Planificación y Ejecución de Auditorías Internas: Guía Completa

Planificación y Ejecución de Auditorías Internas

Planificación

La planificación consiste en organizar las actividades en el tiempo para garantizar el logro de los objetivos de la organización con los recursos y medios disponibles. Se deben considerar los objetivos de la actividad, los medios que controlan su logro, los riesgos de la actividad, la adecuación y eficacia de los sistemas, y las oportunidades de mejora.

Implicaciones de la planificación:

Establecimiento de metas alcanzables.
Elaboración de programas de trabajo: actividades y tiempos.
Diseño de planes de personal y presupuestos: plantilla, conocimientos, etc.
Generación de informes de la actividad.

Objetivos de la planificación:

Comprometer a las direcciones ejecutivas.
Servir de guía.
Evaluar el tiempo.
Concretar áreas.
Asignar fechas.

Ventajas de la planificación:

Aplicación de directrices que facilitan el trabajo.
Disminución de tensiones y problemas.
Elección de personal idóneo.
Racionalización de recursos.
Eficiencia y eficacia.

Etapas de la Auditoría

1. Identificación de ciclos y áreas:

Obtener información sobre las actividades y antecedentes. La auditoría puede ser planificada o provocada. Es conveniente realizar un estudio previo para familiarizarse con el área a auditar.

2. Recogida de datos y toma de contacto:

Se debe identificar información suficiente, fiable y relevante. Se utilizan técnicas de procedimientos analíticos para examinar la información.

3. Análisis de áreas críticas:

Analizar áreas críticas, comunicar con 15 días de antelación el inicio de la auditoría, y realizar visitas por sorpresa.

4. Evaluación del Control Interno (CI):

Análisis de las operaciones, procedimientos y elementos de control.

5. Determinación del alcance y asignación de recursos:

Definir la amplitud de la auditoría, la naturaleza y profundidad de las pruebas. El personal debe ser asignado en función de la naturaleza y complejidad del área.

6. Redacción de programas de auditoría:

El programa debe incluir: introducción, objetivos, procedimientos, tiempo previsto, personas encomendadas y firma.

7. Ejecución de los programas:

Registrar toda la información en los papeles de trabajo.

8. Preparación y discusión del informe:

Elaborar el informe de auditoría y discutirlo con la dirección.

9. Comunicación de resultados:

Comunicar los resultados de la auditoría a las partes interesadas.

10. Seguimiento:

Observar que se han tomado las medidas correctivas recomendadas.

Utilidad de los Procedimientos de Auditoría

Los procedimientos de auditoría permiten identificar:

Diferencias no esperadas.
Ausencia de diferencias.
Errores potenciales.
Actos ilegales.
Hechos no habituales.

Técnicas de Auditoría

Existen diversas técnicas de auditoría, como el examen, análisis, confirmación, cálculos, investigación, comparación, observación, muestreo y supervisión.

La Entrevista como Técnica de Auditoría

La entrevista se utiliza para reunir datos y ayudar a la evaluación. Su objetivo es solo recoger información, no verificar el grado de cumplimiento, como el cuestionario. El empleo de ambos no es recomendable.

Fases de la entrevista:

1. Preparación:

Se tendrá en cuenta el entorno, la susceptibilidad del entrevistado y la capacidad del auditor. Se debe acudir con el trabajo preparado, con preguntas básicas y organizadas.

2. Programación:

Con antelación, establecer la hora y el lugar. Las entrevistas deben ser individuales y limitadas a una hora.

3. Inicio:

Explicar la finalidad de la entrevista y cómo se emplearán los resultados. Llegar a tiempo e indicar claramente la finalidad.

4. Conducción:

El desarrollo de la entrevista debe ser gradual y suave. Escribir las preguntas en orden lógico. El auditor ha de inspirar confianza.

Barreras en la entrevista:

Actitud de saberlo todo.
Temor a omitir información.
Problemas de lenguaje.
Mala organización de ideas.
Mal momento del mensaje.
Actitud defensiva.
Mala actitud.
Conflictos de personalidad.

5. Registro:

Los papeles de trabajo deben ser preparados por el auditor interno.

6. Conclusión:

Comunicación del trabajo a través del informe de auditoría y establecimiento de recomendaciones y sugerencias.

Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo deben registrar la información obtenida y los análisis realizados, sirviendo de base para las recomendaciones. Son la hoja donde se vierte la información sobre el área auditada. Deben ser claros, concisos y completos.

Confección de los papeles de trabajo:

1. Encabezamiento:

Tipo de trabajo, fecha, breve descripción e identificación de las personas involucradas.

2. Fuente de obtención de la información:

Listados, registros contables, etc.

3. Alcance del trabajo:

Tamaño de las muestras y forma de obtención.

4. Explicación del trabajo realizado:

Verificación, exámenes y explicación de cálculos.

5. Información general sobre hechos:

Deficiencias, problemas, etc.

6. Conclusiones:

Conclusiones del trabajo realizado.

Los papeles de trabajo incluirán:

Documentos de la planificación.
Cuestionarios de control interno.
Notas.
Datos de la organización.
Copias de contratos.
Resultados de evaluaciones.
Comunicaciones finales del trabajo.

Informe de Auditoría Interna

El informe de auditoría interna debe ser exacto, claro, conciso, oportuno, imparcial, impersonal y constructivo.