Fundamentos de la Gestión de Proyectos: Conceptos, Procesos y Áreas de Conocimiento

Conceptos Fundamentales en la Gestión de Proyectos

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, respondiendo a una necesidad o problema planteado.

Un proceso comprende las medidas y actividades realizadas para obtener un conjunto específico de productos, resultados o servicios.

El plan de proyecto es un documento formal aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto.

Participantes Clave en un Proyecto

Clientes
Personas (equipo del proyecto)
Patrocinadores

Una metodología es la forma de trabajo que implica un arreglo ordenado y lógico, generalmente con pasos a seguir.

Una técnica es un procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para realizar una actividad, con el fin de generar un producto, un resultado o prestar un servicio, pudiendo emplear una o más herramientas.

La tecnología es el conjunto de métodos, procedimientos, herramientas, maquinaria o equipo y saberes prácticos que se usan en la fabricación o mejora de un producto o servicio.

Características Esenciales de un Proyecto

Produce un producto o servicio único.
Es temporal, con un inicio y un fin definidos.
Requiere la asignación de recursos.

Ciclo de Vida de un Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto típicamente incluye las siguientes fases:

Inicio: Se elige la propuesta del proyecto, definiendo el perfil del puesto o necesidad.
Planificación: Se define detalladamente el plan del proyecto.
Ejecución: Se pone en marcha la planificación y se comienza a ejecutar el proyecto.
Seguimiento y Control: Se realiza un seguimiento continuo durante la ejecución para asegurar que se cumplen los objetivos y se toman medidas correctivas si es necesario.
Evaluación: Se verifica si el proyecto se está ejecutando correctamente y si está brindando solución al problema planteado.
Cierre: Se finaliza el proyecto, se entrega la documentación y se realiza un balance final.

Influencias en los Proyectos

Los proyectos pueden verse influenciados por diversos factores:

Organizacionales
Socioeconómicos
Culturales
Demográficos
Internacionales

Roles y Responsabilidades en un Proyecto

Puestos Más Comunes

Administrador de proyectos: Encargado de la disposición y gestión general del proyecto.
Contador del proyecto: Responsable de los registros contables y financieros del proyecto.
Coordinador del proyecto: Dirige y coordina las actividades del proyecto.
Auditor del proyecto: Encargado del control y la supervisión independiente del proyecto.
Supervisor del proyecto: Realiza la supervisión del proyecto, idealmente siendo una figura externa.
Ingenieros de campo del proyecto: Ejecutan el proyecto, especializándose en la materia según el área del proyecto.

Administración de Proyectos

La administración de proyectos, también conocida como dirección de proyectos, es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con sus requisitos.

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Iniciación
Planificación
Ejecución
Seguimiento y control
Cierre

Habilidades Clave para un Director de Proyectos

Negociación
Comunicación
Solución de problemas
Liderazgo

Procesos Clave en la Gestión de Proyectos

Iniciación: Surge cuando se plantea una necesidad dentro de la organización.
Planificación: Se desarrolla el trabajo requerido en función de la alternativa seleccionada.
Ejecución: Se pone en práctica la planificación.
Seguimiento y Control: Proceso paralelo que proporciona retroalimentación para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
Cierre: Finalización del proyecto y entrega de documentación.

Áreas de Conocimiento en la Gestión de Proyectos

Área de integración: Coordina las diferentes áreas del proyecto.
Área de alcance del proyecto: Define y gestiona los límites y el trabajo a realizar.
Área de recursos humanos del proyecto: Gestiona el equipo del proyecto.
Área de tiempo del proyecto: Establece y controla el cronograma del proyecto.
Área de riesgos del proyecto: Identifica, analiza y gestiona los riesgos.
Área de calidad del proyecto: Asegura que se cumplan los estándares de calidad.
Área de costos del proyecto: Gestiona el presupuesto del proyecto.
Área de adquisiciones del proyecto: Gestiona la compra de bienes y servicios.

Gestión del Alcance del Proyecto

Definición del alcance del proyecto: Se prepara un enunciado detallado del alcance, crucial para el éxito del proyecto, que describe los productos entregables y el trabajo necesario.
Creación de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): Descomposición jerárquica del trabajo orientada al producto, que facilita la planificación y ejecución.
Verificación del alcance: Se asegura que los productos entregables cumplen con los criterios de aceptación.
Control del alcance: Se gestionan los cambios en el alcance del proyecto.

Planificación del Alcance del Proyecto

Salida: Plan de gestión del alcance (describe cómo se realizará el proyecto).

Definición del Alcance del Proyecto

La preparación de un enunciado detallado del alcance es crítica para el éxito del proyecto. Este enunciado describe los productos entregables y el trabajo necesario, facilitando un entendimiento común entre los interesados y estableciendo los objetivos principales.

Debe incluir:

Los objetivos del proyecto.
Una descripción del alcance del proyecto y del producto.
Los requisitos del proyecto.
Los criterios de aceptación de los productos.
Los límites del proyecto.

Creación de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

La EDT es una descomposición jerárquica orientada al producto que se entregará, detallando el trabajo que será ejecutado por el equipo para lograr los objetivos y productos entregables del proyecto.