Control Organizacional: Tipos, Características y Técnicas

Control Organizacional

Definición

Control: Es el proceso de monitorear y corregir las actividades de una organización a fin de facilitar el logro de los objetivos trazados.

Propiedades del Control

1. Permitir que una empresa se adapte a los cambios del entorno.
2. Radicar en la limitación del error (evita los errores con el control).
3. Permitir lidiar con la complejidad organizacional.
4. Minimizar costos (evitando errores, siendo más eficientes).

Control Operacional

El administrador debe conocer el control sobre las operaciones de la organización para que los recursos sean convertidos en productos o servicios.

Feedback (abarca todo)

1. Inputs: Control preliminar: se centra en los inputs del sistema organizacional.
2. Transformación: Control de chequeo: se centra en cómo los inputs son convertidos en outputs (identifica la causa de los problemas y permite realizar acciones correctivas más oportunas).
3. Outputs: Control post acción: se centra en las salidas del sistema organizacional.

Control Organizacional

El administrador debe conocer cómo controlar a un nivel más general (relacionado con los bloques).

Formas de Control Organizacional

Control Burocrático – Dimensión

Cumplimiento del empleado	Objetivo
Reglas estrictas, controles formales, jerarquía rígida	Formalidad
Orientada a niveles mínimos de gestión aceptables	Orientación de la gestión
Estructura alta, influencia jefe-empleado	Diseño organizacional
Dirigida al rendimiento individual	Sistema de recompensas
Limitada y formal	Participación

Control de Clan – Dimensión

Compromiso del empleado	Objetivo
Normas de grupo, cultura, autocontrol	Formalidad
Orientada a estimular gestiones por sobre los niveles mínimos	Orientación de la gestión
Estructura plana, influencia compartida	Diseño organizacional
Dirigida al rendimiento del grupo	Sistema de recompensas
Extendida e informal	Participación

Desarrollo de Sistemas Efectivos de Control (Características)

1. Integración con la planeación: Entre más explícita y precisa sea esta relación, más efectivo será el sistema de control.
2. Flexible: Implica que permita acomodarse al cambio.
3. Exacto: Si no es exacto, la información que se genera llevaría a que los administradores tomaran decisiones incorrectas.
4. Oportunidad: Un sistema de control efectivo genera información de control oportuna, es decir, tan a menudo como se requiere.
5. Objetivo: Es decir, que genera información que permita establecer con claridad si una unidad está bien o mal y permita lograr comparaciones adecuadas.

Resistencias a Esquemas de Control

1. Sobrecontrolados: El sistema busca controlar tantas cosas que al final no controla nada; esto le resta capacidad y dedicación a los empleados en sus labores.
2. Focaliza de manera inapropiada: Centrarse más en cantidad y dejando de lado la calidad.
3. Recompensa ineficiencias: Es pagado un trabajo mejor que el trabajo hecho ya que existen presupuestos.
4. Alentando la participación de los empleados: Las personas pueden participar en las determinaciones y criterios de los estándares y su aplicación; solo así se desarrollan sistemas efectivos de control y se contribuye al logro de los objetivos organizacionales.

Técnicas de Control

Para establecer cuán efectiva es la marcha de una organización, los administradores necesitan información que les permita tener datos duros. Existen técnicas de control para lograrlo:

1. Presupuesto

Proceso de expresar un conjunto de actividades planeadas, para un período de tiempo a futuro, en términos numéricos (es el cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de una actividad económica). Tipos: financiero, operativo, no monetario.

2. Estados Financieros

1. Balance General: Información detallada de cada una de las partidas de activos, pasivos y capital. Muestra lo que la empresa tiene en general.
2. Estado de Resultados: Los resultados derivan de ingresos – salidas = ganancias (pérdidas).
3. Estado de Flujos: Describe en forma anual las entradas de dinero de una empresa y pagos en efectivo; refleja el movimiento de tres actividades: flujos de efectivo proveniente de operaciones, inversiones y financiamiento.

3. Razones (Indicadores) Financieras o Análisis de Ratios o Métricas

Permiten saber de manera efectiva la salud de una empresa o ver su progreso al comparar lo actual con lo pasado de los estados financieros. Tienen la forma A = B / C (A es el nombre del indicador, B es el output, C es la unidad de base).

Tipos de Indicadores Financieros «Razones»

• Solvencia: Estiman el riesgo de corto plazo (se centran en la liquidez relativa de una empresa, su capacidad para hacer frente a deudas inmediatas // razón de liquidez = activos corrientes / pasivos corrientes) y largo plazo (razón de endeudamiento = total de deudas / capital).
• Rentabilidad: Miden las ganancias sobre diversos parámetros (ventas, capital, activos, inversiones). Rendimiento sobre capital = utilidad neta / total capital.
• Actividad: Muestran el uso administrativo de los activos. Se relacionan con aprovechar mejor los recursos de la empresa. Rotación de inventarios = costo de mercaderías / inventario promedio.

4. Indicadores de Eficiencia

Se relacionan con el uso de recursos, en medir los rendimientos de los recursos relevantes usados por la organización. Ej.: en un banco es el dinero, en un hotel las habitaciones y el uso que se les dé. Ej.: tasa de uso de habitaciones = número de habitaciones ocupadas / total de habitaciones disponibles.

5. Indicadores de Eficacia

Se relacionan con el cumplimiento de objetivos como la efectividad. Se busca medir cuán efectiva es la empresa en el logro de resultados esperados. Ej.: en un colegio, el objetivo sería mejorar el nivel de lectura. Nivel de comprensión lectora = palabras leídas / minutos de lectura. Ej.: Ventas nuevas = ventas a nuevos clientes / ventas totales.