Teoría General de la Administración: Conceptos y Evolución

Gestión y Administración

Gestión: Acción o trámite que junto con otros se lleva a cabo para conseguir o resolver una cosa.

Administración: Dirigir una institución, ordenar, disponer, organizar, especialmente hacienda o bienes; desempeñar o ejercer un cargo; suministrar, proporcionar o distribuir algo.

Diferencias y Similitudes

La administración planifica y ejecuta acciones de alto nivel, mientras que la gestión se encarga de actividades a nivel funcional y busca utilizar los recursos de la organización de la mejor manera posible. La gestión administra estos recursos y monitorea sus trabajos.

Organizaciones

Sistemas sociales compuestos por personas y grupos de personas que, mediante la utilización de recursos, desarrollan un sistema de actividades interrelacionadas y coordinadas para el logro de un objetivo común.

Conceptos Claves

  • Organización
  • Administración
  • Trabajo gerencial
  • Planificación
  • Dirección
  • Control

Características de la Administración

  • Universalidad
  • Especificidad
  • Unidad temporal
  • Unidad jerárquica

El Administrador

El administrador define estrategias, diagnostica situaciones, mide los recursos, planea su integración, soluciona problemas y genera innovaciones y competitividad. Según Katz, el éxito de un administrador depende más de su desempeño y cómo trata a las personas y las situaciones, y propone 3 habilidades importantes:

Habilidades del Administrador

  1. Habilidades técnicas: Uso de conocimientos especializados y la facilidad de aplicar técnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos.
  2. Habilidades humanas: Se relacionan con el trato con las personas, la relación interpersonal y grupal (capacidad de comunicarse, motivar, coordinar, dirigir y resolver conflictos).
  3. Habilidades conceptuales: Implican la visión de la organización o de la unidad organizacional en conjunto, la facilidad de trabajar con ideas, conceptos, teorías y abstracciones.

Teoría General de la Administración

Propone desarrollar la habilidad conceptual sin dejar de lado las habilidades humanas y técnicas.

Competencias Durables

  1. Conocimiento: Informaciones, conceptos, ideas, experiencias y aprendizajes que el administrador tiene sobre su especialidad (saber).
  2. Perspectiva: Capacidad de poner el conocimiento en acción, de saber transformar la teoría en práctica (saber hacer).
  3. Actitud: Comportamiento personal del administrador frente a las situaciones de trabajo (lograr que las cosas sucedan).

Escuelas de la Administración

1) Administración Científica

Énfasis puesto en el análisis y en la división del trabajo del obrero. La atención se centra en el método de trabajo, en los movimientos necesarios para la ejecución de una tarea y en el tiempo estándar determinado para ejecutarla.

Primer periodo de Taylor: Objetivo pagar salarios altos y tener bajos costos unitarios de producción. Los empleados deben ser seleccionados científicamente y debe establecerse una atmósfera íntima y cordial.

Segundo periodo de Taylor: Holgazanería sistemática de los operarios, desconocimiento de la gerencia en cuanto a las rutinas de trabajo y el tiempo necesario para realizarlas, y falta de uniformidad en las técnicas o métodos de trabajo.

2) Teoría Clásica

Funciones básicas de la empresa:

  • Técnicas (producción de bienes o servicios de la empresa)
  • Comerciales
  • Financieras
  • Seguridad
  • Contables (inventarios)
  • Administrativas

Fayol define administrar como planear, organizar, coordinar y controlar.

Para Urwick, las funciones del administrador son: investigación, previsión, planeación, organización, coordinación, dirección y control.

3) Teoría de las Relaciones Humanas

Origen en:

  • La necesidad de humanizar y democratizar la administración, liberándola de los conceptos rígidos.
  • Desarrollo de las ciencias humanas: psicología, ideas de la filosofía pragmática.

4) Teoría Neoclásica

Énfasis en la práctica de la administración, reafirmación de los postulados clásicos, énfasis en los objetivos y en los resultados, eclecticismo conceptual.

Principios fundamentales de la organización formal: División del trabajo, especialización, jerarquía y amplitud administrativa.

5) Teoría Estructuralista

Se creó por la fragilidad de la Teoría Clásica y de las Relaciones Humanas, y por el crecimiento en tamaño y complejidad de las empresas.

La burocracia es una forma de organización humana que se basa en la racionalidad, es decir, en la adecuación de los medios a los objetivos con la finalidad de garantizar la máxima eficiencia.

Tipos de autoridad: Autoridad tradicional, autoridad carismática y autoridad legal, racional o burocrática.

5 en la administración: Oposición que surgió entre la teoría tradicional y la teoría de las relaciones humanas, la necesidad de visualizar “la organización como una unidad social grande y compleja”, influencia del estructuralismo en las ciencias.

6) Teoría del Comportamiento

El énfasis permanece en las personas, pero dentro del contexto organizacional más amplio.

Necesidades primarias: Fisiológicas y seguridad.

Necesidades secundarias: Sociales, estima y autorrealización.

Factores higiénicos/extrínsecos: Se encuentran en el ambiente que rodea a las personas y abarcan las condiciones dentro de las cuales se desempeñan el trabajo (no satisfactores).

Factores motivacionales/intrínsecos: Se relacionan con el contenido del cargo y con la naturaleza de las tareas que la persona ejecuta (satisfactorios).

7) Teoría del Desarrollo Organizacional

Características: Organización global y orientación sistemática, énfasis en la solución de problemas, aprendizaje experimental y procesos grupales.

Objetivos: Se busca la motivación en conjunto con el compromiso, desarrollo del espíritu de equipo por medio de la integración y de la interacción de las personas, y perfeccionamiento de la percepción común sobre el ambiente externo con la finalidad de facilitar la adaptación de toda la organización.

8) Teoría de los Sistemas

Busca producir teorías y formulaciones conceptuales para aplicaciones en la realidad empírica.

Tipos:

A) Su constitución:

  • Sistemas físicos: equipos, maquinaria, objetos (hardware).
  • Sistemas abstractos: conceptos, filosofías, planes, hipótesis (software).

B) Su naturaleza:

  • Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente (herméticos).
  • Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio de innumerables entradas y salidas.

9) Teoría de los Sistemas Cooperativos

La persona debe ser eficaz para cumplir los objetivos de la empresa y eficiente para satisfacer sus propios objetivos.

Resumen: La mejor forma de organización es la que asegura la cooperación de los miembros que la conforman, mediante un trato justo y beneficios recíprocos.

10) Teoría de la Contingencia

La administración depende de un determinado conjunto de circunstancias. Hay dos corrientes de la teoría: la escuela de los sistemas sociotécnicos y la corriente contingencial.

4 tipos de contextos ambientales que regulan la estructura y el comportamiento organizacional: Entorno estático y aleatorio, el estático y segmentado, el perturbado y reactivo, y el de campos turbulentos.

Proceso Administrativo

Fayol:

  • Planeación: Avizorar el futuro y trazar el programa de acción.
  • Organización: Construir las estructuras material y social de la empresa.
  • Dirección: Guiar y orientar al personal.
  • Coordinación: Enlazar y unir todos los actos y esfuerzos colectivos.
  • Control: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.

Fases:

  1. Estructural: A partir de uno o más objetivos se determina la mejor forma de llegar a ellos.
  2. Operativa: Se ejecutan todas las actividades para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A) Planeación

Establecer los objetivos, desglose de los objetivos (estratégica, táctica y operacional).

  1. Estratégica: Se definen los fines, objetivos, pronósticos, considerando los recursos con que se cuenta, el ambiente económico, el mercado y la competencia (largo plazo).
  2. Táctica: Se definen responsabilidades, programas, presupuestos para implementar la estrategia, se eligen los recursos que permitirán lograr las metas fijadas (mediano plazo).
  3. Operativa: Se seleccionan las normas y los procedimientos que permitirán la ejecución de cada programa de acción establecido y se aplican los recursos elegidos (corto plazo).

B) Organización

Consiste en determinar las actividades específicas necesarias para el logro de los objetivos planeados (especialización), agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización), asignar las actividades a posiciones y personas específicas (cargos y tareas).

C) Dirección

Poner en acción, lograr lo planeado. Las personas necesitan ser asignadas en cargos y funciones, ser guiadas y motivadas. Para que funcione se logrará por la comunicación, el liderazgo y la motivación.

Coberturas:

  1. Dirección global: Abarca la empresa como una totalidad. Contiene al presidente de la empresa y a cada director de área. Corresponde al nivel estratégico.
  2. Dirección departamental: Abarca cada departamento o unidad de la empresa. Nivel táctico de la empresa.
  3. Dirección operacional: Orienta a cada grupo de personas o tareas. Llamada supervisión y corresponde al nivel operacional de la empresa.

D) Control

Como función restrictiva y coercitiva: El control es negativo y limitante, denominado control social.

Control como sistema automático de regulación: Con el fin de mantener un grado constante de flujo o un sistema en funcionamiento.

Control como función administrativa: Forma parte del proceso administrativo, del mismo modo que la planeación, la organización y la dirección.