realizada la acción formativa.
Definición de las acciones formativas acordes con los objetivos que se persiguen
Se deben proponer acciones formativas que permitan que los trabajadores adquieran conocimientos necesarios para desarrollar su trabajo, por lo que hay que definir una serie de contenidos que deberán ser desarrollados durante la acción formativa.
Selección del método de formación adecuado para cada acción formativa
Necesario considerar cuál es el método más adecuado para impartir cada una de las acciones que contiene el plan de formación.
Establecimiento del calendario del plan formativo
Fechas y horarios que favorezcan la participación del personal que atañe al plan de formación.
Selección del proveedor de formación (interno o externo)
Quién va a impartir la formación. Si es alguien de la propia empresa, con suficiente conocimiento y experiencia que domine la materia en cuestión. Si es externo, se debe atender asimismo al conocimiento del posible proveedor de la materia a impartir, de la empresa y del sector.
Elaboración del material formativo y toda la documentación que pueda ser útil para el proceso formativo
Podemos recurrir al material ya elaborado previamente u optar por la elaboración a medida del contenido formativo.
Establecimiento de criterios de evaluación de las acciones plan de formación
Qué se va a evaluar y cómo se va a realizar dicha evaluación.
Ejecución del Plan de Formación
La persona responsable de la formación deberá mantener un seguimiento continuo del proceso formativo, asistir a los cursos para comprobar cómo se desarrollan las acciones formativas, así como los responsables del departamento si los hubiere.
Pautas:
Entrevista previa con el formador
La empresa debe informar al formador de las características de la empresa y peculiaridades del colectivo al que va dirigida la formación, así como los medios disponibles para su desarrollo, de manera previa al inicio de la acción formativa.
Apoyo al proceso formativo
Dotar de los medios materiales e instalaciones necesarios y favorecer la flexibilidad laboral horaria de los trabajadores en formación.
Control de los siguientes aspectos del proceso formativo
- Planificación general de la acción formativa que realiza el formador.
- Documentación facilitada.
- Preparación de cada sesión de impartición de la acción formativa.
- Capacidad de comunicación.
- Accesibilidad del profesorado.
- Resolución de dudas y preguntas.
- Capacidad de dirección de grupos.
- Adaptación al nivel de grupo.
- Cumplimiento de horarios.
Evaluación de los Resultados e Impacto de la Formación
Se debe valorar además de la satisfacción de los participantes, el diseño y planificación del proceso de impartición, conocimientos adquiridos y su aplicación en el puesto de trabajo, impacto de la formación en las empresas y los trabajadores.
Pautas:
Evaluación de la satisfacción de los participantes
Analizar la valoración que hacen los participantes de la formación. Nada más finalizar la acción formativa, pero también es conveniente durante su transcurso.
Evaluación del aprendizaje
Saber si los participantes han adquirido los conocimientos previstos mediante pruebas teóricas o prácticas.
Evaluación de la transferencia
Verificar si se aplican los conocimientos adquiridos, y si se hace de una manera adecuada a la hora de realizar tareas.
Evaluación del impacto de la formación en los trabajadores
Impacto positivo en diversos aspectos, como motivación, clima laboral, polivalencia, promoción, estabilidad laboral…
Evaluación del impacto de la formación en la organización
Medir los efectos de la formación en la empresa, en su actividad, impacto positivo en la competitividad de la empresa, como en la mejora de productividad, disminución de costes y errores…
Evaluación del grado de la satisfacción de la empresa con la formación recibida por sus trabajadores
Las personas responsables del departamento expongan conclusiones sobre cómo consideran que ha repercutido la formación recibida por los trabajadores a su cargo.
Evaluación del grado de ejecución del plan de formación
Si se ha ejecutado todo lo que estaba planificado, así como analizar razones de si han quedado aspectos pendientes de ejecución: falta de presupuesto, falta de tiempo, acumulación de pedidos.
Acciones de Mejora y Correctivas
Pautas:
Análisis de todos los registros del proceso formativo desarrollado e identificación de aspectos deficientes
Analizar cada una de las fases del proceso de gestión de la formación, a partir de los registros generados durante la ejecución de las distintas fases anteriores.
Análisis de las conclusiones de la evaluación de los resultados e impacto de la formación e identificación de aspectos de mejora del mismo
Identificar áreas de mejora, así como ahondar en las causas de las deficiencias de tales áreas.
Propuesta de medidas correctivas
Para solucionar los problemas que se han detectado a partir de los análisis anteriores, cuya finalidad es que no vuelvan a producirse las causas que originaron los problemas.
Previsión de posibles problemas que puedan surgir en futuros procesos formativos y establecimiento de medidas de prevención
Adelantarse a los problemas para prevenirlos, durante la formación para establecer de manera previa posibles soluciones.