Control en la Administración: Tipos, Principios y Técnicas
Control en la Administración
Definición e Importancia
El control es: verificar que en la práctica se esté logrando lo planeado, de lo contrario se tomarán las decisiones necesarias para cumplirlo.
Importancia del control: lo más relevante del control, radica en que se convierte en apoyo para los gerentes y permite:
- Medir y corregir la labor ejecutada por el trabajador, a fin de lograr los objetivos.
- Analizar lo realizado con lo planeado, a fin de tomar las acciones que conlleven al logro de un objetivo.
- Aplicar técnicas de control a cualquier actividad administrativa.
- Mejorar constantemente por medio de la debida retroalimentación.
Principios del Control
Precisión: El sistema de control debe proporcionar la información exacta y necesaria que ayudará a los gerentes a tomar decisiones.
Oportunidad: Los sistemas de control deben tener la capacidad de dar señales de alerta a los gerentes ante cualquier dificultad en el momento oportuno.
Economía: Deben ser efectivos pero también razonablemente económicos, es decir que tienen que justificar los beneficios que ofrecen.
Flexibilidad: Debe tener la capacidad de adaptarse a los cambios que la empresa experimente debido a los tiempos y condiciones del mercado.
Comprensión: Es necesario que sean sencillos en su manejo y comprensión por parte de los trabajadores que les corresponde desarrollar procesos, actividades y resultados. De esta forma se evitarán los contratiempos y errores en la información.
Criterios razonables: Las medidas o estándares que se fijarán como medidas de control, tales como: unidades por vender, unidades por producir, deben ser razonablemente alcanzables, de lo contrario desmotivan al personal.
La colocación estratégica: Debido a la magnitud de la empresa y también debido a ciertas áreas que no hay mayor necesidad de controlar, es necesario buscar las áreas más importantes donde se enfoca más la atención de control.
Énfasis en la excepción: Este hace referencia a la necesidad de delegar ciertos controles en otras personas como sub-jefes o supervisores.
Diversidad: Indica que dentro de las empresas hay necesidades de diversificar los tipos de control de acuerdo a la necesidad y no establecer un solo tipo de ellos. Estos pueden ser cuantitativos o cualitativos.
La acción correctiva: Indica que debemos actuar de forma enérgica y activa para corregir las desviaciones que se dan.
La impersonalidad: Este no debe estar diseñado para controlar a una persona en particular sino para controlar los procesos de la empresa y los resultados que se obtienen de ellos.
La correspondencia con los planes: Se refiere a que debe existir una identificación total de los controles con los planes de tal manera que el control sea un reflejo de la estructura de los planes.
La aceptación: Un sistema de control debe ser explicado, comprendido y aceptado por las personas que lo aplicarán, hay que convencer de su necesidad y utilidad, de lo contrario muchas personas se resistirán.
Control Gerencial y Operativo
El control gerencial es: muchas veces ejercido a un nivel jerárquico intermedio y superior, comúnmente interesa conocer el desempeño de las áreas claves de la empresa.
Un área clave de resultado (ACR) que una organización ni puede dejar de medir y controlar es: el servicio al cliente.
Con el control gerencial los gerentes aseguran: obtener y utilizar eficazmente los recursos, en el logro de las metas empresariales.
Control operativo: ejem. (el vigilante que llena la bitácora de entradas y salidas de vehículos a la empresa, el que revisa las tarjetas de asistencia o relojes digitales, el que hace las conciliaciones bancarias y elabora reportes). El proceso mediante el cual la empresa asegura de que las tareas específicas y periódicas más comunes sean realizadas con efectividad.
Tipos de Normas y Comparación de Resultados
Tipos de normas: Cantidad de unidades por vender, producir, gastos por realizar, costos de producción, ingresos por ventas, adquirir reputación ante los clientes, elevar la percepción a los trabajadores respecto al clima organizacional y conquistar la confianza en los clientes.
Propósito fundamental de una norma administrativa: Es suministrar una base para medir la ejecución para obtener información posterior respecto a su eficiencia y economía.
Comparación y medición del resultado: Aplicar la norma al hecho o realidad objeto de la comparación, se origina el resultado.
Para que el resultado responda a la realidad se requiere que se cumplan 2 requisitos: Que se haya comprendido y descrito claramente el resultado y que la norma haya sido lógicamente establecida.
La operación de medición o comparación toma diversas denominaciones: Evaluación, auditoría, fiscalización.
Para efecto de comparación los gerentes disponen de ciertos medios:
- Los informes verbales: Incluyen el uso de entrevistas y discusiones de grupo de carácter informal, para la obtención de datos sobre lo ejecutado.
- Los informes escritos: Son muy útiles para informar sobre lo ejecutado, principalmente cuando es preciso transmitir información completa.
Existen algunos paradigmas respecto a la medición:
- Precede al castigo.
- No hay tiempo para medir.
- Medir es difícil.
- Hay cosas imposibles de medir.
- Es más costoso medir que hacer.
Acción Correctiva
Acción correctiva: Posibilita que, conocida una realidad, se corrijan las desviaciones existentes entre esta y la norma.
Las acciones correctivas tomadas por un gerente:
- El diseño de nuevos planes.
- La modificación de las metas.
- La reasignación de funciones.
- Mayor selección de los trabajadores.
- Mayor capacitación al personal.
- Contratar más trabajadores de mostrador para atender la nueva clientela que aumentará debido al plan de promoción.
Proceso general de comparación y acción correctiva: Recopilación información, análisis de la información, toma de decisiones, ejecución de la acción, verificación del resultado y mantenimiento de las condiciones positivas resultantes.
Tipos de Control
El control se puede clasificar como: Insumo (preventivo) (anticipa) (antes), procesos (concurrente) (cuando surgen) (durante), productos (posterior) (retroalimenta) (después).
Control Previo
Control previo: Conjunto de mecanismos que se utilizan para analizar las operaciones que se hayan proyectado realizar.
Los controles anteriores a la acción también se llaman: Control a priori o ex ante.
Los presupuestos financieros son: Es el más común de control previo a la acción porque la adquisición de trabajadores, equipos y suministros requieren $$.
Calendarización: Es otro control previo importante, pues estas actividades preliminares también requieren que se invierta tiempo.
El control previo es: De responsabilidad exclusiva de cada empresa como parte integrante de sus propios sistemas de control interno.
Control Concurrente
Control concurrente: Es el que se lleva a cabo mientras se desarrolla una actividad.
La forma más conocida del control concurrente: Es la supervisión directa.
Control Posterior
Control posterior también llamado: Posteriori o ex post.
Este tipo de control: Es el que se lleva a cabo después de ocurrida la acción, de esta forma se procede a determinar las causas de cualquier desviación que se aleje del plan y los resultados se aplican a actividades futuras similares.
Este tipo de control tiene 2 ventajas:
- La retroalimentación proporciona información provechosa sobre la efectividad de la próxima planeación.
- El control posterior puede servir de motivación a los trabajadores, al mostrarles lo bien que se desempeñaron.
Los 3 tipos de control no son alternativos, es decir: Ninguno es una opción que excluya a los otros, más bien uno complementa a otro.
Características de la Información
Características de la información:
- Veracidad: La información debe ser auténtica.
- Oportunidad: Que la información debe ser precisa y en el momento indicado.
- Integridad: Que la información debe ser completa para tomar las mejores decisiones.
Técnicas de Control
Técnicas de control: Los gerentes disponen de una serie de técnicas para controlar las operaciones en una empresa.
Técnicas Presupuestarias
1. Presupuestos operativos: Se reflejan de forma numérica las operaciones futuras y principales de la empresa.
Entre los principales presupuestos tenemos:
- Presupuesto de ventas.
- De producción.
- De materia prima.
- De productos terminados.
- De mano de obra directa.
- De gastos de fabricación.
- De costo de producción.
- De costo de venta.
2. Estados financieros:
- Estado de resultado proyectado.
- Balance general proyectado.
- Estado de flujo de fondos.
- Presupuesto de capital.
Técnicas No Presupuestarias
Técnicas no presupuestarias: Son técnicas de control utilizadas frecuentemente en forma conjunta con los presupuestos, entre los cuales podemos mencionar:
- Datos estadísticos.
- Análisis de reportes respecto a hechos o acontecimientos especiales.
- La observación directa.
- El punto de equilibrio.
- Programas de auditoría (internas, externas, administrativas, etc.).
Técnicas de Programación y Control de Actividades
- Técnicas de revisión y evaluación de programas.
- Gráficos Gantt.
- Investigación de operaciones.