Comunicación Organizacional: Claves para el Éxito Empresarial

Comunicación Organizacional

Tipos de Comunicación

Comunicación Formal Vertical

Descendente

Cumple la función de bajar las directivas a los trabajadores. En el menor de los casos, esta puede resultar clara y precisa, pero muchas veces puede resultar saturada, difusa, superpuesta o contradictoria.

Ascendente

Cumple la función de retroalimentar el sistema de comunicación de una organización. De acuerdo a la característica de la institución, la comunicación puede fluir o estar anulada completamente.

Transversal

Su objetivo es configurar un lenguaje común y actividades coherentes con los principios y valores de la organización en todas las personas y grupos de la misma con el fin de:

  • Promover nuevas mentalidades
  • Modificar ciertos comportamientos
  • Elevar el espíritu de trabajo en equipo
  • Hacer más visible el aporte individual
  • Aumentar el rendimiento
  • Ganar en eficacia y satisfacción

Comunicación Formal Horizontal

Cumple la función de cooperar entre el personal de igual jerarquía. Facilita la coordinación de tareas y proporciona un medio para compartir información relevante.

Aspectos Fundamentales
  • El conocimiento de los procedimientos y procesos de gestión
  • Aprendizaje de técnicas que favorezcan la comunicación interpersonal

Comunicación Informal

Surge como vía alternativa de un flujo de comunicación que se expande entre los miembros de la organización. Surge a partir de la curiosidad de los miembros, la atracción interpersonal y la interacción social. El flujo no sigue una estructura jerárquica, sino que desarrolla su propia estructura social.

Redes de Comunicación

Los modelos informales de comunicación en los que se comprometen sus miembros crean redes de comunicación, que son agrupaciones de miembros que interactúan mutuamente.

Tipos de Redes

  • Redes Totales del Sistema: Diagraman los modelos de comunicación por medio de toda la organización.
  • Redes de Pandilla: Identifican a los grupos de individuos dentro de la organización.
  • Redes Personales: Son los individuos que a menudo interactúan con un miembro determinado. Pueden ser:
    • Radiales: El individuo interactúa con otros miembros que generalmente no interactúan entre sí.
    • Entrelazadas: Todos los miembros interactúan.

Roles en las Redes

  • Aislados: Miembros que tienen un contacto mínimo con los demás.
  • Líderes de Opinión: Guían los comportamientos de los miembros e influyen en las decisiones de los mismos.
  • Porteros: Controlan el flujo de la organización. Son quienes deciden la información a transmitir y si es importante o no.
  • Cosmopolitas: Conectan a la organización con su entorno.
  • Puentes: Conectan una pandilla a la que pertenecen con miembros de otra. Facilitan la coordinación de los grupos.
  • Vínculos: Conectan a dos pandillas sin pertenecer a ninguna.

Tipos de Mensajes

  • Intencionales: Codificados voluntariamente por la organización, ejemplo: avisos publicitarios, folletos, gacetillas.
  • No Intencionales: Sin habérselo propuesto, se filtra información o, a través de la falla de un producto, este hecho se hace público sin la voluntad de la empresa.
  • Explícitos: Denotativo (lo que se dice), lo informativo.
  • Implícitos: Connotativo (lo que se entiende), emociones y significados.
  • Residuales: Ejercen influencia en el aquí y ahora, memoria de los públicos, pueden ser positivos o negativos.
  • Exteriores: Se trata de opiniones, informaciones, eventos y rumores.

Conflicto

Surgen cuando se plantean dos posturas distintas sobre una misma realidad. Es un elemento natural e inevitable.

Tipos de Conflictos

  • Funcionales: Un conflicto es constructivo cuando mejora la calidad de decisiones, estimula la creatividad y la innovación, alienta el interés y curiosidad entre los miembros, airea problemas y libera tensiones y fomenta un ambiente de autoevaluación y cambio.
  • Disfuncionales: La oposición incontrolada genera descontentos que disuelven los lazos comunes y al final destruyen el grupo. Reduce la eficacia de los grupos, retarda la comunicación, etc.

Niveles Comunicacionales del Conflicto

  • Intrapersonal: Ej. un directivo afronta este tipo de conflicto cuando toma decisiones que afectan a terceros.
  • Interpersonal: Entre compañeros de un grupo.
  • Intragrupal: Entre diferentes grupos.
  • Interorganizacional: Entre organizaciones.

Bases Interactivas del Poder Social

  • Poder de Recompensas: Controla recompensas o beneficios que pueden recibir otras personas.
  • Poder Coercitivo: Controla los castigos que pueden imponerse a otros.
  • Poder Legítimo: Sostiene una posición de autoridad acertada por los demás.
  • Poder de la Experiencia: Posee el conocimiento o información específica que los otros necesitan.
  • Poder Informador: Es aquel que tiene la información y la comparte con quien quiere.

Estrategias a Seguir

  • Evitarlo
  • Intensificarlo (incrementa la intensidad de la lucha)
  • Reducirlo (disminuir la intensidad del problema)
  • Mantenerlo (sostener la tensión a un nivel manejable)

Clima Organizacional

Es el tono emocional interno de la organización basado en cómo se sienten los miembros con los demás y con la organización.

Estrategias para un Clima Directivo Ideal

  • Apoyo
  • Toma de decisiones participativas
  • Confianza, seguridad, credibilidad
  • Apertura y sencillez
  • Énfasis en las metas de alto desempeño

Comportamientos Comunicativos de Apoyo

  • Descripción: Los miembros enfocan sus mensajes en acontecimientos observables más que en evaluaciones subjetivas.
  • Orientación de Problemas: Enfocan su comunicación en la resolución de dificultades.
  • Espontaneidad: Sus miembros se comunican honestamente.
  • Empatía: Sus miembros muestran preocupación y entendimiento hacia otros.
  • Igualdad: No hacen énfasis en rasgos de superioridad.
  • Carácter Provisional: Los miembros son flexibles y se adaptan a las restricciones de las distintas situaciones de comunicación.

Comportamientos Comunicativos Defensivos

  • Evaluación: Los miembros enfocan sus mensajes en las evaluaciones personales de otros miembros.
  • Control: Los miembros intentan dirigir los comportamientos de los otros a través de la comunicación.
  • Estrategia: Las comunicaciones se dan sobre las bases de nociones preconcebidas.
  • Neutralidad: Los miembros de la organización no se involucran con otros.
  • Superioridad: Los miembros demuestran estatus, rango y autoridad.
  • Certidumbre: Los miembros son dogmáticos y con escaso grado de apertura.

Premisas de la Comunicación

  • Imposibilidad de no comunicar: Toda conducta es comunicación. Para el público significa más allá de la voluntad de la empresa.
  • Comunicación a Nivel de Contenido y de Relación:
    • Nivel de contenido: Mensajes verbales (lo que decimos) 30%.
    • Nivel de relaciones: Mensajes no verbales (cómo lo decimos) 70%.