Sistemas de Información y Tecnologías de la Información en la Gestión Empresarial

Sistemas de Información

Teoría de Sistemas

Introducción a la Teoría de Sistemas

La Teoría de Sistemas es un estudio interdisciplinario que busca identificar propiedades comunes en entidades llamadas sistemas. Estas teorías describen la estructura y el comportamiento de los sistemas.

Concepto de Sistema

La palabra «sistema» se utiliza en diversos contextos, como sistemas eléctricos, sistemas monetarios, sistemas de seguridad, el sistema solar, etc.

Según la RAE (2007), un sistema es un conjunto de cosas que, relacionadas entre sí ordenadamente, contribuyen a un determinado objetivo.

Stair y Reynolds (1999) lo definen como un conjunto de elementos o componentes que interactúan entre sí para cumplir ciertas metas.

En general, el término «sistema» se usa para designar un concepto o herramienta que ayuda a explicar o analizar una determinada área social, económica, física u otra.

Componentes básicos de los sistemas

Los sistemas se componen de:

• Elementos: Las partes individuales que conforman el sistema.
• Relaciones entre elementos: Cómo interactúan los elementos entre sí.
• Objetivo: La finalidad o propósito del sistema.
• Entradas: Información, energía o materiales que ingresan al sistema.
• Procesamiento: Transformación de las entradas en salidas.
• Salidas: Resultados del procesamiento.
• Retroalimentación: Información sobre el desempeño del sistema que se utiliza para ajustarlo.
• Entorno o medio: El contexto en el que opera el sistema.
• Límites: La frontera que separa el sistema de su entorno.

Características de los sistemas

Algunas características importantes de los sistemas son:

• Propósito u objetivo: Todo sistema tiene una razón de ser.
• Globalismo o totalidad: Los sistemas funcionan como un todo integrado.
• Entropía: Los sistemas tienden al desgaste o desorden con el tiempo.
• Homeostasis: Los sistemas buscan mantener un equilibrio interno.
• Sinergia: El resultado del sistema es mayor que la suma de sus partes.

Tipos de Sistemas

Existen diversas clasificaciones de sistemas, como:

• Sistemas abiertos: Intercambian información y energía con su entorno.
• Sistemas cerrados: No interactúan con su entorno.
• Sistemas simples: Tienen pocos elementos y relaciones.
• Sistemas complejos: Tienen muchos elementos y relaciones.

Sistemas de Información (SI)

Introducción

Las empresas se enfrentan a un entorno comercial cada vez más complejo, lo que aumenta la necesidad de sistemas que permitan un manejo ágil y rápido de la información. Las empresas deben adaptarse y crear sistemas de información apropiados para un manejo eficaz de la información.

¿Qué es un Sistema de Información (SI)?

Un SI es un conjunto de elementos interrelacionados que recolectan, manipulan y diseminan datos e información, con un mecanismo de retroalimentación para cumplir un objetivo. Es un tipo especializado de sistema con el que interactuamos a diario, como cajeros automáticos, sistemas de ventas en tiendas, máquinas expendedoras de bebidas y sitios web bancarios.

Conceptos Clave

• Datos: Representación formal de hechos, conceptos o instrucciones.
• Información: El significado que un ser humano asigna a los datos.

Sistema de Información vs. Tecnologías de la Información (TI)

Los sistemas de información han existido desde la creación de las primeras organizaciones. Actualmente, se implementan mediante el uso de TI sofisticadas.

Elementos de un SI

Estructura de los SI

Tipos de Sistemas de Información

Los tipos de SI varían según la organización y ofrecen servicios a diferentes niveles:

• Sistemas a nivel operativo: Manejan transacciones.
• Sistemas a nivel de conocimiento: Controlan el flujo de trabajo.
• Sistemas a nivel administrativo: Supervisan, controlan y toman decisiones.
• Sistemas de nivel estratégico: Planifican a largo plazo.

Tecnologías de la Información

Sistemas Operativos (SO)

Introducción

Un SO es un programa que actúa como intermediario entre el usuario y la máquina, proporcionando un entorno para ejecutar aplicaciones.

Objetivos de los SO

• Facilitar el uso del computador.
• Asegurar el uso eficiente de la máquina.
• Permitir la evolución de las funciones del sistema.

Servicios provistos por el SO

• Ejecución de programas.
• Acceso a dispositivos de entrada/salida.
• Acceso controlado a archivos.
• Acceso al sistema y recursos específicos.
• Administración de errores.
• Contabilidad.

Niveles en un sistema de computación

Componentes principales de un SO

• Kernel (núcleo).
• Administrador de memoria.
• Intérprete de comandos.
• Sistema de archivos.
• Interfaz de usuario.

Redes

Introducción

Una red es un conjunto de equipos conectados que comparten información, recursos y servicios.

Tipos de Redes

Según su topología:

• Bus.
• Estrella.
• Anillo.
• Malla.
• Árbol.

Según su tamaño:

• LAN (Local Area Network).
• MAN (Metropolitan Area Network).
• WAN (Wide Area Network).

Componentes básicos de una red LAN

• Hosts (Servidores y estaciones de trabajo).
• Hub (Concentrador).
• Switch (Conmutador).
• Router (Enrutador).

Conceptos Clave

• Dirección IP (Internet Protocol).
• DNS (Domain Name System).
• Dirección MAC (Media Access Control).

Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD)

Introducción

Un SGBD es un software que sirve de interfaz entre las bases de datos, el usuario y las aplicaciones. Se utiliza para manejar las bases de datos de forma eficiente.

Ventajas de los SGBD

• Simplifican la recuperación de datos.
• Ayudan a manejar grandes volúmenes de datos.

Desventajas de los SGBD

• No son ideales para pocos datos y consultas.
• Requieren conocimiento del lenguaje específico.

Características de los SGBD

• Escalabilidad.
• Portabilidad.
• Rendimiento.
• Universalidad.
• Disponibilidad.

SQL (Structured Query Language)

SQL es un lenguaje declarativo para acceder a bases de datos relacionales. Permite realizar consultas para recuperar información.

Data Warehouse (DW)

Introducción

Un DW es una colección de datos orientada a un ámbito específico, integrada, no volátil y variable en el tiempo, que facilita la toma de decisiones. Es un repositorio para almacenar y analizar información numérica.

Esquema general de un DW

Conceptos Clave

• OLTP (Procesamiento de Transacciones On Line): Sistemas orientados a la producción.
• OLAP (Procesamiento Analítico On Line): Sistemas orientados a la toma de decisiones.

Estructura básica de un cubo

• Modelo de datos multidimensional: Representa datos como una matriz.
• Dimensiones: Ejes en el hipercubo (ej. Modelo, Color, Vendedor, Fecha).
• Medida: Variables dependientes.
• Niveles jerárquicos: Organización de las dimensiones en niveles.

Internet y Comercio Electrónico

Internet

Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan el protocolo TCP/IP. Sus orígenes se remontan a 1969 con ARPANET.

Servicios más usados en Internet

• WWW (World Wide Web).
• FTP (File Transfer Protocol).
• P2P (Peer to Peer).
• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
• VoIP (Voice over Internet Protocol).
• IRC (Internet Relay Chat).

Comercio Electrónico (e-commerce)

El comercio electrónico consiste en la compra y venta de productos o servicios a través de medios electrónicos. Su historia se remonta a los años 70.

Características del Comercio Electrónico

• Ubicuidad.
• Alcance global.
• Interactividad.
• Personalización.
• Tecnología social.

Ventajas del Comercio Electrónico para las empresas

• Mejoras en la distribución.
• Comunicaciones comerciales eficientes.
• Beneficios operacionales.
• Facilidad para fidelizar clientes.

Categorías de e-commerce

• De empresa a consumidor (B2C).
• De negocio a negocio (B2B).
• De consumidor a consumidor (C2C).

CRM (Customer Relationship Management)

Introducción

CRM son sistemas de información que apoyan la gestión de las relaciones con los clientes, la venta y el marketing. Administran un DW con información de ventas y clientes.

CRM Social

El CRM Social se centra en la gestión de la interacción con los clientes en redes sociales.

CRM Comerciales

Los CRM Comerciales utilizan herramientas para encontrar clientes potenciales, oportunidades de venta y establecer prioridades.

Módulos de CRM

• Ventas: Automatizan la interacción entre cliente y punto de venta.
• Mercado: Se usan en marketing para segmentar clientes y crear campañas personalizadas.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Introducción

Los ERP son sistemas de información gerencial que automatizan procesos operativos o productivos de una empresa.

Características de los ERP

Los ERP suelen manejar módulos como:

• Producción.
• Logística.
• Distribución.
• Inventario.
• Envíos.
• Facturas.
• Contabilidad.
• RRHH.

Ventajas de los ERP

• Seguridad de la información.
• Mayor eficiencia.
• Mayor capacidad operativa.
• Mayor control y trazabilidad.

Desventajas de los ERP

• El éxito depende de las habilidades de los empleados.
• Implementación costosa.
• Baja flexibilidad después de la implementación.
• Posible incompatibilidad con nuevas tecnologías.

SAP

Introducción

SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos) es una empresa alemana líder en software empresarial. Nace en 1972.

Características de SAP

SAP integra el sistema productivo de las empresas y ofrece herramientas para cubrir las necesidades de la gestión empresarial. Sus módulos están completamente integrados y abarcan casi todos los aspectos de la administración.

Módulos de SAP

• Gestión financiera (FI).
• Controlling (CO).
• Tesorería (TR).
• Sistema de proyectos (PS).
• Gestión de personal (HR).
• Mantenimiento (PM).
• Gestión de calidad (QM).
• Planificación de producto (PP).
• Gestión de material (MM).
• Comercial (SD).
• Workflow (WF).

Orientación estratégica de los SI y TI

Importancia estratégica de los SI

Introducción

Los sistemas de información se han convertido en un área funcional clave en las empresas. Las organizaciones exitosas reconocen que las TI les brindan ventajas competitivas.

Información: piedra angular

La información es un recurso estratégico crucial para la gestión empresarial. Para tener éxito, es fundamental conocer las fortalezas y debilidades propias y de la competencia.

¿Qué es la información?

La información es una herramienta estratégica para el desarrollo de la sociedad de la información y la economía basada en el conocimiento.

Objetivos de los SI

• Automatizar procesos operativos.
• Proporcionar información para la toma de decisiones.
• Lograr ventajas competitivas.

Ventajas de los SI

• Acceso rápido a la información.
• Generación de indicadores.
• Favorecen la planificación estratégica.
• Solucionan problemas de comunicación.

SI como herramienta en la gestión

• Optimización de procesos.
• Acceso confiable, preciso y oportuno a la información.
• Posibilidad de compartir información.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias.

Importancia estratégica de las TI

Introducción

Las TI son el sistema nervioso de las organizaciones, conectando procesos y permitiendo la estructuración de la información.

Importancia de las TIC en las empresas

Las TIC son fundamentales para la organización interna de cualquier negocio, permitiendo ahorrar tiempo y recursos al simplificar y agilizar los procesos de gestión y la toma de decisiones.

Valor de los activos intangibles

Según The Brookings Institute, el 85% del valor de mercado de una empresa reside en sus activos intangibles (información).

Ventajas de las TI

• Reducción de costos y tiempo.
• Apertura de nuevos canales de comunicación.
• Reducción de carga administrativa.
• Mejora en la gestión de negocios.

Desventajas de las TI

• Dependencia tecnológica.
• Costos elevados de mantenimiento (en algunos casos).
• Riesgo de robo de información.

Calidad de Datos (CD)

Introducción

La calidad de datos se refiere a la precisión, integridad, consistencia y confiabilidad de los datos. Los datos son un activo valioso para las organizaciones, pero no siempre se gestionan adecuadamente.

Importancia de la CD

• Los datos deben proporcionar una visión única.
• Deben estar correctamente relacionados e interrelacionados.
• Deben ser consistentes, completos y adecuados para su función.
• Se deben cumplir las normativas y leyes.

El desafío de la CD

Los problemas de CD a menudo se ignoran o subestiman. La CD es una ventaja competitiva que requiere un esfuerzo planificado y permanente.

¿Cuándo se producen los errores?

Los errores en los datos pueden ocurrir durante la entrada de datos, la incorporación de datos externos, la carga de sistemas transaccionales, la migración de datos, etc.

Responsabilidad por la CD

Las empresas deben contar con responsables que velen por la CD en todos los sistemas de información.

Causas de la mala calidad de datos

• Fuentes de datos heterogéneas.
• Uso de datos para propósitos distintos.
• Mayor sensibilidad del público.

Impacto de la mala calidad de datos

• Informes erróneos (BI).
• Costos de gestión (discrepancias).
• Daño en la relación con el cliente.
• Imposibilidad de detectar fraudes.
• Incumplimiento de normativas.

Procesos de Negocio

Introducción

Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente para lograr un resultado de negocio definido. Es una secuencia de actividades que producen valor para la organización.

Características de los Procesos de Negocio

• Son una secuencia lógica de actividades.
• Se enfocan en cómo se hacen las cosas.
• Se pueden medir y están orientados al rendimiento.
• Responden a acciones o eventos específicos.
• Las actividades deben agregar valor.

Modelado de Procesos de Negocio

El objetivo del modelado de negocios es describir cada proceso, especificando sus datos, actividades, roles y reglas de negocio.

Tipos de Procesos de Negocio

• Procesos estratégicos.
• Procesos sustantivos.
• Procesos de apoyo vertical u horizontal.

Entradas, Funciones y Salidas

Cada proceso de negocio tiene entradas, funciones y salidas. Las entradas son requisitos para que se aplique una función, y las salidas son el resultado de aplicar la función a las entradas.

Objetivo de la Mejora de Procesos

El objetivo es mejorar la competitividad de las organizaciones mediante:

• Reducción de costos.
• Disminución de plazos de entrega.
• Mejora de la calidad y el valor percibido por los clientes.

Técnicas para el Modelado de Procesos

• Diagrama de flujo.
• Diagrama de flujo de datos.
• Diagrama entidad-relación.
• Técnicas orientadas a objetos.