Gestión de la Capacitación: Diagnóstico, Planificación y Ejecución

Gestión de la Capacitación

Proceso de Gestión

Diagnóstico o detección de necesidades de capacitación (DNC).
Planificación o programa de capacitación.
Ejecución o implementación.
Evaluación de la capacitación.

Pasos de Jack Phillips

DNC: Detección de necesidades de capacitación.
Definir evaluación.
Línea base (estado actual).
Definir método de evaluación.
Diseñar estrategia de evaluación.
Definir los objetivos del programa.
Estimar el costo-beneficio.
Presentar los propósitos.
Diseñar el instrumento a utilizar.
Diseñar contenido del curso.
Estrategia de formación.
Monitoreo o pilotaje.
Desarrollo de talleres/cursos.
Levantar datos de implementación.
Analizar datos.
Ajustes de implementación.
ROI (Retorno sobre la inversión).
Presentaciones de la experiencia.

Objetivo del DNC

Identificar las brechas de capacitación dentro de la organización.

Variables Fundamentales

DNC – DESAFÍOS – OBJETIVOS – CAPACITACIÓN – CANTIDAD – PRESUPUESTO

DNC: Definir herramientas de levantamiento, las cuales desprenderán desafíos que se pueden resolver o apoyar mediante capacitación.

Desafíos: Son las temáticas o el contenido de una capacitación.

Objetivos: Son los objetivos de la capacitación.

Capacitación: Desarrollo de la capacitación.

Cantidad: Cantidad de talleres y sesiones de capacitación.

Presupuesto: Presupuesto de capacitación.

Importancia de la Capacitación

La capacitación ofrece múltiples beneficios, la oportunidad para todos los trabajadores de una organización de continuar ampliando sus conocimientos, herramientas, habilidades y actitudes para ser mejores profesionales e interactuar en el entorno laboral. Implica fortalecer y actualizar sus conocimientos frente a los cambios constantes, lo que les entrega mayor confianza personal.

La capacidad de las organizaciones para hacer frente a los avances del entorno laboral dependerá de las capacidades humanas, es decir, de las habilidades de su gente para asumir nuevos roles.

Reinventar el trabajo es esencial para el éxito futuro.
Fuerza laboral con visión de futuro.
Humanizar el trabajo a través del propósito.
Aprovechar el ingenio humano para alcanzar una nueva agilidad y velocidad.

¿Cómo se Puede Hacer?

Súper-equipos: Incorporar la inteligencia artificial puede generar resultados transformadores para el negocio, permite a las organizaciones reinventarse a sí mismas para generar un nuevo valor y significado.
Creando el contexto para un mundo conectado: El poder de las personas y las máquinas trabajando juntas presenta la mayor oportunidad para crear conocimiento.

La capacitación laboral surge en el mundo como respuesta a la necesidad de mejorar permanentemente la calidad y pertinencia de la educación y la formación de los recursos humanos, frente a la evolución de la tecnología y la producción, y elevar el nivel de competitividad de las empresas, las condiciones de vida y de trabajo de la población. Esta provee beneficios para el desempeño laboral y poder conseguir un alto nivel de competitividad.

Capacitación Laboral

Actividad o proceso metodológico planificado, sistemático y permanente, dirigido al perfeccionamiento técnico y práctico del trabajador, para que este se desempeñe eficientemente según las necesidades de la organización.

A través de la capacitación se persigue que el perfil del trabajador se adecue a las exigencias del puesto de trabajo.

Beneficios de la Capacitación

Consolidación en la integración de los miembros de la organización.
Mayor identificación con la cultura organizacional.
Disposición desinteresada por el logro de la misión empresarial.
Entrega total de esfuerzo por cumplir con las tareas y actividades.
Mayor retorno a la inversión (ROI).
Alta productividad.
Promueve la creatividad, innovación y disposición en el trabajo.
Mejora el desempeño de los colaboradores.
Desarrollo de una mejor comunicación entre los miembros.
Reducción de costos.
Aumento de armonía, trabajo en equipo, cooperación y coordinación.

Desafío Actual de la Capacitación

Fortalecer el marco institucional para favorecer las instancias de diálogo entre empresarios, trabajadores y capacitadores, abriendo una comunicación más fluida, que permita comprender las características de la oferta y la demanda.

Administración de Recursos Humanos

Procesos para integrar personas: Reclutamiento y selección.
Procesos para organizar a las personas: Diseño de puestos y evaluación del desempeño.
Procesos para recompensar a las personas: Remuneración, prestaciones e incentivos.
Procesos para desarrollar a las personas: Formación, desarrollo, aprendizaje, administración del conocimiento.
Procesos para retener a las personas: Higiene y seguridad, calidad de vida y relaciones con los empleados y sindicatos.
Procesos para auditar a las personas: Banco de datos, sistemas de información administrativa.

Consideraciones para la Capacitación Profesional

Las cualificaciones, es decir, las calificaciones profesionales.
La existencia de una población activa bien formada.
Las políticas macroeconómicas fomentan el crecimiento del empleo cuando se atienden las necesidades y problemas de los trabajadores.

Condiciones para una Capacitación Efectiva

Debe estar reglamentada por una legislación que establezca normas definidas respecto a su calidad.
El procedimiento debe ser confiado a personal que posea las calificaciones y competencias exigidas.
Debe ofrecer a los aprendices medios para posibilitarles una formación más completa.
Mantener una coordinación para lograr continuidad en la formación (períodos alternos).

DNC: Definición Previa

Instrumentos de levantamiento de información: Entrevista, grupo focal, revisión de documentación, cuestionarios y observación.

Para vincular la DNC con la planeación estratégica es necesario entrevistar a la gerencia o directiva, quienes administran el plan estratégico. De esta forma, se levanta información relevante (para que la DNC sea estratégica debe estar vinculada al negocio a través de la planificación estratégica).

Desafíos de la organización: Dependiendo de lo que indique la gerencia, como por ejemplo, capacitación en comercio exterior, capacitación en ventas, capacitación en marketing. Los desafíos estratégicos pueden ser resueltos por otras áreas, por tecnología, o se pueden resolver parcialmente o completamente con capacitación. Serie de desafíos estratégicos.

Ejemplo: Incluir en nuestro plan de capacitación un taller de comercio exterior.

Plan de capacitación: ¿Para quiénes? ¿Cuántos son? ¿Fecha? (La DNC es la mirada de toda la organización, surge más de un desafío). Para realizar el plan se debe tener un presupuesto, curso 1, curso 2, curso 3 (distribución monetaria), priorizando, «estos cursos proponemos».

Opciones para Realizar Capacitaciones

Un equipo interno de la organización: Un grupo dentro de la organización que organice el plan de capacitación.
Contratar una consultora externa que realice ese trabajo.
La OTIC, como parte de su servicio, realice la DNC.

Cuando una empresa va a capacitar en uno de estos cursos del plan de capacitación que se obtuvieron en la detección de necesidades de capacitación, el financiamiento de esa implementación puede ser privado (de la empresa) o público (de la franquicia, regalo que el Estado da a las empresas). Según las características del curso, la empresa decidirá cuál le conviene más.

La franquicia SENCE es para empresas privadas; las empresas públicas tienen un presupuesto de capacitación.

En el caso de que la organización decida financiar la capacitación con franquicia SENCE (Servicio Nacional de Capacitación y Empleo), que es un área del Ministerio de Trabajo, organización encargada de promover e implementar capacitaciones en Chile.

Funciones del SENCE

Fiscalizar que se utilice adecuadamente la franquicia.
Dicta las normas sobre cómo la organización debe usar la franquicia.
Estimular y fomentar la capacitación en todos los trabajadores de Chile.

¿Qué Ofrece SENCE?

Subsidios, becas y bonos de capacitación.

OTEC: Organismo Técnico Capacitador.

Brinda la capacitación que identificamos en nuestra detección de necesidades de capacitación. Es una empresa con iniciación de actividades con giro único (solo capacitar), debe cumplir con la norma ISO 2728 y estar aprobada por SENCE, definiendo todos los procedimientos de la OTEC. Una vez hecho esto, tiene la certificación.

OTIC: Organismo Técnico de Intermediación de Capacitación. Le pide este 1% a la organización y se encarga, con personal de la OTIC, del levantamiento de DNC, el plan de capacitación y todo, pero cobra por el servicio. (Administra el presupuesto).

Vinculación entre SENCE, OTEC y OTIC

Cuando una empresa decide hacer una capacitación, lo primero que hace, si tiene OTIC, es llamar a la OTEC con la que trabajarán y pedir una cotización de ese curso con código SENCE. Para obtener ese código SENCE, la OTEC envía a SENCE un programa de capacitación (por ejemplo, Comercio Exterior) que debe tener más de ocho horas y un máximo de 30 personas como participantes del curso, los objetivos del curso, las actividades, la planificación del curso, el presupuesto, y un área de SENCE llamada «Estudios de Capacitación» lo revisará. Con esa aprobación, le dan un código y así se aprueba el curso de Comercio Exterior, para que lo puedan contratar.

Factura franquiciable de todos los cursos del plan de capacitación.
Buscar OTEC que tenga códigos SENCE que descuenten de servicios de impuestos internos.

Objetivos: Van vinculados a los desafíos estratégicos.

Aumentar la capacidad de respuesta para trabajar en comercio exterior.

Aumentar la capacidad productiva.

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)

Detección de necesidades de capacitación.
Planes y programas de capacitación.
Implementación de la capacitación.
Evaluación de los resultados de la capacitación.

Realización del DNC

Observación a jefes de departamento.
Evaluaciones psicométricas.
Aplicación de cuestionarios.
Evaluación del desempeño.
Reuniones interdepartamentales.
Reorganización del trabajo.
Entrevista de salida.
Análisis de puestos y especificación de puestos.
Informes periódicos de la empresa o de producción.
Indicadores de necesidades de capacitación.

La detección estratégica de necesidades de formación (DNC) es un proceso sistemático para determinar los objetivos organizacionales que pueden ser alcanzados con acciones de formación.

Necesidades organizacionales: La DNC se enfoca en las necesidades de la organización y no en las necesidades de individuos o grupos.

Planeación de la Capacitación

Establecimiento de objetivos de la capacitación.
Estructuración de temáticas y contenidos de la capacitación.
Diseño de actividades de instrucción (tiempos y programación de actividades).
Selección de recursos didácticos.
Diseño de un programa o curso de capacitación.
Presupuesto de capacitación.
A quién va dirigido, asistentes de capacitación.

Recursos de nuestro Estado que administra SENCE.

A todas las empresas en Chile se les entrega un fondo llamado «franquicia tributaria» para poder capacitar a su gente. El costo de las capacitaciones de las franquicias dependerá del sueldo de cada trabajador: cuando el trabajador gana más sueldo, la franquicia SENCE cubre una menor cantidad; en cambio, en los otros cargos más inferiores, la franquicia cubre mucho más.

Se hacen capacitaciones más hacia cargos bajos que a las líneas gerenciales por los costos. Existen franquicias que cubren parte de un costo, proceso administrativo engorroso, lleva de manera muy minuciosa los asistentes de la capacitación, la lista al inicio del curso.

En otras empresas no se utiliza el financiamiento SENCE y todo el costo lo cubre la empresa; se da más en empresas privadas.

El diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC).
Planificación de los cursos de capacitación: Está escrito todo lo que se va a desarrollar detalladamente de las actividades, el contenido que se va a llevar a cabo.
Ejecución o implementación: Se realizan las actividades previamente planificadas.
Evaluación: Se puede realizar en distintos niveles, se realiza con la encuesta de satisfacción la mayoría de las veces.

Un objetivo general de todo el curso de capacitación y objetivos específicos por cada uno de los módulos, forma más común para poder ordenar la información.

Motivación: Engachment.

Estrategias de autocuidado: Prevenir enfermedades profesionales, desgaste, etc.