Organización de Eventos: Guía Completa para el Éxito

Desarrollo de un Evento

Cuando se realiza un evento, es crucial elaborar un plan integral que abarque todos los aspectos clave. A continuación, se detallan los puntos esenciales a considerar:

Elección del Lugar para la Sede y Celebración

Se deben elegir lugares bien situados, con buena infraestructura y que cuenten con una oferta turística atractiva. El lugar de celebración debe disponer de espacios adecuados, como salones, para albergar a los asistentes cómodamente.

Elección de Fechas y Duración del Evento

Es fundamental decidir las fechas más adecuadas para la celebración, teniendo en cuenta la disponibilidad de los asistentes, festivos y fechas de otros eventos relevantes para el público objetivo.

Elección de los Medios Humanos y Técnicos

El evento puede ser organizado por Agencias de Viajes especializadas, operadores de congresos o de forma individual por la misma empresa. La elección dependerá del tamaño, complejidad y presupuesto del evento.

Elección de los Proveedores de Servicios

Se tendrá en cuenta aquellos proveedores que ofrezcan una garantía de profesionalidad, además de contar con los mejores recursos adaptados al presupuesto del evento.

Elaboración de un Calendario de Planificación y Desarrollo del Evento

El calendario, también conocido como timing, es esencial para una correcta gestión del tiempo. Se debe planificar el tiempo de desarrollo y las actividades de cierre en horas, días, semanas y meses mediante cronogramas.

Elección de los Órganos Gestores

No todos los eventos cuentan con estos órganos; dependerá de su tipología, importancia y carácter. Algunos de ellos pueden ser:

Comité Organizador: Comisión de personas encargadas de organizar el evento, compuesta por profesionales del sector. Contará con un presidente, secretario, vocales y coordinadores.
Secretaría Técnica: Centro neurálgico del comité organizador, ya que es el centro de información, administración, coordinación y venta del evento.
Secretaría Científica: Se encarga de las ponencias y charlas, en caso de que el evento las incluya.
Secretaría Turística: Se encarga de los servicios de alojamiento y manutención de los asistentes.
Secretaría de Exposición: Se encarga de organizar todos los medios técnicos y humanos que requiere el evento, como la gestión de los espacios de exposición.

Fases en el Desarrollo de los Eventos

Independientemente del tipo de evento, existen fases comunes en su desarrollo:

Recepción de los participantes.
Acomodación de los participantes.
Presentación del evento.
Desarrollo y ejecución del evento.
Finalización del evento.

Mercado Actual de los Eventos y Previsible Evolución

A pesar de los cambios a nivel económico y social, el mercado de los eventos sigue en auge. Las nuevas tecnologías permiten a cualquier persona acceder a la información sobre un evento o incluso asistir de forma virtual.

Al igual que otros países, España cuenta con el Spain Convention Bureau, asociación de ciudades y provincias sin ánimo de lucro creada en 1984, que en la actualidad integra a 55 destinos que disponen de recursos humanos y técnicos suficientes para la organización de reuniones y eventos dirigidos a un foro mínimo de 500 personas.

El cliente, al disponer de mayor información sobre los destinos, se vuelve más exigente y demanda un mejor servicio y precios más asequibles. Estos eventos tienen un impacto económico y social muy positivo en los destinos que se desarrollan. El mercado de los eventos ayuda a desestacionalizar la demanda, ya que se suelen realizar en temporada baja.

Servicios de Diseño, Divulgación y Distribución

Cuando la secretaría científica ha elaborado el programa, se decide qué mensaje se quiere lanzar y qué medios se usarán para producir y distribuir el mensaje. Se trata de la publicidad del evento:

Ruedas de prensa: para presentar el evento a los medios de comunicación.
Folleto: es un soporte publicitario físico, que se puede distribuir bien por correo o en persona. Es de carácter informativo con el programa del evento o comercial con los precios de los stands, equipos, etc.
Marketing directo: es la publicidad que se lanza al público que podría estar interesado en asistir al evento.
Material audiovisual: el soporte sirve para promocionar el evento por los medios de comunicación.

Otros Servicios

Dependiendo del tipo de evento, se puede necesitar una serie de servicios adicionales, como técnicos de imagen y sonido, azafatas, etc. La secretaría técnica se encargará de su contratación y de asignar las funciones a cada uno de ellos.

Los guías se encargan de acompañar a los asistentes en los traslados. Los servicios de personal de recepcionistas y azafatas se encargan de acoger y atender al público, entregar la documentación, supervisar los medios técnicos y organizar el protocolo del evento.

Aplicaciones Informáticas para la Información de Eventos

Las nuevas tecnologías están facilitando tanto la organización como el desarrollo de los eventos. Aparecen nuevas aplicaciones que permiten promocionar eventos, enviar invitaciones, etc. Estas aplicaciones son:

Plataformas web de eventos: permiten obtener información acerca de un evento.
Blogs temáticos sobre el evento en cuestión y herramientas 2.0: donde se pueden colgar todo tipo de entradas con información relativa al evento.
Wikis: sitio web que permite a todos acceder y participar en la creación de contenido sobre el evento.
Aplicaciones que pueden promocionar información en páginas web como RSS: que muestran noticias, Rich Media que inserta medios interactivos.
Softwares especializados en información sobre eventos: que facilitan el envío de mensajes de texto.
GPS y sistemas de información geográfica por internet: que ayudan a localizar eventos.

Además de las anteriores, se pueden utilizar:

Redes sociales: para promocionar el evento y conectar con los asistentes.
Aplicaciones para móviles: para ofrecer información del evento a los asistentes de forma accesible.
Otros servicios interactivos digitales: como plataformas de streaming para transmitir el evento en directo.

Tipología de Eventos

Existe una amplia variedad de eventos, que se pueden clasificar según su naturaleza:

Encuentros de profesionales: Asisten por un tema común, como congresos o ferias.
Eventos institucionales: Los organiza una institución, pueden ser públicos o privados.
Eventos comerciales: Las empresas las organizan con la finalidad de comercializar y vender productos y servicios. Contacto entre empresas que ofrecen sus productos y otros que desean comprar.
Eventos culturales: Con finalidad de promocionar y estimular la cultura, como festivales de música o teatro.
Eventos sociales: Finalidad festiva. Su objetivo es la relación entre personas con motivo de celebración, como bodas o fiestas privadas.
Eventos gastronómicos: Se organizan con la finalidad de dar a conocer y degustar la gastronomía de un lugar, como ferias gastronómicas.
Eventos académicos: Finalidad académica, ya sea para preservar una serie de conocimientos científicos o formativos, y para promover la distinción de una institución, como congresos académicos.
Eventos familiares: Con finalidad de satisfacer ciertas necesidades festivas de tipo familiar, como reuniones familiares.
Eventos deportivos: Finalidad de promover el deporte, activa si se participa en él, pasiva si no, como competiciones deportivas.
Macro reuniones: Finalidad relacionada con los eventos anteriores, con la participación de más de 500 personas.
Intercambio de ideas: Finalidad de poner en común proyectos o ideas innovadoras por sectores empresariales, como foros de innovación.